Saiba como gerenciar seus processos com o Pipefy

Publicado em 17 de junho de 2021

Pipefy

As plataformas de gestão de tarefas têm ganhado força nos últimos tempos em que o trabalho remoto se tornou necessário. Ferramentas como o Pipefy auxiliam gestores a organizar, atribuir, acompanhar tarefas e prazos de entrega e estabelecer padrões nos fluxos de trabalho.

O Pipefy permite a padronização dos mais variados processos e fluxos de trabalho rotineiros, independente do departamento, e promete maior agilidade e produtividade das equipes ao tratarem suas demandas, o que é essencial para manter a credibilidade do negócio.

Veja neste texto, o que é o Pipefy, seus preços e funcionalidades e o que são workflows, para conhecer de vez as estratégias que podem alavancar seus resultados. 

O que é o Pipefy?

Pipefy é um software para criação, padronização, atribuição e gestão de fluxos de trabalho, que permite desde a automatização de tarefas até a criação de regras de negócio e o acompanhamento do desempenho dos colaboradores, seja em pequena ou em larga escala.

A plataforma possui uma série de modelos de fluxos de trabalho pré-definidos para que você precise apenas personalizar algumas particularidades, e ainda permite que os fluxos repetitivos sejam duplicados para evitar retrabalho.

Com o Pipefy você consegue distribuir as tarefas entre todos os membros da equipe, acompanhar os status em tempo real e o tempo que cada uma levou para ser finalizada, criar e receber solicitações externas e internas, automatizar os fluxos de aprovação para agilizar as demandas, priorizar solicitações e criar formulários e portais. 

O Pipefy também disponibiliza aplicativo para smartphones para que todos consigam acessar suas tarefas de qualquer lugar, e uma caixa de entrada compartilhada na qual todos têm acesso, sendo bastante eficiente para uma gestão à distância e para não deixar que tarefas sofram atrasos.

Também facilita as tomadas de decisões e a organização dos próximos passos das equipes com base em análises precisas dos dados e resultados inseridos na plataforma.

Todos os membros da equipe ficarão alinhados aos processos e terão todos os dados necessários centralizados em apenas um banco de dados para desempenhar suas funções, podendo inclusive anexar arquivos e formulários para facilitar as buscas caso necessário.

Para cada setor, o Pipefy possui uma solução, que veremos adiante.

  • Pipefy para o departamento financeiro

Para fluxos de trabalho do setor financeiro, o Pipefy Finance permite uma comunicação eficiente entre fornecedores, colaboradores e aprovadores. 

É possível automatizar as ordens de compra, criar formulários de aprovação, mesmo para compartilhar com pessoas externas, adicionar documentos e acompanhar status de pagamentos.

Com o Pipefy Finance, o fechamento de contas se torna mais prático e eficiente por integrar e sincronizar dados de diversas plataformas para obter cálculos precisos.

É possível também acompanhar e organizar as contas a pagar e a receber, padronizar requisições de reembolso, gerenciar custos de viagens, preparar orçamentos de marketing, gerenciar orçamentos, folhas de pagamento, entre muitas outras tarefas.

  • Recursos Humanos Pipefy

Para recursos humanos, o Pipefy permite a criação e distribuição de fluxos de trabalho inteligentes, podendo personalizar e disponibilizar um autoatendimento para os colaboradores e criar e gerenciar vagas e bancos de dados de candidatos.

Também é possível realizar todo o processo de recrutamento e seleção, deixar o onboarding dos contratados já planejado e estruturado, bem como seu offboarding, coletar as solicitações de funcionários, padronizar sessões de feedbacks e automatizar os processos manuais.

  • Pipefy CS

Já o Pipefy CS, é uma solução para melhorar o sucesso do cliente. Com ele é possível automatizar tarefas, respostas e e-mails, criar formulários de autoatendimento, oferecendo um atendimento ágil ao seu cliente.

É possível receber solicitações dos clientes e priorizá-las, estruturar o onboarding do usuário, e caso você já use uma plataforma de help desk, ela pode ser integrada ao seu painel do Pipefy para centralizar os pedidos de atendimento.

Você pode criar painéis para acompanhar métricas como o tempo para concluir a integração do cliente, a taxa de NPS, o tempo médio de resolução das solicitações, entre outras.

  • Pipefy Marketing

Para as equipes de marketing, o Pipefy funciona como um aliado para estruturar e gerenciar campanhas do início ao fim. 

Você poderá rastrear solicitações de marketing, status do lead de vendas, obter atualizações automáticas, planejar fluxos de aprovação, padronizar desde o briefing criativo, design de ativos até a entrega.

Também auxilia em todo o acompanhamento e padronização do funil de vendas e a identificar oportunidades de negócios rapidamente.

  • Pipefy para prestadores de serviços

Os prestadores de serviços conseguem organizar e padronizar todo seu fluxo de trabalho no Pipefy.

É possível centralizar todos os documentos pertinentes ao seu trabalho, criar formulários de solicitação de serviços e orçamentos e compartilhar com seus clientes rapidamente.

Você poderá criar um portal com as diretrizes e políticas de cada formulário, visualizar todas as solicitações de serviços e prazos de entrega em um só lugar, e assim, organizar o fluxo em que serão tratadas.

Também poderá manter seu cliente informado sobre os status de suas solicitações e compartilhar as atualizações necessárias.

  • Pipefy para TI

Os profissionais de TI também poderão organizar e centralizar todas as suas demandas no Pipefy.

É possível receber e gerenciar todos os chamados e solicitações de TI em apenas uma plataforma, com segurança garantida pela Amazon AWS.

O que são workflows?

Workflow, ou fluxo de trabalho, é a forma de organizar e padronizar toda a rotina dos diversos setores do negócio, seguindo um fluxo contínuo, e são orientados através de diagramas ou fluxogramas.

Pipefy

Em um pensamento macro, cada setor possui suas responsabilidades e objetivos rotineiros para fazer com que a empresa caminhe em sentido ao seu crescimento.

Se aprofundando um pouco mais neste pensamento, cada setor é composto por pessoas que têm determinadas tarefas, que se cumpridas corretamente em determinado tempo, acabam por alcançar aquele objetivo comum e específico do setor.

Se todos os setores e pessoas envolvidas cumprirem suas tarefas com precisão, a consequência será o aumento da produtividade da empresa, bem como da sua receita, e a diminuição do desperdício de recursos e de tempos improdutivos.  

Por isso, estabelecer e organizar um workflow é tão importante dentro de qualquer tipo de negócio, seja de qualquer tamanho.

Com um fluxo de trabalho organizado, cada colaborador saberá exatamente quais são as suas responsabilidades, tarefas, prioridades e prazos de entrega, bem como os de toda a equipe, e compreenderão como os seus resultados impactam diretamente nos resultados do setor e da empresa como um todo.

Também auxilia os colaboradores a seguirem um passo a passo padrão, evitando que eles se percam nos processos, centralizar documentos e avisos importantes e melhorar a comunicação e o fluxo de aprovações entre equipes.

Determinar um fluxo de trabalho, ainda mais em ferramentas colaborativas, também é importante para dar transparência às metas e objetivos do setor e manter todos os membros alinhados, e principalmente, para não sobrecarregar ninguém, distribuindo os trabalhos da forma mais igualitária possível, de acordo com suas funções.

Vale ressaltar que o workflow pode envolver um ou mais setores, como por exemplo, no processo de vendas: 

  • O setor comercial realiza a venda;
  • O setor de cobrança gera o boleto para pagamento;
  • E o setor financeiro recebe o pagamento e o lança no fluxo de caixa.

Como usar o Pipefy

Para utilizar o Pipefy, você precisará se cadastrar gratuitamente na plataforma clicando em “Teste grátis”;

Pipefy

Preencha seus dados e clique em “Crie minha conta”;

Pipefy

Configure sua conta conforme as necessidades da criação dos seus fluxos de trabalho, selecionando o departamento em que o Pipefy será utilizado, para qual finalidade o fluxo de trabalho será criado, qual o segmento do negócio e se a gestão envolverá outros setores.

Crie sua senha e clique em “Comece a usar Pipefy”; 

Pipefy

Escolha o template adequado à sua finalidade. São muitos templates que envolvem diversas áreas, como: marketing, financeiro e compras, jurídico, recursos humanos, TI, vendas, imobiliárias, telecomunicações, varejo, educação, entre outros;

Pipefy

De acordo com os parâmetros selecionados, o próprio Pipefy fará um modelo de template automaticamente para você. Depois, é só iniciar as configurações.

  • Em seu painel de controle, você consegue escolher o modelo de visualização de suas tarefas: em Kanban, lista ou em calendário;
  • Também consegue criar relatórios e formulários personalizados a partir dos dados inseridos nos cards, realizar as integrações com outras plataformas e adicionar e gerenciar membros;
  • Caso você tenha mais de um setor que precise da criação de um fluxo de trabalho, você pode criar mais de um dashboard para acompanhamento, um para cada departamento. As áreas de trabalho são denominadas “Pipe”;

  • Também consegue automatizar aprovações a partir do momento em que um card é lançado na aba de “Aprovações”;
  • O disparo de e-mails também pode ser automatizado a partir do acontecimento de um evento;
  • As demandas podem ser automaticamente lançadas em suas prioridades quando cards recebem a etiqueta de “Urgente”; 

Em seu menu, você encontrará todas as opções do painel inicial e mais dicas e tutoriais;

Clique em “Crie nova solicitação” para adicionar novas tarefas ao seu fluxo de trabalho. 

Você irá definir um nome para a tarefa, configurar condicionais caso necessário, definir data e horário para entrega, adicionar etiqueta com o nível de prioridade, atribuir a tarefa à alguém, e ir configurando parâmetros conforme necessário.

Todos os campos podem ser personalizados.

Funcionalidades do Pipefy

O Pipefy oferece muitas funcionalidades para manter seus workflows organizados e automatizados. Abaixo estão relacionadas algumas delas:

  • Automação de tarefas, de trabalhos repetitivos e do fluxo de aprovações;
  • Visualização em Kanban, listas ou calendário;
  • Integração com diversas plataformas de RH, CRM, ERP, comércio eletrônico, entre outras;
  • Colaboração entre os membros das equipes;
  • Criação de portais para receber solicitações de RH, TI, serviços, marketing, entre outras, e também para fornecer autoatendimento à colaboradores e clientes;
  • Criação de templates de e-mail e envio instantâneo dos mesmos com a personalização da automação;
  • Personalização de formulários online, que podem ser compartilhados interna e externamente;
  • Criação de relatórios avançados, inclusive combinando dados de outras plataformas;
  • Banco de dados centralizado para armazenar dados de clientes, colaboradores, fornecedores;
  • Acompanhamento de status de solicitações e tarefas;
  • Lógica condicional “se, então”;
  • Dashboards personalizados, inclusive com gráficos;
  • Business Intelligence;
  • Alertas e filtros personalizados;
  • Aplicativo para smartphones;
  • Caixa de entrada compartilhada;
  • Gestão de subtarefas;
  • Backups para recuperação de dados.

Integrações do Pipefy

As integrações do Pipefy podem ser nativas ou serem realizadas via API ou Zapier.

Portanto, a plataforma se conecta a várias outras para otimizar tempo em seu fluxo de trabalho, sincronizar e realizar transferência de dados entre ferramentas, e evitar retrabalhos e falhas ao cadastrar informações em diversos lugares.

Essas integrações também são importantes para centralizar as análises e obter insights de maior valor.

Entre as plataformas que se integram ao Pipefy estão e-commerces, marketplaces, ERPs, redes sociais, CRM, ferramentas de e-mail, de colaboração e produtividade, entre muitas outras. Veja a lista abaixo com algumas delas:

Preços e planos do Pipefy

Os planos Pipefy são divididos em: Starter, Business, Enterprise e Unlimited. Abaixo estão listados os valores e algumas particularidades de cada um.

  • Plano Starter

É o plano gratuito do Pipefy, indicado para startups, equipes pequenas, freelancers e estudantes que precisam otimizar e organizar seus fluxos de trabalho.

O plano oferece gerenciamento de até 5 processos, permite até 15 automações de tarefas por mês, até 10 usuários, até 50 cards por mês, até 500 registros de database e 2 GB de armazenamento de arquivos.

  • Plano Business

Custa US$ 22/usuário/mês ou US$ 18/usuário/mês caso seja contratado de forma anual, e é indicado para equipes de pequenas e médias empresas.

O plano oferece processos, usuários e cards ilimitados, permite combinar e exportar dados de diversos processos, notificações e alertas de prazos, até 100 usuários convidados, até 10 mil registros de database,  até 300 automações de tarefas por mês e 20 GB de armazenamento.

  • Plano Enterprise

Está no valor de US$ 36/usuário/mês se assinado mensalmente ou US$ 30/usuário/mês se assinado de forma anual, indicado para corporações que precisam de mais segurança, controle e suporte.

O plano oferece processos, usuários e cards ilimitados, contratação de serviços especializados, pipeline de dados add-ons, convidados ilimitados, até 2 mil automações de tarefas e personalização de registros de database e de armazenamento.

  • Plano Unlimited

Para consultar o valor é necessário entrar em contato com a equipe de vendas através da plataforma. É indicado para organizações que precisam de todos os processos ilimitados.

Todas as funcionalidades são ilimitadas e também possui segurança, treinamentos e suportes avançados. 

Conclusão 

Manter um fluxo de trabalho organizado e padronizado é a peça-chave para aumentar a produtividade e melhorar o desempenho de todas as equipes, ainda mais quando se tem transparência nos objetivos e metas de cada setor.

Com o Pipefy é possível realizar essa organização de forma flexível, de acordo com as necessidades de cada departamento, distribuir e acompanhar tarefas em tempo real, passando maior credibilidade aos seus clientes.

Você conseguirá acompanhar a velocidade da tratativa de cada tarefa, avaliar o desempenho individual de cada colaborador, ter previsões de resultados e de contratempos, e assim, realizar alterações nos fluxos de trabalho de forma ágil.

O Pipefy auxilia equipes de todos os tamanhos e de todos os departamentos, pois é totalmente personalizável, se adequando a todos os tipos de fluxos de trabalhos.

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Publicado por Marcia Lira

Bióloga, apaixonada pela natureza e recém inserida no mundo da tecnologia, acredito no poder gigantesco das ferramentas tecnológicas para melhorar a qualidade de vida das pessoas e do meio ambiente. Nada precisa ser massante e árduo para funcionar, mas sim, inteligente, inovador e prático.


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