As ferramentas para home office e trabalho remoto que você e sua empresa deveriam estar usando

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Ferramentas para home office

Com as mudanças nas operações das empresas para home office e trabalho remoto, é importante conhecer as principais ferramentas que auxiliam nesse período e ajudam com a rotina dos colaborares. Listamos aqui algumas delas em diferentes categorias, como videoconferência, gestão de tarefas e outras.

Estamos vivendo o momento em que o Coronavírus (COVID-19) já é considerado uma pandemia global. Por conta disso, vários cuidados relacionados ao bem-estar da população precisam ser tomados. Como a principal ação, para evitar aglomerações, boa parte das empresas do Brasil e do mundo estão decretando home office (trabalho remoto), o trabalho feito de casa, para que a pandemia possa ser contida.

Falando nisso, não deixe de ler o nosso guia com boas práticas para home office e trabalho remoto. Nele, você vai entender como ficar em casa e ser produtivo em tempo de COVID-19.

Mas quando pensamos em várias pessoas fazendo ao mesmo tempo esse tipo de modalidade, é fácil perceber que as empresas não estão preparadas para que todos os seus colaboradores façam home office. Os gestores estão preocupados com diversas questões, como produtividade e qualidade do atendimento ao cliente.

Diante desta nova realidade, que não possui um tempo definido de duração ainda mas que pode chegar de 2 a 3 meses, quais ferramentas podem ajudar as empresas e profissionais nesse momento de trabalho remoto?

A B2B Stack fez uma relação dos principais softwares do mercado e traz agora algumas dicas de ferramentas para home office que cada um pode utilizar para facilitar sua rotina e continuar com alto nível de produtividade.

Não deixe de ver a nossa categoria de colaboração de produtividade, com milhares de ferramentas avaliadas por usuários reais.

Desafios e benefícios do trabalho home office

Antes de falar das ferramentas em si, é importante destacar que trabalhar de home office traz inúmeros desafios, mas também vários benefícios para o dia a dia dos profissionais.

Conheça os principais desafios do home office (trabalho remoto)

Incentivar seus funcionários tradicionais a trabalhar remotamente – e por boas razões nesse momento – também exige que as empresas entendam as dificuldades que podem surgir e qual a melhor maneiras de ajudá-los a superar.

Na lista de principais desafios, podemos listar:

  • Criar uma agenda de trabalho;
  • Passar do tempo estipulado de trabalho;
  • Manter a rotina de alimentação;
  • Manter a produtividade;
  • Continuar com a comunicação entre as pessoas e os times;
  • Ficar atento à ergonomia;
  • Conseguir conexão estável de internet para realizar o trabalho.

Neste artigo, falamos sobre como você pode ser mais produtivo, trazendo várias dicas.

Os benefícios do trabalho home office

Não são apenas desafios que o home office traz para a rotina dos profissionais. Na verdade, existe uma série de benefícios importantes que podem ser conquistados a partir desse trabalho remoto.

Os principais benefícios do trabalho remoto são:

  • Não pegar trânsito. O trajeto de ida para o trabalho e de volta para casa faz uma pessoa perder horas sem trabalhar e sem descansar. Isso significa que não ter que pegar trânsito nesse período, já estando pronto para o trabalho na própria casa e finalizando o dia já perto do seu sofá é um grande benefício;
  • Mais tempo de sono. Se uma pessoa leva 1 hora só no caminho que faz para o trabalho, ela pode aproveitar esse tempo para dormir mais e com isso ter mais tempo de descanso para produzir melhor suas atividades ao longo do dia;
  • Momentos de silêncio. Se a pessoa mora sozinha e está no período de home office, os momentos de silêncio podem ser essenciais para manter o foco nas suas atividades;
  • Maior concentração. No home office, sua rotina não é atrapalhada por colegas que costumam puxar alguma conversa no dia a dia, conseguindo assim manter um tempo maior de concentração para continuar realizando o fluxo de atividades necessárias. 

20 ferramentas para home office e trabalho remoto

Dominar o trabalho remoto é essencial para que todos continuem produzindo da mesma forma que trabalhavam no ambiente da empresa. E, na prática, isso passa por encontrar as ferramentas certas para permanecer produtivo e conectado.

Mas afinal, quais as ferramentas que podem ajudar as empresas e profissionais?

Hoje, a maioria das empresas já usa soluções SaaS ou digitais para as suas demandas diárias. Isso significa que todos os sistemas já são online e só dependem de um dispositivo com acesso à internet para serem utilizados. Então é justamente isso que pode facilitar a rotina de trabalho.

Então vamos listar agora e falar detalhes das 20 ferramentas mais usadas no mercado que podem ajudar a superar os desafios que listamos aqui e alcançar os benefícios do trabalho remoto. Para ajudar, separamos elas por categorias diferentes.

Softwares para comunicação em tempo real e chat

Um dos grandes pontos de atenção durante o trabalho home office está na comunicação. Por isso, vamos iniciar falando das ferramentas que pode utilizar tanto para conversas via chat como em grupo.

Aproveite para conhecer centenas de ferramentas para colaboração entre equipes, categorizados pelo time do B2B Stack.

Mas antes de chegar nas ferramentas em si, vamos listar quais são as boas práticas de uso para elas:

  • Evitar comunicação 1-1 quando existem outros interessados no projeto;
  • Usar grupos para comunicar andamento ou progressos de tarefas e projetos, assim todos os interessados ficam por dentro do que está acontecendo;
  • Marcar pessoas quando precisa de uma resposta;
  • Usar @channel ou @here (vale para o Slack) para notificar todos do grupo;
  • Diversificar os formatos das mensagens, já que conversas em texto podem se tornar mais frias. Use emojis ou GIFs animados para descontrair em certos momentos;
  • Entender que existe outros seres humanos do outro lado da tela, então sempre tenha cuidado na clareza das informações passadas.

Slack

Slack é uma das principais ferramentas de comunicação corporativa
Slack é uma das principais ferramentas de comunicação corporativa

Amplamente utilizada no dia a dia de trabalho, o Slack é uma ferramenta que se torna ainda mais importante nos períodos de home office.

O que é: o Slack é a ferramenta líder de bate-papo em equipe feito em tempo real. A premissa básica é que o Slack poupa as caixas de entrada de email e facilita a comunicação com toda a equipe.

Qual o seu diferencial: é possível criar equipes em torno de departamentos, projetos, interesses em comum e sobre o que realmente quiser. A ferramenta é integrada ao Google Docs e ao Dropbox e possui uma API robusta, permitindo que os profissionais de TI adaptem o Slack às necessidades específicas da equipe.

Rocket.Chat

O que é: semelhante ao Slack, o Rocket.Chat é uma ferramenta de controle de comunicação, que ajuda a gerenciar seus dados e manter sua própria plataforma de colaboração para melhorar a produtividade da equipe. Também funciona com as conversas individuais ou em grupos.

Qual o seu diferencial: o Rocket.Chat é escalável e de código aberto, substitui o email e aprimora seu fluxo de trabalho digital.

WhatsApp

O que é: o WhatsApp é a principal ferramenta de troca de mensagens do mundo. Mas como sabemos, ela é destinada principalmente para as comunicações pessoais. Por isso tenha atenção: use o WhatsApp apenas como backup das suas comunicações.

Qual o seu diferencial: temos a parte de notificações e de registro de visualizações de mensagens.

Reuniões online e vídeo conferência

Existem diversas ferramentas para reuniões online e vídeo conferência.

Por isso as boas práticas são:

  • Compartilhe o vídeo nas reuniões;
  • Evite fazer multi-task enquanto participa de uma;
  • Veja se a câmera está configurada e mostra o seu rosto por completo;
  • Deixe seu microfone no mute quando não estiver falando;
  • Se você está na reunião, participe dela e dê sua opinião. 

Zoom

Zoom é uma das principais ferramentas de vídeo conferência
Zoom é uma das principais ferramentas de vídeo conferência

O Zoom é uma ferramenta para realizar videoconferências que possibilita a entrada de várias pessoas na mesma sala utilizando vídeo, áudio e compartilhamento de tela. Pode ser utilizado no Windows, Mac, iOS, Android e Linux, além de contar com uma versão gratuita e paga.

Qual o seu diferencial: a ferramenta conta com aplicativos para dispositivos móveis e para desktop. Ambos possuem vários recursos e são fáceis de usar, já que combinam toda a experiência de videoconferência com o bate-papo em grupo.

Hangouts Meet (Google Hangouts)

O que é: solução da Google, o Hangouts Meet – antigo Google Hangouts – é mais uma ferramenta que facilita a participação nas videochamadas de trabalho. Você pode criar reuniões e compartilhar um link de entrada, sem se preocupar se os colegas de equipe ou clientes têm uma conta ou plug-ins certo. Funciona diretamente no navegador.

Qual o seu diferencial: como o Hangouts Meet é totalmente integrado com as demais ferramentas da Google, você pode participar de reuniões a partir de um evento do Agenda ou um convite por e-mail.

Whereby

O Whereby também permite realizar vídeochamadas com qualidade através de recursos avançados como gravar a reunião, criar salas individuais ou em equipe e ainda personalizar o canal com sua marca.

Qual o seu diferencial: a personalização das salas de reunião é o grande diferencial dessa ferramenta, já que ela conta com planos de fundo e logotipos personalizados para expor a sua marca, a marca de um cliente ou ainda destacar um novo produto que está sendo lançado.

Cisco WebEx Meetings

O WebEx é a ferramenta desenvolvida pela Cisco para realizar videoconferência no seu próprio espaço, conseguindo um endereço web simples que não muda, bloqueando a reunião para ter privacidade ou permitindo que as pessoas participem dela facilmente.

Qual o seu diferencial: no WebEx existe o recurso de chamada que ajuda a dar adeus à discagem e aos códigos de acesso. Basta atender à ligação e pronto, você já está na reunião. Seus convidados podem fazer o mesmo, sem custo.

Skype

O Skype é uma das ferramentas de reunião online mais utilizadas ao redor do mundo. Com ela, é possível fazer chamadas com vídeo HD entre duas pessoas ou em grupo, compartilhar a tela para uma apresentação, utilizar o chat ao vivo e ainda gravar a chamada.

Qual o seu diferencial: você pode ligar para telefones fixos e celulares de qualquer lugar do mundo com taxas reduzidas usando o Skype.

Soluções de pacotes ou suíte de aplicativos

G Suite

G Suite é a suíte de aplicativos do Google
G Suite é a suíte de aplicativos do Google

O que é: o G Suite é um serviço do Google que oferece versões de vários produtos da empresa que podem ser personalizados de forma independente com o nome de domínio do cliente. Envolve ferramentas como o Hangouts Meet que vimos aqui, Gmail e Google Drive com grande capacidade de armazenamento, Agenda, Planilhas, Documentos e outros.

Qual o seu diferencial: permite acessar de qualquer lugar qualquer uma dessas ferramentas além de editar e compartilhar recursos personalizados.

Na dúvida entre o G Suite e o Office 365? Fizemos este artigo comparando as duas ferramentas.

Microsoft Teams

O Microsoft Teams é um pacote completo de colaboração e comunicação de serviço para usuários do Windows. Você pode fazer chamadas de vídeo e VOIP com as equipes, direcionar e agrupar mensagens a outros usuários e compartilhar trabalhos de outros aplicativos do Office 365, como PowerPoint e Excel.

Qual o seu diferencial: disponibiliza 10 GB de armazenamento de arquivos para a equipe e 2 GB de armazenamento de arquivos particulares por usuário.

Notion

O Notion é uma solução de área de trabalho multifuncional, mantendo em um só lugar 4 ferramentas diferentes, que são: notas e documentos, base de conhecimento, gestão de tarefas e projetos, planilhas e banco de dados.

Qual o seu diferencial: mantém o fluxo de trabalho em um só lugar, trazendo clareza para as atividades que a equipe precisa realizar em determinado prazo.

Compartilhamento de documentos

O armazenamento e compartilhamento de documentos é uma das ações essenciais durante o trabalho home office.

E para o uso dessas ferramentas, as boas práticas são:

  • Antes de sair salvando arquivo na raiz, defina regras para criação de pastas e arquivos;
  • Procure nomear pastas e arquivos corretamente, sendo o mais preciso possível para facilitar a busca no futuro;
  • Em documentos de projetos, tenha como padrão escrever um resumo no topo do documento.

Google Drive

O Google Drive é um serviço de armazenamento e sincronização de arquivos da Google, ligado diretamente às contas do Gmail. Com ele, é possível utilizar pastas, compartilhar arquivos entre contas e trabalhar em conjunto nos arquivos online.

Qual o seu diferencial: o Google Drive usa a inteligência artificial do Google para prever e mostrar em tempo real o que é importante para cada pessoa. Ele também reconhece conteúdo, colaboradores e eventos importantes usando recursos como o Acesso rápido.

Office 365

Tela do Office 365
Office 365 é a suíte de aplicativos online da Microsoft

O que é: o Office 365 é uma versão online, adquirida por assinatura, da suíte de aplicativos para escritório e produtividade Microsoft Office, focada no trabalho colaborativo simultâneo. Isso significa que nessa versão já é possível contar com ferramentas como o Word, Excel e PowerPoint.

Qual o seu diferencial: o grande diferencial é que as empresas não precisam comprar o pacote de softwares. A assinatura já garante um ambiente virtual para compartilhamento de arquivos utilizando as ferramentas mais usadas do mercado.

Dropbox

O Dropbox é um serviço para armazenamento e compartilhamento de arquivos. É baseado no conceito de computação em nuvem, mantendo tudo salvo no ambiente online. Por isso você consegue acessar os arquivos de qualquer lugar, até mesmo pelo aplicativo mobile.

Qual o seu diferencial: é possível visualizar fotos, imagens e até mesmo arquivos em PDF diretamente pela plataforma. Para isso, basta clicar 2 vezes sobre o arquivo desejado.

Gestão de projetos e tarefas

Existem inúmeras ferramentas de gestão de projetos e tarefas – muitas podem ser usadas por empresas e equipes de qualquer tamanho. Aqui, listamos as mais usadas.

Basecamp

O Basecamp é uma das ferramentas mais utilizados para gestão de projetos
O Basecamp é uma das ferramentas mais utilizados para gestão de projetos

O Basecamp é uma ferramenta de gerenciamento de projetos com capacidade para armazenar e compilar todos os documentos e pastas em um lugar, onde as informações sobre o andamento do projeto também são visualizadas por todos os usuários cadastrados.

Qual o seu diferencial: permite incluir imagem, textos e anexos no fluxo de trabalho, usando os prazos e a função de mensagens para manter a comunicação entre todos os envolvidos.

Trello

O Trello é um aplicativo de gerenciamento de projeto baseado na web e bastante utilizado no mercado. Utilizando a metodologia Kanban, as equipes podem criar quadros que contam com colunas de atividades e cards que representam cada tarefa.

Qual o seu diferencial: como diferencial, o Trello conta com uma série de extensões que podem ser usadas para complementar suas funcionalidades, ainda na versão gratuita.

Pipefy

O Pipefy é uma ferramenta de produtividade que ajuda a manter toda a organização do fluxo de trabalho. Com ela você consegue padronizar seu controle de processos e atividades de rotina para manter a qualidade do processo.

Qual o seu diferencial: o Pipefy trabalha com duas frentes: padronizando a forma da equipe trabalhar e exibindo com transparência a produtividade de cada área da empresa e de todos os membros da equipe.

Asana

O Asana é um software criado para trabalhar em conjunto durante projetos. Ele permite ter todos os planos e projetos em um só lugar, para que você possa trabalhar de maneira produtiva sem caos nem confusão.

Qual o seu diferencial: você pode criar modelos personalizados para fluxos de trabalho e projetos comuns para economizar tempo nos projetos futuros e se assegurar de que todos vão seguir os processos certos.

Todoist

O Todoist é uma ferramenta de gerenciamento de tarefas, para você pode planejar o dia de trabalho, entender o volume e a situação das atividades. Com ela você consegue organizar e progredir os seus projetos mais importantes.

Qual o seu diferencial: as atividades criadas pelos usuários podem ser organizadas pela data limite da entrega ou pelo projeto à qual elas pertencem. É uma ferramenta gratuita e possui versão web, além de aplicativos para Windows, OS X, Android e iOS.

Jira

O Jira é um software para acompanhamento de tarefas e projetos que ajuda a planejar sprints e distribuir tarefas para toda sua equipe de software. É uma ferramenta para priorizar e discutir o trabalho de sua equipe no contexto atual e com visibilidade completa.

Qual o seu diferencial: é possível utilizar um fluxo de trabalho pronto ou criar um que combine com o estilo de trabalho da sua equipe.

Agora que você já sabe quais as principais ferramentas para home office e trabalho remoto que você e sua empresa deveriam estar usando, é só colocar a mão na massa e começar a tornar a rotina mais produtiva!