5W2H: Entenda o que é e porquê aplicar na sua empresa

Publicado em 31 de março de 2022

A produtividade é um dos elementos mais importantes para o crescimento dos negócios, e neste artigo vamos te contar sobre uma ferramenta, a 5W2H, que é muito poderosa para profissionais que querem otimizar seu tempo e serem mais produtivos.

Embora seja de extrema importância manter colaboradores e outros parceiros do seu negócio motivados e constantemente produtivos, nem sempre isso é uma tarefa fácil, não é mesmo?

Conforme um último levantamento divulgado, por exemplo, a produtividade por horas efetivamente trabalhadas sofreu uma queda de 8,3% em 2021 quando comparada a 2020, ano em que havia tido um aumento de 12,1% neste índice.

Essa queda se deu mesmo após a volta gradativa ao trabalho presencial, depois de muitas empresas terem adotado o home office, e mesmo com a flexibilização de medidas restritivas impostas pela pandemia.

Com isso, o ideal é que todos os líderes se empenhem para estarem um passo à frente quando o assunto é aumentar a produtividade dos seus setores e ganhar eficiência em processos, pois precisam conhecer, aplicar e testar as mais diversas estratégias para conseguirem atingir seus índices ideais junto à sua força de trabalho.

Então, continue acompanhando este conteúdo para saber mais sobre a 5W2H, como essa ferramenta funciona, e como aplicá-la no seu negócio para obter bons resultados. Vamos lá!

Afinal, o que é 5W2H?

Imagem de um mulher com a mão na cabeça e olhando para cima. A imagem possui um fundo com diversos pontos de interrogação que mostram que a mulher está em dúvida sobre algo relativo a 5W2H

5W2H é uma metodologia utilizada nas empresas ou até mesmo em projetos pessoais, para garantir maior organização, produtividade e eficiência em qualquer atividade que precise ser desenvolvida.

A ferramenta 5W2H consiste em 7 perguntas básicas, ou checklist, que um profissional deve responder para planejar e executar um projeto ou tarefa.

O 5W2H, então, fornecerá visibilidade de oportunidades melhores para fazer um trabalho, assim como sobre todo o caminho a ser percorrido em todas as etapas da sua execução.

O 5W2H, portanto, é uma ferramenta de qualidade que ajuda a esmiuçar e monitorar processos, identificar oportunidades de aprimoramento em todas as suas partes, e principalmente para manter a sinergia entre equipes e profissionais, para o cumprimento dos seus objetivos e metas.

Como funciona e quais são as 7 perguntas do 5W2H?

O 5W2H é uma sigla para:

  • What (O que?);
  • Why (Por que?);
  • Where (Onde?);
  • When (Quando?);
  • Who (Quem?);

Palavras que representam o “5W”. Além de:

  • How (Como?);
  • How much (Quanto custa?);

Palavras que representam o “2H”.

Portanto, são essas 7 perguntas que baseiam os planos de ação em 5W2H, e vamos exemplificar com a imagem abaixo, de um projeto de marketing que precisa ser desenvolvido.

Imagem mostrando nuvens com informações. As nuvens se interligam entre si e mostram informações sobre 5H2W

Os idealizadores deste projeto de exemplo precisarão responder às 7 perguntas, de forma simples e objetiva para ter clareza sobre o desenrolar das tarefas que serão executadas. Por exemplo:

  • What (O que será feito no projeto?): Aprimoramento das campanhas de marketing;
  • Why (Por que será feito este projeto?): Para gerar mais leads qualificados;
  • Where (Onde o projeto será executado?): Nas redes sociais;
  • When (Quando o projeto será executado?): Dentro dos próximos 3 meses;
  • Who (Quem vai executar o projeto?): Gestores e equipes de marketing de mídias sociais;
  • How (Como o projeto será feito?): Utilizando softwares de gestão de mídias sociais e uma equipe montada exclusivamente para este projeto;
  • How much (Quanto o projeto vai custar?): Plano mensal da ferramenta utilizada + bonificação para os membros da equipe, se obtiverem bons resultados.

Geralmente, essas perguntas são respondidas em uma tabela ou planilha, e com essa visão macro do projeto e dos recursos necessários para executá-lo, você pode começar a definir e atribuir as tarefas competentes a cada profissional.

O método 5W2H pode servir para organizar incontáveis atividades, estabelecer prioridades e otimizar tempo e custos.

Qual a finalidade do 5W2H?

Usando o método de 5W2H os gestores, colaboradores e todos os envolvidos em uma atividade conseguem tomar decisões mais assertivas, econômicas e estratégicas em todas as suas etapas, independente de cargo ou setor.

Isso porque quando a estrutura do 5W2H é construída, fica mais fácil a visualização de todos os pontos cruciais e sensíveis das tarefas em questão.

A ferramenta 5W2H ajuda na identificação de gargalos em processos antes mesmo deles serem iniciados.

É possível compreender, então, os problemas que podem surgir ao longo do seu desenvolvimento e se esses problemas podem inviabilizar a proposta, além de fornecer mais controle sobre o orçamento que está disponível para sua execução.

Sendo assim, você consegue perceber se tudo se encaixa, e se tocar o projeto, processo ou tarefa será realmente possível e consistente.

Além disso, cada etapa dos processos para concluir uma atividade é bem estabelecida no método 5W2H, assim como seus objetivos, prazos e departamentos envolvidos.

Isso aumenta a produtividade dos profissionais, uma vez que eles passam a se basear em um fluxo de trabalho pré-definido, que já levou em consideração tudo o que pode dar certo ou errado, minimizando dúvidas e deixando as tarefas mais fluidas e melhor atribuídas.

Exemplo de 5W2H

A aplicação do método SW2H surgiu no Japão na década de 50, mais especificamente em processos de fabricação de automóveis da Toyota, que aumentou a produtividade e reduziu desperdícios da fábrica a partir da implementação deste checklist.

No entanto, pode ser implementado em qualquer empresa, de qualquer tamanho ou segmento. Dê uma olhada na tabela abaixo, com exemplos de planos de ação em uma mesma tabela de Sw2H.

Lembrando que pode-se criar tabelas simples a partir do Word ou Excel, ou para os adeptos dos aplicativos Google, a partir do Sheets ou Docs.

Tabela com informações sobre 5W2H

Você ainda pode inserir outros campos, desde que não tirem o seu foco, para otimizar ainda mais a sua tabela, como um campo para estabelecer o grau de urgência da tarefa ou o status de conclusão.

Dica B2B Stack: Como aplicar 5W2H na sua empresa

Como você viu, o método 5W2H se trata de uma forma bem básica, mas muito objetiva, para começar a planejar qualquer plano de ação, para qualquer área ou processo do seu negócio.

Para começar a elaborar sua tabela, conte com a ajuda de pessoas que fazem parte do departamento onde as práticas serão implementadas para evitar retrabalho.

Isso porque essas pessoas poderão te ajudar a pensar no que pode ou não ser efetivo no setor de acordo com as suas experiências na área, eliminando a necessidade de ter de refazer seus planos caso não sejam viáveis de serem aplicados, seja por falta de tempo ou recursos.

Além disso, é importante usar o 5W2H em conjunto com outras metodologias, por exemplo usar um método ágil como o Kanban.

Os quadros Kanban fornecem visibilidade e transparência sobre todas as etapas do seu projeto, incluindo os fluxos de tarefas de cada envolvido, o que já foi concluído ou está pendente, e principalmente ajudam a gerenciar o tempo gasto nas atividades.

E então, tenha um objetivo bem definido para montar seu 5W2H, pois tratam-se de planos de ações muito específicos e direcionados para o que se deseja melhorar.

Pensando no objetivo do 5W2H

Este é o primeiro passo para incluir o 5W2H nas suas rotinas profissionais: saber qual é o objetivo que se deseja alcançar em curto ou longo prazo com este planejamento.

Isto é, compreender os pontos fracos do seu negócio ou produto para aprimorá-lo, atrair mais clientes, aumentar sua receita, melhorar o reconhecimento da sua marca, prestar o melhor atendimento ao cliente, ou o que fizer mais sentido para a empresa no momento.

Para fazer todos os levantamentos necessários e estabelecer seu objetivo, você precisará utilizar softwares de Analytics e Big Data, ou ainda usar os dados vindos de ERPs, de ferramentas de marketing, das pesquisas de NPS e feedbacks com clientes, de softwares de recursos humanos, e de várias outras fontes.

De qualquer forma, você pode usar nosso portal B2B Stack, maior plataforma de busca e avaliação de softwares da América Latina, para encontrar milhares de ferramentas que te ajudarão neste e em outros processos.

Respondendo às 7 perguntas do 5W2H

As perguntas do 5W2H precisam ser respondidas com muita objetividade para não poluir a sua tabela e facilitar a visualização dos planos que estão descritos.

Então, saiba abaixo o que responder em cada pergunta:

  • What (O que?): Neste campo você precisará responder qual é o objetivo do plano de ação que está montando ou o problema que deseja resolver com ele;
  • Why (Por que?): Aqui, você precisa responder o porquê de estar realizando este planejamento, pensando nos benefícios que se pode atingir ao conseguir concluir o projeto e/ou tarefa;
  • Where (Onde?): Responda onde será implementado seu plano de ação, por exemplo em um setor inteiro, apenas em uma equipe, ou ainda se é em uma filial, em um canal de comunicação com o cliente específico, enfim, onde está centralizado o foco do objetivo;
  • When (Quando?): Neste campo você pode determinar prazos, tanto para começar a implementar a estratégia (daqui a 2 meses, por exemplo) quanto para sua conclusão (o plano precisa ser executado dentro de 2 meses);
  • Who (Quem?): Responda aqui, quem serão os envolvidos nas tarefas e responsáveis por cumprir o objetivo traçado, como determinados colaboradores ou equipes inteiras. O importante é que se tenha bem estabelecido todos que farão este plano ser viabilizado;
  • How (Como?): Nesta área você deverá pensar em todos os recursos que precisarão ser utilizados para que o plano dê certo, como ferramentas, treinamentos, materiais elaborados, canais de comunicação mais adequados, entre outros;
  • How much (Quanto custa?): Por fim, você irá responder, com base em todas as outras respostas, quais são os custos que você terá para implementar o plano, seja com colaboradores, parceiros, softwares ou anúncios, por exemplo.

Atribuindo as tarefas

Depois do planejamento macro dos planos de ação, será necessário estabelecer, de fato, quem ficará responsável por cada uma das tarefas de forma bem detalhada.

Então, recorra aos softwares de gestão de projetos para criar e atribuir as demandas de maneira organizada, e de modo que ninguém fique sobrecarregado, para que todos consigam cumprir tudo o que for necessário e não deixar pendências, que podem atrasar os prazos estipulados.

Medindo os resultados

É claro que depois de tudo isso você vai precisar medir os resultados obtidos com o 5W2H para saber se o método realmente promoveu mais produtividade para suas equipes, e mais organização para alcançar as metas da empresa.

Novamente as ferramentas de análises de dados ou de Business Intelligence, que oferecem dashboards personalizados de acordo com o que se deseja acompanhar, fazem sentido.

Acompanhe de perto e constantemente todos os pontos do seu plano de ação, para que haja tempo hábil de corrigir alguma inconsistência que gere impactos negativos, assim como para gerar sempre estratégias melhores.

Conclusão

SW2H é uma ferramenta muito simples que pode ser usada nas empresas, mas que pode proporcionar altos ganhos de produtividade.

Isso porque no método SW2H você responde a 7 perguntas estratégicas que vão nortear seus planos de ação para alcançar diferentes objetivos ou para executar projetos, e que te auxiliam no acompanhamento das tarefas e processos que estão sendo tocados por cada membro das suas equipes.

Para colocar o SW2H em prática na sua empresa, você precisará das ferramentas certas e da colaboração de todos os envolvidos, que irão contribuir continuamente para atingir metas e resultados com mais clareza e organização.

Se você gostou deste conteúdo sobre SW2H, saiba que no portal B2B Stack você encontra mais de 23 mil softwares, prontos para te apoiar em todos os processos corporativos! Então, consulte a B2B Stack para encontrar soluções inovadoras, e não deixe de avaliar ferramentas que já utilizou para ajudar outros usuários a escolherem as melhores opções do mercado!

Publicado por Marcia Lira

Bióloga, apaixonada pela natureza e recém inserida no mundo da tecnologia, acredito no poder gigantesco das ferramentas tecnológicas para melhorar a qualidade de vida das pessoas e do meio ambiente. Nada precisa ser massante e árduo para funcionar, mas sim, inteligente, inovador e prático.


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