Softwares de RH para PMEs: Como funcionam e seus recursos

Desde contratação, onboarding e agendamentos até compliance, benefícios e organizações de treinamentos: qualquer uma das operações do RH pode ser melhorada através da tecnologia correta. Fugir disso dentro de uma realidade que se torna cada vez mais tecnológica é extremamente problemático e até prejudicial para as empresas. Os softwares de RH surgem exatamente nesse contexto.

E eles surgem porque o contexto precisava de maneiras de tornar a tecnologia mais acessível, fazendo com que ela permitisse poupar o esforço e trabalho dos gestores de RH com tarefas manuais.

O resumo de tudo isso é a automatização e facilitação dos fluxos de trabalho de gerência, de maneira a fazer com que os softwares de RH revolucionem processos e tragam a inovação que as empresas precisam para se posicionarem da melhor maneira no mercado.

Isso é ainda mais expressivo para PMEs, ou Pequenas e Médias Empresas. Nelas, os processos precisam funcionar com assertividade, uma vez que a margem para erros é muito menor. Os softwares de RH nesse contexto fazem com que as pequenas e médias empresas aumentem a velocidade dos seus processos, além de inúmeros benefícios que veremos a seguir.

Benefícios de se usar softwares de RH

1 – Redução de custos

A redução de custos é um benefício expressivo, uma vez que parte do orçamento do RH vai para o recrutamento e seleção. Esse processo é facilitado através da criação de um banco inteligente de currículos, geração de vagas, testes virtuais, entre outros. Os softwares de RH fornecem tudo isso!

Além disso, no dia a dia da empresa, os softwares de RH também trazem redução de custos ao realizar a comunicação entre os profissionais por mieos mais em conta. O tempo também é otimizado, a produtividade controlada e a folha de pagamento – e sua gestão – são feitos sem exaurir a equipe.

2 – Aumento de produção

Poupar o tempo reflete em maior tempo para se dedicar em outras tarefas, o que reflete no aumento da produção. Além disso, softwares de RH permitem um monitoramento e controle melhor das operações, o que elimina riscos de erros humanos. Isso só é possível pela assertividade dos dados e da conexão dos processos.

3 – Competitividade

O mercado de trabalho se torna cada dia mais competitivo. Nesse contexto, quem utiliza processos automatizados ganha muito destaque, além de se colocar em maiores posições de sucesso. Os softwares de RH trazem essa automatização, e pelo RH ser essencial para a maioria dos processos das empresas, há ganhos como um todo.

4 – Segurança de dados

As planilhas da empresa que ficam armazenadas na memória dos computadores da empresa são extremamente problemáticas. Primeiro porque a pandemia trouxe a tendência ao home office, e depois porque o armazenamento convencionais são muito mais vulneráveis a problemas técnicos ou a invasões. E se alguém invadir a empresa e roubar o computador com as planilhas?

Os softwares de RH trabalham, geralmente, com armazenamento em nuvem. Eles são muito mais seguros e previnem vazamentos, de maneira a manter suas informações a salvo por tempo indeterminado.

5 – Organização dos arquivos

Se os arquivos são armazenados ou organizados pelos softwares de RH, é possível achá-los com maior assertividade e eficiência. Isso evita que trabalhos sejam retardados por não achar dados específicos, uma vez que esses softwares possuem ferramentas e filtros de busca.

Isso também torna possível ter acesso a todo o histórico profissional ou a ferramentas de processos seletivos que já foram aplicados anteriormente.

6 – Sem margem para erros

Não importa o quão bom os membros do seu time seja em matemática, é impossível que eles não cometam erros nunca. E só quem já passou por problemas com erros de cálculo sabe o tanto que isso pode impactar a empresa, ocasionando até mesmo em questões jurídicas.

7 – Relatórios quando a sua PME precisar

A maioria dos softwares de RH possui o cruzamento dos dados armazenados no programa, gerando relatórios em tempo real. Isso é fundamental para os gestores, que precisam saber diariamente sobre como andam os processos da empresa.

8 – Favorecimento do crescimento

O fato é que é muito difícil ter tempo e dinheiro para investir no que trará o crescimento para a sua PME, uma vez que é necessário planejamento financeiro e da equipe como um todo. Os softwares de RH ajudam exatamente com isso, auxiliando a sua empresa a alcançar o tão sonhado resultado.

Como escolher o melhor aplicativo de RH para a minha PME?

O primeiro ponto que você deve prestar atenção é o tamanho da sua empresa, e qual tamanho de software se adequaria melhor a ela. Não faz sentido contratar um software feito para empresas enormes se a sua possui 20 pessoas, por exemplo. Isso é gastar mais do que deveria, e desnecessariamente.

Além disso, é interessante mapear as necessidades e dificuldades que fazem parte do dia a dia da empresa, pelo mesmo motivo anterior. Entre dificuldades problemáticas, destacam-se:

Dificuldade em se organizar
Incapacidade de fazer a gestão dos pagamentos
Descontrole de ponto dos funcionários

Contudo, outros problemas também merecem atenção, não importa o quão pequenos sejam. Dessa forma, liste-os, e tenha em mente que softwares de RH podem ser a solução para não permitir que os problemas evoluam demais.

Confira os 7 aplicativos de RH para smartphones

Tendo isso feito, você poderá escolher entre os 15 aplicativos para RH no smartphone, que vão te deixar atualizado e te ajudar a traçar planos para tornar o serviço da empresa o melhor possível, auxiliando a gestão do RH e otimizando processos.

1) Factorial

O Factorial é um software que permite realizar centralizar todas as atividades de RH da empresa em um único sistema, podendo ser utilizado no desktop ou no aplicativo para o celular . Suas funções principais são:

Sistema de registro de ponto;
Gestão de documentos e assinatura digital;
Calendário de equipe;
Sistema de gestão de férias;
Controle de despesas corporativas;
Sistema de permissões, com diferentes tipos de utilização perante à hierarquia.

Tudo isso acaba por tornar o Factorial HR um dos softwares mais completos do mercado, abrangendo e juntando a maioria das áreas dos demais softwares. Isso é extremamente vantajoso, uma vez que ele proporciona a possibilidade de monitorar e fazer a gestão de maneira mais simples, agregando as funções mais pertinentes do mercado em apenas um lugar.

A Factorial ainda permite a integração com outros aplicativos, como Slack, aplicativo de scanner, google drive, entre outros! Apesar dele já ser completo, e não necessitar necessariamente desses complementos, sempre é válido pensar na maior facilidade para a equipe, que já é acostumada com esse tipo de ferramenta.

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2) Google Drive

Com o Google Drive, você pode compartilhar arquivos com toda a sua equipe. A maior utilidade do aplicativo é não precisar encaminhar anexos o tempo todo para compartilhar a sua produção com seus colegas, pois eles vão possuir acesso livre aos arquivos que você disponibilizar.

Ele faz parte do Google Workspace, que oferece uma grande variedade de ferramentas de colaboração, desde ambientes virtuais para reuniões em vídeo até planilhas e formulários. Contudo, para utilizar a coleção completa, são oferecidas três opções de planos pagos, cuja mensalidade é cobrada por usuário. E é necessário ressaltar que ele não é desenvolvido para RH.

Você pode acessar aqui para mais informações sobre o Google Drive.

3) Bitrix24

O Bitrix24 é um software que mostra-se como uma ótima pedida para quem quer investir em comunicação. O seu principal atrativo são as várias formas de comunicação que ele oferece, entre elas as vídeo chamadas e o bate-papo de grupo e individual.

Os preços variam de acordo com o plano escolhido pela empresa e há a opção de pagamento mensal, trimestral ou anual.

Para descobrir mais sobre o Bitrix24, clique aqui.

4) Trello

O Trello é um software de ferramenta colaborativa que permite o gerenciamento remoto de projetos, sincronizando o trabalho entre múltiplos times. O sistema é bastante flexível, possibilitando a criação de quadros, listas e cartões para a organização e priorização de projetos e tarefas.

A ferramenta pode ser usada de forma gratuita, com funcionalidades limitadas a 10 MB por anexo de arquivo e criação de até 10 quadros por vezes. Para mais funcionalidades e outros recursos, é necessário fazer a assinatura do serviço.

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5) Dropbox

O Dropbox é um serviço para armazenamento, compartilhamento e sincronização de arquivos. Baseada na nuvem, dentro da plataforma é possível hospedar fotos, vídeos e documentos nos mais diversos formatos e, assim, liberar espaço da memória de computadores e/ou smartphones.

O Dropbox permite ao usuário o acesso remoto à suas mídias e documentos de qualquer dispositivo com acesso à internet. É compatível com os sistemas operacionais Windows, macOS, Android e iOS.

Para mais informações sobre o Dropbox, acesse aqui.

6) Social Base

O Social Base é um aplicativo que centraliza a comunicação interna entre gestores e equipes. Isso torna o acesso a arquivos e a informações mais flexível, com a possibilidade da diretoria direcionar informações que podem ou não podem rodar por toda a empresa, além de ter um backup das mensagens, de maneira a preservar a informação integralmente.

Dica B2B Stack

Os softwares aqui listados refletem alternativas do mercado que podem auxiliar o setor de RH a otimizar suas rotinas, permitindo cada vez mais estratégia e competitividade para as empresas.

Dentro desse contexto, sabemos que é desafiador ir contra a rotina já estabelecida da sua empresa para implementar algo novo. Por isso, grande parte dos softwares de RH oferecem testes gratuitos para que a empresa entenda como o software funciona e como ele pode agregar ao dia a dia da empresa.

Dessa maneira, nossa dica final é para que você use essa funcionalidade de teste e se permita experimentar o novo, entendendo qual a escolha mais completa e adequada para a sua organização, dando o protagonismo que o seu RH precisa para te ajudar na competitividade do mercado.

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