SOCGED: A Ferramenta de Armazenamento e Gestão de Documentos

O SOC é um software de gestão de saúde e Segurança e Saúde do Trabalho (SST) que tem investido em tecnologia para oferecer soluções de alta qualidade e eficiência aos seus clientes.

Uma das funcionalidades, que faz parte do SOC Digital, é o SOCGED, uma ferramenta de armazenamento e gestão de documentos emitidos por telas do próprio sistema e, também, de documentos externos.

Com o avanço da tecnologia e o aumento da quantidade de arquivos que as empresas precisam gerenciar, tornou-se essencial a busca por soluções práticas e eficientes para armazenamento, organização e compartilhamento desses documentos.

Neste artigo, vamos explorar as funcionalidades e benefícios do SOCGED, bem como as vantagens do SOC Digital.

Como funciona o SOCGED?

O SOCGED é uma ferramenta de gerenciamento eletrônico de documentos que permite a digitalização, organização e armazenamento de documentos de forma segura e integrada.

A estruturação pode ser feita a partir de diferentes critérios, como nome, data, tipo, entre outros fatores, facilitando a localização e posteriormente a recuperação dos documentos.

Através da solução, é possível acessar documentos de qualquer lugar e a qualquer momento, por meio de dispositivos eletrônicos conectados à internet. O acesso é controlado por meio das permissões de usuários, o que estimula ainda mais a segurança dos documentos.

Quais os benefícios em utilizar o SOCGED na gestão de documentos?

O SOCGED oferece diversos benefícios para as empresas que utilizam o sistema. Um dos principais é a redução de custos, já que a gestão eletrônica de documentos dispensa a necessidade de impressão, armazenamento físico e até mesmo o transporte de documentos.

Essa ferramenta também permite uma melhora significativa na organização e segurança dos documentos, permitindo fácil localização e recuperação de informações importantes.

Outro benefício valioso é o acesso remoto aos documentos, que possibilita mais colaboração entre as equipes, mesmo em diferentes locais geográficos.

Além de todos os diferenciais do SOCGED, é importante saber que o SOC possui a certificação de Segurança da Informação (ISO 27001). Por isso, sua empresa pode contar com o armazenamento dos seus documentos na nuvem neste repositório de dados de forma íntegra e confiável.

A integração com outros sistemas do SOC Digital permite uma gestão ainda mais competente dos processos relacionados. Com ela, as empresas podem aumentar a eficiência na gestão de documentos, tornando os processos mais rápidos e eficazes.

Como o SOCGED auxilia na preservação do Meio Ambiente?

O uso excessivo de papel pode ser prejudicial tanto para o meio ambiente quanto para os lucros da própria empresa. De acordo com pesquisa da Gartner Inc., quase 3% do lucro de uma organização é gasto em, impressão, arquivamento, armazenamento e manutenção de documentos.

Levando em consideração que um funcionário utiliza cerca de 10.000 folhas de papel por ano, e a empresa possui cerca de 1.000 colaboradores, imagine quantas árvores são derrubadas por ano para suprir a necessidade de papel de uma única empresa.

Para reduzir esse impacto, é possível utilizar ferramentas de gerenciamento eletrônico de documentos, como o SOCGED, que através da digitalização e gerenciamento de documentos, ajuda a preservar o meio ambiente.

Além disso, ao utilizar meios digitais para gerir os seus documentos, a segurança se torna muito maior, visto que não é possível perder um arquivo sem qualquer tipo de registro e o seu acesso é reservado apenas às pessoas autorizadas.

Selo SOC Tree

O Selo SOC Tree tem como objetivo reconhecer as empresas que utilizam as funcionalidades do SOC Digital e reduz consideravelmente a quantidade de impressões de papel no dia a dia.

Se a sua empresa utiliza o SOC Digital então ela é uma empresa em prol da preservação do meio ambiente, junto ao SOC e possui direito ao selo.

Após a solicitação via Topdesk, a empresa recebe o selo, que pode ser utilizado em suas comunicações e materiais publicitários, demonstrando seu compromisso com o meio ambiente.

Funcionalidades do SOC Digital

O SOC Digital é um ambiente completo para a gestão de SST (Saúde e Segurança do Trabalho), oferecendo uma série de recursos para a gestão de processos relacionados à saúde e segurança ocupacional. Entre os recursos disponíveis, podemos destacar:

Biometria

A Assinatura Biométrica é uma funcionalidade que permite analisar e identificar os trabalhadores com base nas impressões digitais de qualquer dedo das mãos, utilizando um coletor biométrico homologado pelo SOC.

Essa tecnologia pode ser utilizada em diversas áreas, como atestados, fichas de enfermagem, pedidos, resultados de exames, entregas de EPI’s e no ASO Personalizado.

Com essa ferramenta, as empresas podem simplificar seus processos de coleta de informações, aumentando a segurança e a confiabilidade dos dados coletados.

SOCGED

Como já mencionado, o SOCGED é um sistema de gestão eletrônica de documentos que permite a organização, armazenamento e acesso remoto de forma segura e eficiente.

Assinatura Digital

Com a Assinatura Digital do SOC Digital, é possível que o próprio cliente da empresa assine digitalmente qualquer tipo de documento gerenciado pelo SOCGED, sem custos adicionais.

Além disso, a funcionalidade permite a confirmação da identidade de pessoas físicas ou jurídicas junto às Autoridades Certificadoras, tornando o processo de assinatura mais seguro e confiável.

Com essa ferramenta, as empresas podem tornar suas operações mais ágeis e eficientes, eliminando a necessidade de impressão, assinatura manual e envio de documentos físicos.

Conclusão

O SOC oferece inúmeros recursos e benefícios para as empresas que buscam modernizar seus processos e aumentar a eficiência de suas operações de Saúde e Segurança do Trabalho (SST).

Com o gerenciamento eletrônico de documentos, assinaturas digitais e outras ferramentas disponíveis, as empresas podem reduzir os seus custos, aumentar a segurança das informações, melhorar o fluxo de trabalho e promover a eficiência da equipe.

É evidente que investir em um sistema como o SOC pode ser uma grande vantagem competitiva para as empresas que buscam um diferencial nas questões de segurança. E o SOC segue em constante evolução, trazendo cada vez mais soluções tecnológicas e inovadoras para seus clientes.

Por isso, se você busca uma solução completa e eficiente para gerenciamento de documentos e processos de SST, vale a pena conhecer mais sobre o SOCGED e o SOC Digital.