A gestão de custos em TI é um dos desafios na gestão financeira – já que estão dispersos entre áreas diversas e podem representar até 20% do faturamento líquido das empresas brasileiras.
Veja mais informações sobre custos em TI e como gerenciá-los de forma mais eficaz, para economizar sem perder em qualidade!
Quais os principais custos que devem ser considerados na gestão de recursos de TI?
Os custos em TI variam de uma empresa para outra, mas são um conjunto de gastos que envolvem desde a equipamentos às licenças de softwares usados em outros departamentos.
Ou seja, são exemplos comuns de custos em TI, os gastos relacionados a hardwares (como compra e aluguel de equipamentos), manutenções, gastos com armazenamento de dados, servidores, largura de banda e licenças de softwares.
Como os gastos de TI não envolvem apenas recursos utilizados no próprio departamento de TI, um dos grandes desafios da gestão de custos em TI é justamente gerenciar os custos de softwares usados em cada departamento, como veremos a seguir.
Quanto as empresas costumam gastar em TI?
Conforme pesquisa da FGV EAESP sobre o uso de TI nas empresas, o índice G é o gasto total destinado a TI como um percentual do faturamento líquido da empresa.
Este gasto total é a soma de todas as verbas alocadas em TI, como equipamentos, instalações, softwares, custos diretos e indiretos com equipe de TI, treinamentos em TI e outros.
Na pesquisa de 2021/22, apontaram que este gasto total (G), em empresas brasileiras, costuma estar entre 0,1% a 20% do faturamento líquido, sendo mais comum encontrar valores entre 1% e 12%.
A média de investimento em TI nas empresas brasileiras foi de 8,7% em 2021, valor que possui tendência de crescimento.
Esse percentual de investimento em TI varia conforme o setor – podendo chegar a 17,9% no setor bancário – o que mais investe em tecnologia.
Ou seja, os gastos em TI podem representar até 20% do faturamento líquido, sendo uma parcela de gastos que merece atenção em seu gerenciamento.
Quais são os maiores desafios da gestão de custos em TI?
Um dos maiores desafios da gestão de custos em TI é monitorar e controlar gastos em sua totalidade, já que os custos em TI podem estar dispersos entre os departamentos.
Também é um grande desafio reduzir custos em TI sem perder qualidade na rotina de trabalho, perder produtividade e por consequência, comprometer a qualidade dos serviços prestados.
A infraestrutura de TI é essencial para a operação de empresas de diversos setores, mas há a dificuldade de mensuração de seus impactos no negócio – o que também gera dificuldades para provar o valor da TI.
A falta de centralização da gestão de gastos de TI – dispersos entre diferentes departamentos, por sua vez, é prejudicial à visibilidade de indicadores de custos.
Assim, otimiza a gestão de custos em TI a adoção de práticas e ferramentas que aprimorem o controle financeiro e a coleta de indicadores – que além de beneficiar a gestão financeira, também melhoram a rotina de trabalho dos responsáveis pela gestão de gastos de TI.
Como fazer uma gestão de custos em TI?
Para economizar com os custos em TI, uma gestão de custos eficiente é essencial. Só com melhor controle financeiro é possível identificar custos em TI desnecessários ou que podem ser renegociados.
Veja a seguir algumas dicas práticas para otimizar a gestão de custos em TI e conseguir economizar, como:
- Centralização dos custos em TI
- Inventário de custos
- Cronograma de manutenção
- Gestão estratégica
A centralização dos custos em TI permite maior controle financeiro, tornando mais prático o monitoramento e a gestão de custos.
Uma das maneiras de centralizar os custos em TI é utilizar cartões PJ como o do VExpenses.
O cartão corporativo ajuda a centralizar os custos, além de poder ser usado como cartão de recorrência para pagamentos de assinatura de softwares.
Além disso, é possível ter limites personalizáveis que evitam problemas de pagamento mensal de software por falta de limite no cartão.
Fazer um inventário dos custos em TI é primordial para conhecer todos os custos e identificar oportunidades de economizar.
No inventário, é essencial levantar todas as licenças de softwares ativas na empresa, nos variados departamentos, e mantê-lo sempre atualizado.
É importante levantar detalhes como finalidade, data de expiração das licenças, quantidades de usuários e outros que forem relevantes.
Isso é primordial para identificar casos de subutilização de softwares, oportunidades de mudanças de planos e renegociação com fornecedores ou até mesmo necessidade de desativação.
A centralização dos gastos em cartões corporativos oferece mais visibilidade dos custos em TI para identificar gastos com softwares não utilizados.
Esse levantamento também é uma oportunidade para integração entre a TI e outros departamentos, identificando oportunidades de otimização na gestão de custos em TI e da infraestrutura em si.
Na reavaliação de fornecedores e serviços é interessante contar com a ferramenta B2B Stack, onde é possível conferir informações e avaliações de softwares gratuitamente.
Outra ação benéfica para a gestão de custos em TI, é atribuir um cartão corporativo para cada área, de maneira que fique a cargo de cada equipe a responsabilidade pelos pagamentos dos softwares usados em sua área.
Ao tornar cada departamento responsável pelo seu próprio orçamento, há maior cuidado em descontinuar pagamento de softwares não usados.
Usar um cartão corporativo para cada área não afeta a centralização de custos em TI. No caso do VExpenses, os diversos cartões são integrados a um sistema de gestão de despesas, com conciliação automática, divisão em centros de custos e disponibilização de relatório de custos em tempo real.
O uso de um cartão corporativo para cada área também aumenta a segurança de dados, eliminando o compartilhamento de dados de um mesmo cartão, além de aprimorar o controle de orçamento definindo limites, bem como diminuir a demanda de compra para a equipe financeira. Ou seja, há maior autonomia para as áreas e também maior controle financeiro.
Também é benéfico para a gestão de custos em TI, ter um cronograma de manutenção, já que as manutenções preventivas permitem fazer ajustes antes que danos maiores ocorram – gerando economia.
Outra dica para beneficiar a gestão de custos em TI e economizar é focar em uma atuação estratégica da TI.
Assim como em outros departamentos, existem muitos processos que podem ser automatizados – gerando praticidade e melhorando a gestão de tempo, para que se dedique mais tempo a atividades estratégicas.
O acompanhamento de indicadores também é interessante para melhorar não só a gestão de custos em TI, como também mensurar impactos da gestão em TI.
Atividades de análise e planejamento podem agregar muito na gestão de custos em TI.
Com a centralização de custos em TI, com soluções como as do VExpenses, é possível ter indicadores de custos em tempo real, que ajudam a planejar e estimar custos para a construção de um orçamento para a TI.
Ter um orçamento bem definido e indicadores em tempo real também aprimoram o controle de custos em TI, que evita desperdício de recursos e ajuda a economizar.
Uma gestão de custos em TI bem estruturada impede cortes de orçamento sem justificativa que podem comprometer a qualidade do trabalho, e ao mesmo tempo permite economizar analisando, identificando oportunidades de renegociação e controlando melhor os investimentos em TI.
Se você gostou desse conteúdo e tem interesse em aprimorar sua gestão de custos, você provavelmente também vai gostar de conhecer o blog do VExpenses. Visite-nos!
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4 anos atrás por Luan Fazio | 10 minutos No comments
