Microsoft Teams: Como a solução pode te ajudar em Home Office

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A gestão de um projeto vem acompanhada de uma série de perguntas quanto à comunicação entre os membros da equipe e ao compartilhamento e colaboração em documentos. Para oferecer uma resolução a essas questões, o Microsoft Teams surgiu com numerosas ferramentas que auxiliam durante este processo.

Falando em dúvidas sobre como tocar a organização das tarefas, sabe-se que esses questionamentos são agravados ainda mais quando é necessário fazer tudo de forma remota.

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Por isso, contar com soluções como o Microsoft Teams dá uma visibilidade melhor sobre as tarefas de toda a equipe, evitando que uns fiquem sobrecarregados enquanto outros estão ociosos, possibilita o compartilhamento de arquivos e a colaboração em tempo real, e o principal vem agora:

Melhora a comunicação entre todos através da possibilidade de realizar videoconferências, chamadas e envio de e-mails e mensagens, facilitando a troca de informações e mantendo a equipe unida, mesmo que de longe.

O que é o Microsoft Teams?

Microsoft Teams

Microsoft Teams é um aplicativo de colaboração remota, que tem como objetivo conectar membros de uma empresa ou de equipes, profissionais da educação e estudantes, e aumentar a produtividade e organização das tarefas dos envolvidos.

No Microsoft Teams, você tem ferramentas que possibilitam uma gestão completa de suas equipes, podendo separá-las em grupos, compartilhar telas e arquivos e obter a colaboração dos membros em tempo real, além de receber alertas para não deixar passar nenhuma tarefa ou mensagem.

Você pode participar de reuniões por videoconferência, realizar chamadas de áudio, armazenar documentos, conversar por chat, acessar seu e-mail e gerenciar turnos e agendas dos participantes.

Até mesmo profissionais da saúde podem ser beneficiados com o uso do Microsoft Teams, atendendo pacientes por videoconferência e sanando dúvidas por chat, facilitando a transferência de informações dos pacientes, participando de treinamentos de capacitação e melhorando a comunicação entre médicos, enfermeiros e administradores.

Com o Microsoft Teams a organização do time se torna mais eficiente, pois reúne todos os envolvidos na colaboração de um projeto em apenas uma plataforma. Isto dispensa o uso de diversos programas de gestão que não estão interligados.

Todos os usuários contam com a segurança corporativa de armazenamento em nuvem para que não ocorra vazamento de informações ou perda de dados importantes.

Falaremos mais à frente sobre todas as funcionalidades que fazem parte do Microsoft Teams, mas por enquanto, você pode dar uma olhada também em todas as ferramentas de colaboração e produtividade em nosso portal B2B Stack.

Como funciona o Microsoft Teams?

O Microsoft Teams integra todas as ferramentas e informações pertinentes à gestão de equipes de diversos setores e para colaboração entre os membros, sendo um aliado na automatização do gerenciamento dessas tarefas

Boa parte do tempo gasto pelas equipes se trata de reuniões, respostas de e-mails e chamadas, portanto, é essencial a interligação de ferramentas em apenas um lugar para dar agilidade à equipe, e assim, aumentar a produtividade.

O Microsoft Teams permite que você configure e personalize os dados da sua equipe da forma que precisar, acompanhe agendas e atividades, grave videoconferências e se mantenha engajado com todos os participantes.

Para quem o Microsoft Teams é indicado?

O Microsoft Teams é indicado para uso doméstico, de empresas de todos os portes e segmentos, profissionais da saúde, profissionais da educação e alunos.

Todos que precisam integrar em apenas um lugar as tarefas, agendas e projetos e colaborar em documentos em equipe.

Como o Microsoft Teams pode ajudar em tempos de Home Office

A adoção ao home office durante a crise sanitária global de COVID-19 é uma das ações preventivas e de controle da doença, que acabou revelando diversos benefícios tanto para as pequenas, médias e grandes empresas, quanto para os colaboradores envolvidos.

Um estudo relatado na Agência Brasil demonstrou que 46% das empresas participantes da pesquisa adotaram o home office durante a pandemia, sendo que 34% delas têm intenção de continuar com o trabalho remoto para pelo menos 25% do quadro de funcionários após o término da crise, e 29% pretende manter o home office para pelo menos 50% do quadro.

Isso deve ser muito observado pelas plataformas que oferecem soluções para trabalho remoto, e que sempre buscam inovação e eficiência dos serviços prestados.

O Microsoft Teams tem como principal função dar todo o suporte e ferramentas necessárias para que essas equipes home office desempenhem seu trabalho da melhor forma, até mesmo sem obrigatoriedade de aquisição de planos durante o período de pandemia.

As ferramentas disponibilizadas pelo Microsoft Teams para o trabalho remoto permitem troca de mensagens via chat, reuniões e chamadas por vídeo ou áudio, tutoriais e treinamentos para usufruir e explorar todos os recursos de forma correta, e abrange todos os públicos, desde pessoas físicas até grandes empresas, instituições de ensino e profissionais de TI.

Abranger tantas ferramentas que conectam tantas pessoas e estimulam a colaboração da equipe, é a melhor forma de manter todos unidos, engajados e na mesma página.

Veja em nosso portal B2B Stack outras ferramentas para home office e trabalho remoto que aumentam a produtividade, engajamento e colaboração das equipes.

Como usar o Microsoft Teams?

Para começar a utilizar o Microsoft Teams, você deverá se inscrever na plataforma gratuitamente;

Como usar o Microsoft Teams?

Você será direcionado para a página de cadastro, onde preencherá dados como seu e-mail, para qual finalidade você irá utilizar o Microsoft Teams, criará uma senha e receberá um código para ativação da sua conta;

Login no Microsoft Teams

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Em seguida, você irá validar seus dados e logo terá acesso à ferramenta para realizar as configurações de acordo com suas necessidades, podendo criar grupos de equipes e distribuir os colaboradores, incluir canais, realizar chamadas e reuniões, e tudo com a flexibilidade para administrar as tarefas.

Como usar o Microsoft Teams

Como baixar o Microsoft Teams?

Para baixar o Microsoft Teams é muito simples. Ao acessar a plataforma, você verá no canto superior a opção de “Baixar o Teams”;

Como baixar o Microsoft Teams?

Você pode optar por baixar o Microsoft Team em seu Desktop ou no seu dispositivo móvel, sendo compatível com Android e iOS;

Como baixar o Microsoft Teams no Android e IOS

Ao escolher a opção de Desktop, após o download concluído, você irá executar o arquivo, ele será instalado, e logo aparecerá a tela para que você entre com sua conta e realize as devidas configurações.

Se escolher a opção “Baixar para dispositivo móvel”, você receberá um e-mail com um link para download.

Comparação: Microsoft Teams x Slack

Para quem não conhece, o Slack também é uma ferramenta para melhorar a comunicação e produtividade da equipe através da troca de mensagens, videochamadas e compartilhamento de arquivos.

Mas existem diferenças entre essas duas ferramentas:

No Slack, não é permitida a colaboração em arquivos entre os membros da equipe, apenas o compartilhamento, ao contrário do Microsoft Teams que permite os dois;

O máximo de armazenamento por membro no Slack é de 20 GB, enquanto o Microsoft Team pode disponibilizar até 1 TB por organização e armazenamento ilimitado no OneDrive.

As chamadas de vídeo em grupo pelo Slack só podem ser realizadas no plano pago, e permitem no máximo 15 pessoas. Já no Microsoft Teams, você pode fazer chamadas de grupo no plano gratuito e o máximo é de 300 participantes.

No Slack, as chamadas de vídeo não permitem o compartilhamento da tela, ao contrário do Microsoft Teams.

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Estas são algumas das principais diferenças entre as duas plataformas, mas vale a pena estudar as duas possibilidades para identificar a mais adequada às suas necessidades. 

Planos, preços e funcionalidades Microsoft Teams

O Microsoft Teams pode ser utilizado individualmente, neste caso, o acesso é gratuito, ou pode ser embutido nos ecossistemas de aplicativos da Microsoft, os chamados Microsoft 365 e Office 365 E3.

Os planos pagos são o Microsoft 365 Business Basic, Microsoft 365 Business Standard e Office 365 E3 e devem ser assinados anualmente.

Como estamos falando sobre o Microsoft Team, iremos abordar abaixo, os valores dos planos que o agregam e as funcionalidades inclusas que são competentes a ele:

Plano Microsoft Teams

O plano Microsoft Teams é gratuito. Basta inscrever-se na plataforma para obter acesso à ferramenta. Algumas das funcionalidades disponibilizadas são:

Reuniões online (vídeo e chamada)

  • Até 60 minutos, e até 100 participantes (durante a pandemia, este limite de participantes aumentou para 300 e a duração máxima das reuniões aumentou para 24 horas);
  • Compartilhamento de tela;
  • Agendamento de reuniões;
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O plano gratuito não permite a gravação das reuniões.

Chat e colaboração

  • Até 500 mil usuários;
  • Pesquisa e mensagens de chat ilimitadas;
  • Acesso para convidado;
  • 2 GB de anexos no chat por usuário;
  • 10 GB de armazenamento de arquivos para todas as equipes;
  • Colaboração em arquivos Word, Excel e PowerPoint em tempo real;
  • Integrações com aplicativos e serviços;

Aplicativos e serviços de produtividade

  • Versão Web do Word, Excel e Power Point.

Segurança

  • Criptografia para dados em repouso e em trânsito.

Plano Microsoft 365 Business Basic com Microsoft Teams

R$ 28,60/usuário/mês. Disponibiliza teste grátis por 1 mês e as funcionalidades:

Reuniões online (vídeo e chamada)

  • Duração máxima de 24 horas e até 300 participantes;
  • Gravação de reuniões;
  • Compartilhamento de tela;
  • Agendamento de reuniões.

Chat e colaboração

  • Até 300 usuários;
  • Pesquisa e mensagens de chat ilimitadas;
  • Acesso para convidado;
  • 1 TB de anexos no chat por usuário;
  • 1 TB de armazenamento por organização + 10 GB por licença;
  • Colaboração em arquivos Word, Excel e PowerPoint em tempo real;
  • Integrações com aplicativos e serviços.

Aplicativos e serviços de produtividade

  • Versão Web para Word, Excel e PowerPoint;
  • 1 TB de armazenamento e compartilhamento de arquivos com o OneDrive, por usuário.

Segurança

  • Criptografia para dados em repouso e em trânsito;
  • Imposição de autenticação multifator;

Plano Microsoft 365 Business Standard com Microsoft Teams

O preço do plano Business Standard é R$71,40 usuário/mês.

Permite teste grátis por 1 mês e dispõe de todas as funcionalidades relacionadas ao Microsoft Teams que estão presentes no plano Microsoft 365 Business Basic, com as mesmas quantidades de armazenamento e anexos. 

Plano Office 365 E3 com Microsoft Team

O Plano E3 custa R$114,30 usuário/mês.

Este não permite testes grátis. Difere dos outros planos no que diz respeito às funcionalidades Microsoft Teams em:

  • Capacidade de participantes das reuniões e chamadas, permitindo até 10 mil;
  • O número máximo de usuários é de 500 mil, assim como o plano gratuito;
  • Quantidade de anexos ilimitada.

Conclusão

É muito importante manter todas as ferramentas necessárias para que sua equipe consiga desempenhar um bom trabalho em um só lugar, esta é uma das formas de alcançar metas e objetivos, já que centraliza as atenções dos colaboradores e facilita as buscas de informações.

Mais importante ainda é poder colaborar em documentos em tempo real junto à sua equipe, de forma remota, pois nem sempre é possível estar presencialmente em determinados lugares, e a pandemia nos mostrou isso.

Desta forma, o Microsoft Teams traz facilidades tanto para gestores quanto para colaboradores e aumenta a transparência das informações e dados, por consequência, você recebe credibilidade e lealdade por parte de toda a equipe.

Dê uma olhada também nas ferramentas de gestão de documentos, que automatizam este processo e aumentam a segurança de dados em nosso portal B2B Stack.