Portais CIGAM e a Importância da centralização de informações

Publicado em 28 de julho de 2021

Portal CIGAM

Com a transformação digital acontecendo de forma acelerada, principalmente com a pandemia de COVID-19, a centralização de informações ganhou um novo sentido, e agora, faz parte das técnicas de Inteligência de Negócios (BI), que está presente em pelo menos 60% das empresas brasileiras conforme dados divulgados pela IT Forum.

Mais do que facilitar as análises de dados para um planejamento estratégico eficiente, a centralização de informações traz inúmeros benefícios de produtividade, otimização de tempo e alinhamento de processos dentro de um negócio, além de ser uma forma de ganhar credibilidade com todo o seu ecossistema empresarial.

Neste texto, falaremos sobre a centralização de informações e como os Portais da CIGAM podem te auxiliar neste processo.

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Qual a importância da centralização de informações?

A centralização de informações consiste em armazenar e organizar dados, arquivos, mídias, entre outras informações em um mesmo lugar. 

Quando a empresa não possui este tipo de cultura de centralização de informações, muitos dados importantes acabam se perdendo no limbo ou sendo muito difíceis de se localizar, o que afeta diretamente a performance dos colaboradores

Manter as informações centralizadas também é uma forma de padronizar os processos da empresa, já que todos terão acesso aos mesmos documentos, e estes, devem ser atualizados constantemente para que não ocorram divergências nas orientações.

As informações centralizadas auxiliam nas tomadas de decisão mais rápidas e facilitam as análises de dados, que hoje, são essenciais para manter os negócios mais competitivos.

Mais ainda, a centralização de informações é importante para que não ocorra perda ou vazamento de dados e para aumentar a segurança da informação

Imagine que os documentos de seus clientes fiquem espalhados por diversos lugares, seja em sistemas diferentes, em pen drives ou até mesmo em um arquivo físico, e acidentalmente algum dado pessoal de um deles seja perdido. 

Pense no transtorno para tentar descobrir de onde esta informação foi perdida e como foi perdida…

Para evitar este tipo de problema, você pode contar com ferramentas tecnológicas que armazenam essas informações de forma centralizada, onde tudo ficará salvo em apenas um sistema, geralmente em nuvem, sendo que você mesmo poderá organizá-las conforme as necessidades e também atribuir permissões de visualização.

Além de tudo isso, muitas tarefas dependem de mais de um setor para serem concluídas, e a centralização de informações melhora muito a comunicação entre todas as áreas envolvidas em um processo, pois todos saberão exatamente onde encontrar o que precisam para seguir com seus fluxos de trabalho.

Os clientes, fornecedores, parceiros e filiais também se beneficiam com essa centralização de informações, já que conseguirão encontrar respostas para suas dúvidas e fazer solicitações em apenas um canal.

Relação entre centralização e produtividade

Vamos supor que um vendedor esteja quase fechando uma venda com um cliente, e este cliente faça um questionamento na qual o vendedor não tenha a resposta instantaneamente.

Neste cenário, há duas opções:

Se você não trabalha com informações centralizadas, o vendedor pode perder muito tempo procurando a resposta e acabar perdendo a venda, além de deixar o cliente se perguntando o por que, em pleno século XXI, a empresa não tem um processo padronizado que faça com que o vendedor saiba responder à uma pergunta na hora.

Na segunda opção, você tem um sistema que centraliza toda a base de conhecimento necessária para que seu vendedor tenha respostas na ponta da língua, e em poucos segundos ele consegue responder ao cliente demonstrando autoridade e autonomia.

Com certeza você deve estar pensando que a segunda opção é a mais óbvia para deixar o cliente satisfeito com o atendimento e o vendedor feliz com a comissão que irá receber pela venda fechada.

Este é apenas um exemplo da relação entre centralização e produtividade.

Quanto mais centralizadas as informações da empresa estiverem, mais fácil e rápido os colaboradores e gestores irão encontrá-las, e por consequência, conseguirão aumentar o número de demandas atendidas.

Como o ecossistema dos Portais CIGAM centralizam essas informações

Os Portais CIGAM são soluções baseadas em nuvem, capazes de recolher informações e arquivos de diversas fontes, inclusive por meio da integração online que fazem com alguns módulos do próprio ERP 4.0 CIGAM, com fornecedores, clientes e colaboradores.

Todos os processos, informações e documentos da empresa ficam armazenados e organizados nestes Portais e podem ser acessados por todos os membros da corporação e do ecossistema empresarial, conforme as devidas permissões.

Os Portais CIGAM

Os Portais CIGAM foram desenvolvidos para otimizar a rotina diária de todos os profissionais, centralizando informações essenciais para o desempenho de suas funções.

Eles podem ser acessados através de dispositivos móveis, desta forma, estejam onde estiverem, todos os colaboradores terão os dados que precisam na palma da mão.

Outra vantagem destes Portais é que eles são capazes de conectar todo o ecossistema empresarial do qual seu negócio faz parte, desde clientes até fornecedores, parceiros e colaboradores, reunindo informações úteis para todos os envolvidos e mantendo todos alinhados quanto à cultura, objetivos, missão e valores do seu negócio.

Abaixo, todos os Portais CIGAM estão listados com as funcionalidades que eles podem oferecer ao seu negócio. Acompanhe!

  • Portal CIGAM

Portal CIGAM

O Portal CIGAM funciona como uma intranet corporativa e tem como objetivos melhorar a comunicação interna da empresa e facilitar o compartilhamento de informações importantes entre a corporação. 

Através deste portal, todos os colaboradores terão acesso às notícias da empresa, que serão veiculadas pelo próprio departamento responsável pela comunicação interna, e às notícias da CIGAM, postadas no blog da CIGAM e integradas no portal.

Também conseguirão visualizar contatos de empresas e de pessoas vinculadas ao negócio, bem como favoritar os mais usuais, e ter acesso aos próximos eventos que ocorrerão dentro da organização.

Há ainda uma área onde documentos poderão ser anexados e publicados, como política da empresa, relatórios gerados no ERP 4.0 CIGAM, manuais e guias de procedimentos internos, que podem ser separados por setor ou outros parâmetros, permitindo também a inserção de links externos para agilizar a busca por informações necessárias no dia a dia.

Tudo isso faz com que os processos da empresa sejam padronizados e seguidos corretamente, além de deixar todos os colaboradores na mesma página, e passando a serem mais produtivos por não precisarem alternar entre ferramentas para encontrarem o que precisam.

  • Portal ERP

O Portal ERP oferece informações privadas da empresa e funcionalidades como multiendereçamento, requisição e solicitação de materiais.

  • Portal CRM

O Portal CRM foi desenvolvido para auxiliar as equipes comerciais a gerenciarem todo seu relacionamento com o cliente e acompanhar os estágios de seu funil de vendas a qualquer momento e de qualquer lugar.

  • Portal Aprovações

O Portal Aprovações agiliza os fluxos de aprovações do negócio, pois também pode ser acessado de qualquer lugar. 

Neste Portal, você poderá aprovar pagamentos, ordens de serviços, e tudo o que for relacionado à sua alçada.

  • Portal do Cliente

No Portal do Cliente você poderá interagir com seu cliente rapidamente, facilitando o compartilhamento do andamento da venda e sendo um canal muito útil para coletar feedbacks.

Além disso, você poderá incluir documentos úteis neste portal para que seu cliente tenha uma base de conhecimento à disposição quando tiver dúvidas sobre o que seu negócio pode proporcionar a ele.

  • Portal Indústria

O Portal Indústria disponibilizado pela CIGAM permite que você acompanhe toda sua produção em tempo real, podendo ser acessado de qualquer dispositivo. 

Foi desenvolvido para melhorar e agilizar os processos de chão de fábrica e possui leitor de código de barras que identifica e faz apontamentos de suas ordens de produção. 

Também faz integração direta com o módulo PCP do ERP 4.0 CIGAM (Controle de Produção), responsável por gerenciar as ordens de produção e as etapas do processo, fornecendo uma visão sobre produção prevista x produção realizada.

  • Portal Varejo

O Portal Varejo da CIGAM é uma solução para varejistas registrarem suas vendas de qualquer lugar, seja em tablets, smartphones ou pelo desktop.

  • Portal Inteligência de Mercado

O Portal Inteligência de Mercado da CIGAM é uma área onde as empresas realizam suas pesquisas de mercado, tanto dentro de seu segmento quanto fora dele, identificando assim, quais são os setores que estão em constante crescimento.

O Portal utiliza fontes públicas para busca das informações abertas de empresas, como páginas do governo, corporativas ou redes sociais, e permite pesquisas por CNAE, CNPJ, Razão Social ou outros parâmetros, sendo também uma boa ferramenta de prospecção para empresas B2B.

  • Portal Fornecedor

O Portal Fornecedor da CIGAM otimiza seus processos de compras oferecendo agilidade nas cotações de mercadorias e negociações com seus fornecedores.

Através deste Portal, você também consegue realizar pedidos de produtos e insumos aos fornecedores.

  • Portal Serviços

O Portal Serviços permite que você gerencie suas ordens de serviço, bem como a produtividade de sua equipe.

  • Portal Representante

O Portal Representante da CIGAM oferece recursos para que você faça a gestão de seu estoque online, acompanhe carteiras de clientes, realize gestão de vendas, e ainda visualize como está a remuneração de sua equipe de vendas.

Conclusão 

A centralização de informações é fundamental para que colaboradores sejam mais produtivos, por conseguirem localizar facilmente dados necessários para desempenhar suas funções, e também para conectar todo seu ecossistema empresarial, deixando clientes, fornecedores, parceiros e colaboradores na mesma página.

Os Portais da CIGAM são ferramentas que podem ser acessadas de qualquer dispositivo e reúnem todos os dados de sua empresa em apenas um lugar para que você os disponibilize interna e externamente.

Estes Portais são de diversos tipos, e podem funcionar como intranet corporativa, canal de autoatendimento e atendimento aos seus leads e clientes, como meios de otimizar sua gestão de compras e vendas, para realizar suas pesquisas de mercado ou para deixar representantes e colaboradores alinhados com os processos da empresa, tudo de acordo com as necessidades do negócio.

E você? Precisa centralizar informações e gerenciar documentos? Então dê uma olhada na categoria completa de gestão de documentos no portal B2B Stack e escolha a melhor solução para o seu negócio.

Publicado por Marcia Lira

Bióloga, apaixonada pela natureza e recém inserida no mundo da tecnologia, acredito no poder gigantesco das ferramentas tecnológicas para melhorar a qualidade de vida das pessoas e do meio ambiente. Nada precisa ser massante e árduo para funcionar, mas sim, inteligente, inovador e prático.


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