Controle de ponto online: o que diz a CLT

Controlar a jornada de trabalho colaboradores não é uma tarefa fácil e é uma obrigação exigida por lei para as empresas. Com o avanço da tecnologia e da tendência do trabalho remoto ou híbrido é preciso se manter em conformidade, mas com outras estratégias para essa marcação, como o controle de ponto online.

Automatizar e informatizar a folha de ponto é um grande ganho para os colaboradores e gestores, mas muitas empresas ainda têm dúvidas sobre como de fato funciona o sistema.

Pensando nisso, reunimos algumas informações importantes para que o controle de ponto online se torne uma realidade em seu cenário. Acompanhe!

O que é o controle de ponto online?

A automação das tarefas e necessidades das empresas já é uma realidade e o registro de ponto dos colaboradores é uma das soluções para ganho de produtividade e precisão de dados. O controle de ponto online é uma maneira ágil e moderna de realizar o monitoramento da jornada dos funcionários por meio de um sistema de folha de ponto.

Com ele, é possível registrar a entrada, pausa e saída de funcionários na folha de ponto e realizar normalmente cálculos de adicionais noturnos, horas extras e todos os outros eventos inerentes à jornada.

Esses softwares são uma grande tendência da digitalização e passam a ser ainda mais completos no mercado com o surgimento da lei – que citaremos em breve para você conhecer melhor!

Dessa forma, por meio dos sistemas digitais de ponto, como a Factorial, o colaborador registra suas informações através de dispositivos móveis, computadores ou até mesmo integrados a relógio de ponto, e elas são adicionadas ao sistema, armazenando diariamente a folha de ponto.

Vale dizer também que, todos os eventos rotineiros ou previstos, como feriados, podem ser pré-programados e dentro das próprias ferramentas os colaboradores podem incluir documentos, como atestados e justificativas de ausência.

O que diz CLT sobre o controle de ponto online?

A CLT, Consolidação das Leis do Trabalho, regulamenta as leis trabalhistas para proteger os direitos, deveres e condutas dos patrões e empregados. Nela, o registro de ponto está previsto e é obrigatório para empresas que possuem 20 colaboradores ou mais.

Diversas são as regras para a marcação de ponto, mas vamos falar aqui especificamente sobre o controle de ponto online. A principal referência para essa modalidade era a Portaria 373 de 2011, agora revogada e passa a valer a Portaria 671/2021.

Essa normativa (671/2021) redefiniu e categorizou o conjunto de equipamentos e programas informatizados autorizados para o registro de entrada e saída dos trabalhadores. Nela, foram definidos três tipos de registro de ponto eletrônico que podem ser utilizados pelas empresas no Brasil, que são:

REP-P: Registrador Eletrônico de Ponto via Programa

Diz respeito aos programas e softwares de ponto que funcionam por meio de programas de tratamento de ponto e de coletores de marcações.

O REP-P deve ser certificado e possuir o número de registro do Instituto Nacional da Propriedade Industrial. Além disso, pode ser executado na nuvem ou em servidores dedicados.

Sendo assim, o controle de ponto online passa a ser uma alternativa válida para todas empresas e colaboradores.

REP-A: Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo

Esse tipo de registro eletrônico de ponto, diferentemente do REP-P, só pode ser utilizado quando autorizado por convenção ou acordo coletivo de trabalho. Além disso, o REP-A deve registrar fielmente as marcações efetuadas pelo trabalhador. Por fim, não poderá permitir a alteração desses registros em nenhuma circunstância.

REP-C: Registrador Eletrônico de Ponto Convencional

Trata-se do ponto tradicional físico, o famoso Relógio Ponto. O REP-C deve estar sempre no local da prestação do serviço e disponível para pronta extração e impressão de dados.

Independentemente do tipo de registro de ponto eletrônico, o trabalhador deverá ter acesso às informações por meio de sistema informatizado ou mensalmente de forma impressa ou eletrônica.

Quais as vantagens do controle de ponto online?

Fazer com que o ponto seja uma rotina digital agiliza muito as atividades e rotinas do RH e dos gestores e dá muitas outras vantagens para um negócio, como:

Facilidade de acesso

O controle de ponto online pode ser feito por meio de aplicativos no celular ou sites nos computadores. Com isso, é possível ao gestor e ao trabalhador acompanhar a sua rotina de qualquer lugar, facilitando a marcação de suas horas.

É comum que muitas empresas, especialmente as grandes, contem com apenas um marcador de ponto e era preciso que os colaboradores perdessem minutos importantes de seu horário apenas se deslocando para bater o ponto. De forma online, esse problema é eliminado e todos ganham.

Redução de erros

Toda empresa que possui um sistema ineficiente já precisou lidar com altos custos envolvendo uma má gestão da jornada dos funcionários e muitas vezes não existe um tratamento eficiente de dados ou erros durante a contabilização no fechamento.

Ao automatizar essa tarefa, isso deixa de ser um problema e, automaticamente, os custos pelos erros são eliminados e reduzidos do negócio.

Maior controle no home office

Com a grande tendência estabelecida do home office ou trabalho remoto, é preciso ter formas seguras para que o colaborador marque seu ponto. E não dá para contar com anotações em planilhas do excel, não é mesmo?

Com o controle de ponto online, os colaboradores seguem marcando sua jornada, se mantém em conformidade e a gestão não deixa de ser feita.

Acompanhamento para colaborador e gestão

Foi-se o tempo em que era preciso guardar papéis para entender as horas extras ou atrasos. Com o controle de ponto online, os colaboradores ganham informações em tempo real.

Com ele, é possível entender as horas extras, atrasos e calcular a compensação que precisa ser feita em cada mês, dando mais autonomia para os times.

Os gestores podem acompanhar também em tempo real, e não apenas no fim do mês. Dessa forma, podem perceber se existem problemas individuais ou nos times em relação aos horários.

Menos risco de processos trabalhistas

A jornada de trabalho, horas extras e pagamentos é um dos grandes assuntos dos processos trabalhistas no Tribunal Superior do Trabalho (TRT).

Portanto, para não ter problemas, é preciso ter dados e comprovações. Ao possuir uma ferramenta de controle eficiente de horas, a empresa reduz seus problemas, garantindo segurança jurídica, quando pensamos em processos trabalhistas que envolvem a jornada de trabalho.

Digitalização dos processos do RH

Uma das maiores vantagens do controle de ponto online é que ele as tarefas e processos do RH – que são muitos a cada ciclo. Ao aderir um sistema para a jornada de trabalho, o negócio ganha na otimização de fechamento da folha de ponto e não terá que lidar com diversos sistemas simultaneamente.

Sistema de ponto: principais dúvidas

Agora que você sabe mais sobre o que é o controle de ponto online, como ele é visto pela CLT e algumas das suas vantagens, vamos falar das principais dúvidas existentes sobre essa modalidade para que seu negócio considere agora mesmo investir nessa ferramenta!

É possível bater o ponto pelo celular?

Sim, é possível hoje fazer o registro do ponto através do celular, aplicativos ou computador. Para a gestão de ponto online as ferramentas podem pedir biometria, reconhecimento facial, localização ou senhas e todos esses recursos estão no seu celular, certo?

Portanto, os softwares podem ser instalados no celular e essa possibilidade está reconhecida pela lei.

Como assinar a folha ponto online?

No passado, os colaboradores eram chamados mensalmente para conferir seus horários e assinar a folha de ponto. Com o controle online essa tarefa também fica mais fácil e os gestores e colaboradores passam a assinar digitalmente através dos próprios aplicativos e ferramentas.

De acordo com a portaria 671/21, é regra que todo sistema seja capaz de emitir um comprovante de registro de ponto, em formato impresso ou eletrônico.

Parágrafo único. Caso o comprovante de registro de ponto do trabalhador tenha o formato eletrônico:

I – o arquivo deve ter o formato Portable Document Format – PDF e ser assinado eletronicamente conforme art. 87 e art. 88;

II – ao trabalhador deve ser disponibilizado, por meio de sistema eletrônico, acesso ao comprovante após cada marcação, independentemente de prévia solicitação e autorização; e

III – o empregador deve possibilitar a extração, pelo empregado, dos comprovantes de registro de ponto das marcações realizadas, no mínimo, nas últimas quarenta e oito horas

Sistema de controle de ponto online: Factorial

Como já citamos, os softwares e ferramentas de controle de jornada estão em alta e são essenciais para registrar, monitorar e compilar todos os dados. Um destes sistemas é o software de RH da Factorial, com objetivo de simplificar o registro de ponto e a gestão da jornada dos colaboradores.

Ele possui mais de 20 recursos que podem ser testados na prática, em um período de teste gratuito para você conhecer todos os recursos! Com essa ferramenta, a empresa ganha em um processo mais seguro e inovador através de diversas funcionalidades, como:

Registro de Ponto personalizado: formas de registro de ponto que mais se adequa à sua equipe, seja registro web, QR Code, reconhecimento facial ou aplicativo;
Relatórios de Ponto completos: faça o fechamento de ponto de forma ágil e descomplicada, gerando os Espelhos Ponto e relatórios por área, colaborador ou filial;
Gestão de Ponto inteligente: permissões personalizadas, turnos e escalas de trabalho, atribuição de horas a projetos, geolocalização, tolerância e alertas para batidas fora do horário;
Software 100% adequado à Portaria 671 como REP-P;
Comprovantes de Registro de Ponto e Espelho Ponto;
Arquivos de auditoria AFD e AEJ;
Emissão de Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade;
Segurança de dados seguindo LGPD e ISO/IEC 27001;
Revisão e gestão de turnos diária;
Monitoramento de horas extras de forma simples;
Permite aos gestores de cada equipe revisar e aprovar o horário de trabalho dos seus funcionários;
Assinatura digital, segura e ágil;
Sistema de geolocalização;
Registro de entrada através de um código QR e do aplicativo de entrada;
Sincronização automática das horas trabalhadas com o portal do colaborador;
Supervisão do relógio de ponto através do site e muito mais.

O controle de ponto online é uma grande revolução tecnológica para as empresas e RH e dá muito mais controle, agilidade e gestão para os times. Depois de tantas informações, deu para entender como ele é seguro, está em conformidade com a lei e dá muitas vantagens para o negócio, não é mesmo?

Como sua empresa registra a jornada dos seus colaboradores? Aproveite que agora sabe mais sobre controle de ponto online e teste gratuitamente o software que vai revolucionar as atividades do seu RH!

Você também pode conhecer mais sobre a Factorial, conferir avaliação dos usuários e todas suas funcionalidades na página da Factorial no portal B2B Stack!