Uma das maiores preocupações e desafios dos profissionais de recursos humanos é o envio de informações dos colaboradores da corporação ao eSocial, sistema de registro e armazenamento de dados trabalhistas do Governo Federal que começou a entrar em vigor em 2018.
Este processo, se realizado de forma incorreta ou com erros de cálculos, pode acarretar em multas e processos.
Porém, se administrado corretamente, otimiza muito tempo dos profissionais do setor, que agora, ao invés de enviar separadamente pelo menos 15 tipos de obrigações legais para cada órgão pertinente do Governo, enviará de forma integrada uma só declaração para apenas um sistema.
Além disso, por reunir diversas informações sobre a empresa e sobre os funcionários dando uma visão panorâmica sobre o que acontece nesses negócios, o eSocial tem grande potencial para estimular melhorias em determinadas políticas públicas, e dentro das empresas, pode ser a peça fundamental para uma mudança de cultura organizacional voltada para a tecnologia.
Veja neste texto o que é e como ficar em conformidade com o eSocial com auxílio de ferramentas tecnológicas e com mais praticidade.
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O que é o eSocial?
O eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas) é um sistema criado pelo Governo Federal, conforme Decreto nº 8373/2014, para que as empresas informem ao Governo, de forma totalmente eletrônica e unificada, dados relacionados aos seus colaboradores, como vínculos empregatícios, contratações e demissões, acidentes de trabalho, avisos prévios, contribuições previdenciárias, FGTS e folha de pagamento.
Vale ressaltar que o eSocial não alterou nenhuma lei trabalhista, é apenas um sistema para centralizar e dar maior transparência às informações do colaborador, assim como para não obter informações duplicadas ou redundantes.
Este sistema tem como principais objetivos facilitar e desburocratizar a prestação de contas fiscais, trabalhistas e previdenciárias das empresas, eliminando a obrigatoriedade de preenchimento e envio manual destes dados separadamente, assim como unificar e padronizar o envio das informações e assegurar ao trabalhador todos os seus direitos.
Como consequência desta ação, o Governo espera, a partir do eSocial, melhorar a fiscalização das informações trabalhistas, diminuir os índices de sonegação de impostos e obter maior recolhimento das contribuições previdenciárias.
É uma mudança no comportamento e na mentalidade das empresas, o que contribui com sua imersão na transformação digital, pois conseguirão compreender a importância da integração e centralização de sistemas e de informações, bem como do uso da tecnologia para aperfeiçoar os processos rotineiros do negócio e para trazer mais produtividade aos profissionais.
A utilização do eSocial é obrigatória para todas as empresas, com algumas regras diferenciadas para MEIs e pequenas empresas, e segue o seguinte cronograma de implantação:
O eSocial foi desenvolvido com participação do Comitê Gestor do eSocial, que reúne integrantes da Caixa Econômica Federal, Receita Federal, Ministério do Trabalho, Secretaria da Previdência Social e INSS, e é por este motivo que o sistema consegue abranger e distribuir as informações trabalhistas para cada parte envolvida.
Em 2020, foi apresentada uma nova versão do eSocial, o eSocial Simplificado, desenvolvida por mais órgãos e empresas, como SEBRAE, Federação Nacional das Empresas de Serviços Contábeis, Associação Brasileira das Empresas de Tecnologia da Informação e Comunicação (Brasscom), entre outras.
Esta nova versão traz como benefícios uma interface mais amigável e intuitiva, além de reduzir o número de eventos que devem ser informados no sistema, flexibilizar algumas regras de recebimento de informações e simplificar declarações de remunerações e pagamentos.
Para que serve o eSocial?
O sistema eSocial é responsável por otimizar o tempo dos profissionais dos setores de recursos humanos, do jurídico e do contábil na comunicação de 15 obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas ao Governo Federal, já que todas poderão ser enviadas por meio de um único sistema, que as repassa aos demais órgãos competentes. São elas:
- GFIP – Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social;
- CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados que controla as admissões e demissões de empregados sob o regime CLT;
- RAIS – Relação Anual de Informações Sociais;
- LRE – Livro de Registro de Empregados;
- CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho;
- CD – Comunicação de Dispensa;
- CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social;
- PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário;
- DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte;
- DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais;
- QHT – Quadro de Horário de Trabalho;
- MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais;
- Folha de pagamento;
- GRF – Guia de Recolhimento do FGTS;
- GPS – Guia da Previdência Social.
Com o envio centralizado e unificado destas informações do trabalhador é possível reduzir falhas de cálculos para mais ou para menos, que eram comuns na geração e envios separados destes dados.
Tanto o Governo quanto as empresas terão mais eficiência sobre a gestão dos prazos de entrega destas obrigações e sobre o envio completo das informações, o que evita inadimplências, penalizações e processos trabalhistas dentro das corporações.
Outro ponto fundamental do eSocial é que o trabalhador tem garantia total dos seus direitos, sejam trabalhadores celetistas, estatutários, autônomos, cooperados, estagiários ou sem vínculo empregatício, uma vez que estarão respaldados através de registro transparente no Governo sobre, por exemplo, condições de trabalho, insalubridades, funções, salários, entre outros benefícios previstos em lei.
Como funciona o eSocial?
Antes do eSocial, as declarações e formulários relacionados às obrigações fiscais e trabalhistas da empresa eram preenchidos separadamente para enviar a cada entidade pertinente.
Um modelo que era, além de trabalhoso, difícil de ser administrado, e muitas vezes, as empresas acabavam se perdendo no controle dos prazos e das obrigações que deveriam ser apresentadas ao Governo, o que acarretava em multas para cada evento não informado.
Agora, todas as informações são integradas e enviadas periodicamente a um único ambiente, que cruza e sincroniza estes dados de forma eletrônica e em tempo real, distribui entre os demais órgãos responsáveis por sua regulamentação, ocasionando melhor controle e mais produtividade.
O eSocial é capaz de identificar as informações incorretas ou incompletas comunicadas ao Governo, bem como os atrasos na entrega dos dados, e assim, realizar as devidas tratativas e aplicações de sanções com a empresa em questão.
As empresas podem ainda, contar com softwares adaptados a este novo modelo de comunicação com o Governo a partir da integração de informações de diversas fontes relacionadas aos colaboradores, como do controle da jornada de trabalho, da folha de pagamento, dos cargos e salários, entre outras.
Como o StarSoft ajuda nos processos de RH junto ao eSocial
A StarSoft é uma empresa que desenvolveu um sistema de gestão integrado, feito sob medida para empresas de todos os portes e diferentes segmentos, de varejo à indústria.
As aplicações oferecidas pela StarSoft estão em total conformidade com as legislações trabalhistas e fiscais, inclusive com o SPED Fiscal, e se mantêm em constantes atualizações para que os usuários não corram riscos na hora de enviar dados ao Governo.
Por meio destas aplicações e do módulo 100% voltado à gestão de envio e processamento das obrigações do eSocial, é possível gerar arquivos EFD (Escrituração Fiscal Digital) validados previamente, com gestão dos impostos, a partir dos diversos dados coletados em seus módulos de recursos humanos, folha de pagamento e de controladoria, e enviá-los diretamente para a plataforma eSocial.
Os módulos de recursos humanos e folha de pagamento da StarSoft permitem que você gerencie todo seu quadro de funcionários a partir de um organograma funcional de cargos e salários, inclusive com gestão de benefícios e de jornada de trabalho, desta forma, há mais controle sobre os dados de cada funcionário que serão enviados ao eSocial de acordo com suas particularidades.
Você também conseguirá montar seu PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais) para ser utilizado nos eventos do eSocial S-1060 – Tabela de ambientes de trabalho e S-2240 – Condições Ambientais de Trabalho – Fatores de risco, que estão relacionados à saúde ocupacional de seu colaborador.
Além disso, você conta com suporte de especialistas para entender como usufruir de suas ferramentas corretamente e não ter nenhum tipo de problema ao enviar suas informações ao sistema eSocial.
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Conclusão
O eSocial é um sistema desenvolvido pelo Governo Federal em 2014, em parceria com diversas Secretarias, Ministérios e outras instituições, que visa facilitar através da tecnologia o envio, coleta e processamento de dados fiscais, previdenciários e trabalhistas dos colaboradores de uma organização.
Este sistema é capaz de receber todas essas informações de forma 100% digital, fazer uma curadoria sobre os dados enviados para verificar se estão completos, corretos e dentro do prazo de entrega, e assim, evitar sonegação, penalizações e aumentar a arrecadação de contribuições.
Mas, para que você tenha ainda mais assertividade nos cálculos e menos dores no momento de enviar estas informações ao Governo, é preciso utilizar as ferramentas tecnológicas, como as disponibilizadas pela StarSoft.
A StarSoft possui ferramentas de recursos humanos e de folha de pagamento em conformidade com as legislações vigentes, que, além de facilitar todo o processo de gestão de pessoas, com avaliações de desempenho, gestão de jornadas de trabalho e de benefícios, ainda são capazes de enviar os dados coletados para o eSocial para que você não perca prazos e aumente a produtividade do seu setor de recursos humanos.
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4 anos atrás por Luan Fazio | 10 minutos No comments
