Dica B2B Stack: como dar feedbacks preciosos

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A cultura de feedbacks deveria fazer parte da vida de todas as pessoas e de todas as empresas, independente de seu segmento ou porte. É uma importante ferramenta para tirarmos das pessoas que estão ao nosso redor o que temos de bom e o que precisamos melhorar.

Colaboradores que não recebem feedbacks constantes não têm como saber se seu trabalho está sendo exercido de maneira correta ou incorreta. 

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Imagine um vendedor que trabalha em uma loja há 15 anos, por exemplo.

Durante esses 15 anos ele vendeu exatamente da mesma forma, não procurou se aprofundar em métodos que poderiam fazê-lo vender mais, pois sempre achou que o que fazia era suficiente. 

Além disso, reuniu em sua cabeça uma série de insatisfações com o método de trabalho da empresa, fazendo com que ele se estresse facilmente em seu ambiente de trabalho, adoeça psicologicamente e corrompa outros colaboradores, fazendo com que eles também fiquem insatisfeitos em suas funções.

Seus gestores, por sua vez, também não se preocuparam em reunir informações sobre o trabalho desenvolvido por ele para compartilhar os comportamentos que poderiam ser melhorados e os pontos positivos de tê-lo como colaborador.

Também não estavam preocupados com sua saúde e com o desenvolvimento de suas capacidades e habilidades.

Tudo isso poderia ter sido evitado se a empresa tivesse adotado uma cultura de feedbacks, onde todos têm direito à fala e servindo para explorar diversas saídas para tornar o ambiente de trabalho mais saudável e produtivo. 

Este texto então, abordará o que é o feedback, sua importância para uma empresa, e como utilizar deste artifício para melhorar o relacionamento entre gestores e funcionários, além de aumentar a produtividade da equipe.

Qual o significado de “feedback”?

O termo “feedback” foi trazido do inglês para caracterizar o processo de emitir uma informação ou avaliação sobre um comportamento, desempenho ou tarefa que já foi realizada por uma segunda pessoa, esperando uma resposta dela quanto à interpretação do que foi emitido e o resultado da ação.

Em outras palavras, é o processo interligado de orientação à uma ação já realizada, absorção da informação passada e elaboração de um plano concreto para obter um resultado melhorado nesta determinada causa, o que pode ser considerado também uma reação a um estímulo.

O feedback é uma forma de comunicação entre pessoas que busca aprimorar o desenvolvimento dos envolvidos. É uma ferramenta totalmente necessária para fazer uma boa gestão de pessoas e aumentar o engajamento de toda a empresa.

Está diretamente ligado à forma como se fala, o tom de voz e a linguagem corporal, sendo que, utilizar destes três atributos é a forma mais consistente de passar uma informação para quem a está recebendo. 

Portanto, a entonação usada no momento de aplicar um feedback, faz grande diferença na maneira como um colaborador o aceita e o compreende.

Um feedback não é um processo unilateral. Ou seja, não deve ser somente de um gestor para com um colaborador, por exemplo. 

Tanto essas duas partes quanto a empresa no geral precisam receber e dar feedbacks contínuos e constantemente coletarem dados para aperfeiçoar o ambiente de trabalho, as metodologias utilizadas e identificar competências.

Os feedbacks também podem ser abertos ao público-alvo de uma empresa através de pesquisas de satisfação e reviews, para auxiliar também na melhora de seus produtos e serviços.

Aproveite para dar uma olhada em nosso post sobre a Feedz, uma das ferramentas tecnológicas que auxilia nos processos de OKR, feedbacks e engajamento de colaboradores.

O que fazer para que um feedback não seja apenas palavras jogadas ao vento?

Para que um feedback seja efetivo, é necessário estar sempre acompanhando a jornada do colaborador que o recebeu.

É preciso mostrar o benefício efetivo do feedback, ou seja, reunir dados que apresentem a melhora do colaborador ou do gestor após o feedback recebido.

Também é necessário apresentar planos de ação que serão benéficos para o funcionário, desta forma, quem recebe o feedback verá que não são apenas palavras, mas sim, um planejamento concreto de ações que resultarão em melhores condições de trabalho. 

Para auxiliar gestores e profissionais de RH neste acompanhamento, existem softwares people analytics que automatizam este processo a partir de parâmetros pré-definidos.

É importante que quem recebe o feedback também saiba para o que de fato ele funciona, e assim compreenda que este meio de comunicação é essencial para sua evolução e produtividade dentro da empresa.

Uma boa prática é ensinar os colaboradores sobre essa cultura de feedbacks logo de início, incluindo uma apresentação sobre o assunto em seu onboarding, por exemplo.

O que é um feedback positivo?

Um feedback positivo ressalta as qualidades de um profissional e servem como elogio a um trabalho que foi bem executado e que gerou bons resultados.

Dentro do feedback positivo, também pode-se incluir os feedbacks construtivos, que têm como objetivo aprimorar o comportamento, as técnicas de trabalho e as formas que um colaborador lida com falhas e impactos negativos de tarefas que não foram bem executadas por ele.

Aproveite e dê uma olhada em nossa categoria de softwares de gestão de tarefas, que auxiliam na distribuição, acompanhamento e colaboração de tarefas.

E um feedback negativo, o que é?

O feedback negativo é uma comunicação que não agrega valor e compreensão a um colaborador sobre o que ele precisa de fato aprimorar em seu trabalho.

Ele não oferece elementos suficientes e não é estruturado de forma correta para que quem o recebe compreenda sua importância e o que ele fará a partir dos comentários recebidos.

Afinal, como dar bons feedbacks?

Primeiramente, ao planejar um feedback deve-se entender dois pontos: o primeiro é que os seres humanos não são todos iguais, portanto, cada um pode lidar de maneiras diferentes com o feedback que receberá.

O segundo ponto é entender que todos possuem qualidades e defeitos, e que cada pessoa pode ser ótima em determinada função e não ser tão boa assim em outra, e que isso não precisa ser um problema.

Quando um gestor entende estes pontos, ele passa a ser mais empático com cada membro da equipe e sentir suas dores. A partir disso, encontrará a maneira mais adequada para falar com cada um, e este é o básico para aplicar bons feedbacks.

Antes de iniciar um feedback, o gestor precisa saber exatamente os pontos que precisam ser passados ao seu funcionário.

Então, antes de qualquer coisa, é preciso estruturar o feedback, reunir dados de feedbacks anteriores que já foram aplicados neste colaborador, identificar no que ele melhorou e o que deixou a desejar, identificar comportamentos recorrentes, e assim, planejar o que deve ser dito.

Também é preciso identificar o momento certo de aplicar um feedback

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Se o gestor de uma equipe tem o hábito de aplicar feedbacks uma vez por mês, por exemplo, mas, no meio do caminho surge alguma orientação importante que deve ser informada a um colaborador, não se deve esperar até o próximo dia de feedback para resolver a situação.

É preciso dizer prontamente ao colaborador o que está acontecendo para não impactar seus resultados negativamente.

É importante não começar já dizendo logo de cara os pontos negativos do colaborador, porém, é necessário fazê-lo entender o comportamento que o levou ao feedback e os impactos que este comportamento pode acarretar.

O início do feedback tem que ser leve, com um pouco de descontração se possível, e ter a preocupação de saber como o funcionário está antes de começar a dar as orientações necessárias.

Ressaltar sempre as qualidades de cada colaborador é uma boa forma de aplicar feedbacks. Independente dos pontos que ele tem a melhorar, mostrar para o funcionário no que ele é realmente bom e o que ele faz de melhor, aumenta sua motivação e vontade de crescer.

Outro detalhe importante é manter o mesmo tom de voz  e a mesma postura do início ao fim do feedback para mostrar segurança e autoridade nas informações que devem ser passadas.

Saber ouvir também é uma virtude. O colaborador também precisa ter o direito de falar os pontos positivos e negativos da empresa e de sua gestão. 

É preciso se atentar aos detalhes. Muitas vezes, o colaborador tem vontade de se aperfeiçoar em outra área, mas ou vergonha de dizer. Ou pode ter passado por um constrangimento dentro da empresa e tem medo de informar.

Cabe ao gestor tentar encontrar essas informações a partir do feedback aplicado.

Desta forma, é possível modelar e flexibilizar os métodos de trabalho, encontrar saídas para que comportamentos ruins não sejam levados à diante, assim como melhorar a comunicação e trazer confiabilidade entre todos os envolvidos.

O que não fazer na hora de dar feedbacks

O momento do feedback não pode ser torturante nem para colaboradores, nem para gestores. Pelo contrário! É o momento em que se pode oferecer um pouco de descontração para falar sobre coisas sérias de uma maneira branda.

Porém, sabemos que nem sempre é assim. Se funcionário ou gestor estiverem sobrecarregados, a probabilidade de um feedback acabar em atrito entre ambos é grande.

Pensando nisso, um gestor nunca pode se exaltar ao aplicar um feedback. Ele não pode utilizar palavras de baixo calão e muito menos humilhar um funcionário que cometeu uma falha em seu trabalho.

O assédio no ambiente de trabalho pode causar traumas psicológicos irreversíveis, portanto, não se deve levar um feedback para este tipo de situação.

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Por mais que seja importante aplicar um feedback sobre um episódio constrangedor em um momento próximo ao ato, é mais importante ainda que ele não seja aplicado estando emocionalmente afetado pelo ocorrido.

Um feedback particular também não pode ser aplicado em meio a outros colegas de trabalho porque isso pode causar constrangimentos a todas as partes.

Imagine que um colaborador mereça ser muito elogiado pelo trabalho que desempenhou, mas que logo em seguida o gestor precisará aplicar um feedback construtivo em outro funcionário da mesma equipe que não realizou um trabalho tão bom assim.

O funcionário que levará o feedback construtivo pode se sentir constrangido em ouvir todos os elogios para o outro colaborador e para si restar somente as partes ruins.

Se um gestor precisa elogiar, aplicar uma medida disciplinar, tratar de assuntos particulares do colaborador ou atuar em outras situações que não envolvam a equipe como um todo, ele não pode deixar que outras pessoas estejam ao redor. 

O ideal é separar uma sala de reunião ou ir até algum local privado para aplicar o feedback.

A importância de uma cultura de feedbacks para empresas

A cultura de feedbacks dentro de uma empresa é de suma importância para manter um bom relacionamento entre colaboradores, gestores, clientes e o negócio em si

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Desta forma, as partes envolvidas acabam ficando mais próximas e compreendendo melhor como lidarem com suas semelhanças e diferenças.

Manter essa cultura é importante para que cada colaborador, inclusive gestores, compreendam seu lugar e a importância de seu trabalho para o desenvolvimento da empresa, já que cada função é peça chave naquele ambiente.

A cultura de feedbacks também é fundamental para identificar o quanto cada colaborador está engajado com a missão e valores da empresa.

Através de feedbacks constantes, é possível acompanhar o desenvolvimento e a expertise de cada colaborador, e assim, trabalhar em cima de suas competências e habilidades, identificar em qual área eles têm mais a agregar e estimulá-los no que fazem de melhor.

Por outro lado, é nos feedbacks que cada um saberá seus pontos a melhorar, pois um feedback deve ser recíproco. Portanto, tanto os colaboradores quanto os gestores receberão ideias de como podem melhorar o ambiente de trabalho e suas funções.

Uma cultura de feedbacks também é muito importante para identificar se o colaborador está bem psicologicamente, já que é na empresa em que ele passa grande parte de seu dia.

Muitas vezes um colaborador pode não estar exercendo sua função da melhor maneira por estar com problemas pessoais que o afetam em seu trabalho, ou até mesmo problemas dentro da própria empresa que ele não sabe como falar.

A partir disso, é possível traçar um plano de ação junto com ele para melhorar seu psicológico e devolver sua qualidade de vida.

Veja a categoria completa de ferramentas de RH para automatizar os processos de gerenciamento de funcionários, recrutamento e seleção, entre outras funções deste setor tão importante, que cuida da saúde e bem estar dos colaboradores.

Conclusão 

Com certeza podemos dizer que o feedback é uma das primeiras coisas mais importantes dentro de uma empresa. Sem uma cultura de feedbacks, é muito difícil fazer com que haja entendimento e engajamento entre empresa e colaborador.

Através desses bate-papos, gestores e colaboradores se aproximam, acabam se conhecendo melhor, desabafam, e principalmente, traçam estratégias para exercerem seus trabalhos cada vez melhor.

A função do feedback é variada. 

Pode ir desde uma conversa amigável para compartilhamento de problemas pessoais que podem acabar afetando o desempenho do colaborador dentro e fora da empresa, até uma conversa profissional, para mostrar ao colaborador os resultados que ele apresentou no último período e o que esperar nos próximos dias.

Portanto, os feedbacks são benéficos para todos os envolvidos pois são capazes de recuperar pessoas e servir como forma de compartilhamento de aprendizados e experiências.

Veja também a categoria de NPS e feedback no portal B2B Stack, faça comparativos e veja avaliações de usuários reais para escolher a solução que irá melhorar a comunicação entre empresa, cliente e colaborador.