Por falar em gestão de estoque, entendemos que há a necessidade de um trabalho conjunto entre o setor de compra e venda, visando, manter toda a organização e evitar erros recorrentes.
No entanto, muitas vezes, gestores de empresas cometem erros básicos no controle desse processo. Neste artigo, você verá um conteúdo completo sobre a importância da gestão de estoque e algumas dicas para a implantação de plataformas que auxiliem nesse desafio.
Pode ser que o termo “gestão de estoque” seja familiar para você, ou pareça algo óbvio. Mas, neste artigo, vamos aprofundar um pouco mais esse assunto .
O intuito é que você entenda a importância e como aplicar técnicas de gestão de estoque para melhorar o desempenho do seu negócio. Dessa forma, você consegue identificar gargalos no setor e consegue aprimorar cada processo e obter melhores resultados.
Continue a leitura!
O que é gestão de estoque?
Em resumo, a gestão de estoque é o coração de toda empresa. Isso porque envolve processos de cuidados diretos com os produtos para a venda. Sendo assim, consiste na guarda e organização de mercadorias no geral.
O estoque determina o poder de venda de uma empresa. O motivo é bem simples: é o setor que armazena todos os itens disponíveis para negociação. Isto é, quando não há uma boa gestão de mercadorias, não há lucro recorrente.
De todo modo, podemos considerar que a gestão e controle de estoque estão entre as principais tarefas para um negócio dar certo.
Em outras palavras, a gestão de estoque cuida de todos os detalhes dos produtos armazenados na sua empresa, sejam eles matéria-prima ou produto final.
Enfim, não importa qual o segmento do seu negócio. É certo que você irá se deparar com desafios da gestão de estoque.
Além dos itens que já mencionei acima, outros benefícios que devemos considerar ao iniciar uma gestão de estoque, são:
- Segurança, caso ocorram mudanças macroeconômicas, como inflação, por exemplo;
- Menor impacto com o aumento de preços;
- Rapidez na distribuição das mercadorias entre os setores;
- Maior volume de produção;
- Otimização de recursos;
- Maior monitoramento das vendas;
- Evita problemas de sazonalidade e erros administrativos;
- Controle dos recebimentos.
Como é feita a gestão de estoque?
Apesar de exigir algum investimento inicial, é uma medida fundamental para o desenvolvimento de todas as áreas do negócio. Grande parte das empresas que possuem problemas financeiros, poderiam melhorar sua situação apenas com uma boa gestão de estoque.
Alguns ajustes estratégicos e um bom planejamento fazem a total diferença. E, assim como em diversas outras áreas, a gestão de estoque possui diversas metodologias e ferramentas.
Contudo, além de garantir equipes completas para o setor, é preciso ir em busca de métricas eficientes. Portanto, é possível recorrer a dados seguros e disponibilizados em tempo real, de acordo com a necessidade do negócio.
Uma das métricas essenciais para um bom controle do setor é a taxa de rotatividade. Para dar início, estipule um período de tempo pré-definido (por exemplo, anual). O cálculo é feito dividindo o custo das vendas pelo estoque. E lembre-se: quanto maior for a taxa resultante, melhor será o cenário da sua empresa.
Com um bom controle dos dados de entrada e saída, de preferência automatizado, há maneiras de efetuar cálculos cada vez mais precisos: como uma boa previsão de demanda, custos de retenção, média de vendas por dia, taxa de retorno, ruptura e outros.
Além disso, a gestão de estoque deve ser feita com processos previamente definidos. Isso porque cada etapa deve estar baseada em funcionalidades próprias para o segmento. Ou seja, um comércio, por exemplo, deve estar atento ao KPI de vendas por dia, levando em conta o seu nicho como beleza, perecíveis ou eletrônicos.
É possível que na venda de perecíveis haja maior necessidade de aumentar as vendas diárias e controlar as compras, uma vez que são produtos que não duram por muito tempo.
Dessa forma, escolha o que realmente funciona para o seu negócio. Métodos de armazenamento, por exemplo, devem variar de acordo com a validade e a durabilidade do produto comercializado.
Quais os pilares da gestão de estoque?
Se deseja obter o sucesso, a gestão e controle de estoque devem estar baseadas nos principais pilares. Conheça abaixo:
- Estoque sempre organizado;
- Definição de estoque mínimo e máximo;
- Responsabilidades distribuídas de forma devida;
- Inventário sempre atualizado.
Assim, ao garantir os quatro pilares, é um ótimo começo para que a sua gestão de estoque seja de fato eficaz.
Qual o objetivo da gestão de estoque?
Toda empresa que fabrica ou vende algum produto precisa ter o controle e principalmente organização de todos os produtos que entram e saem.
Quando se entende a importância da gestão de estoque, a empresa passa a atender melhor e mais rápido às suas demandas, podendo obter mais lucro.
O principal objetivo de uma gestão de estoque é reduzir custos, aumentar o capital de giro e ampliar o rendimento operacional da organização.
Muitos gestores ignoram alguns procedimentos dentro dessa gestão. Dois erros bem comuns são: estoque mínimo e estoque além do necessário.
No primeiro caso a empresa trabalha sempre com o estoque mínimo, com a ilusão de se reduzir os custos. No entanto, as compras são realizadas de forma mais frequente e a possibilidade do estoque zerar diante de uma demanda não esperada, é um grande risco.
Com um estoque além do necessário, acontece justamente o oposto. Isto é, em muitos casos, isso pode acontecer devido a uma alta de preços de mercado já prevista. Sendo assim, o gestor toma a iniciativa de montar um estoque maior do que o previsto.
A princípio, pode parecer uma boa alternativa. Entretanto, apesar de existirem diversas formas de ter uma previsibilidade do negócio, esperar por algo além do planejamento da empresa também é um risco.
Esses são erros que envolvem tanto o acúmulo de mercadorias quanto a ineficiência na gestão de compras. Dessa forma, geram uma série de problemas como a falta de produtos para o momento da venda, bem como o vilão de todo negócio: o estoque parado.
Quais as principais atividades da gestão de estoque?
A verdade é que a gestão de estoque não é um processo simples. E, quanto maior for o tamanho do negócio, mais desafios são encontrados durante o caminho.
Sendo assim, algumas atividades são essenciais e de fato indispensáveis no cotidiano da equipe responsável. Quando bem feitas, minimizam erros diários e aproximam a gestão de bons resultados.
A começar pelo planejamento. À medida que há as escolhas dos produtos para venda, é importante definir quais serão os métodos utilizados, bem como a localização de cada um.
Uma vez com um plano em mãos, é importante organizar e equilibrar as compras é indispensável. Defina, sobretudo, quais serão as prioridades. Aliás, essa etapa inclui também a escolha de fornecedores.
Então, vem o registro de entrada e saída. Quanto mais assertivo for, melhor será o controle da movimentação de cada produto.
Em síntese, as atividades vão monitorar as mercadorias. E, por isso, não podem ser esquecidas.
Quais são os tipos de estoque?
Apesar do estoque ser um setor em comum com todas as áreas de atuação, há diferentes tipos. Contudo, isso vai depender da maneira que o serviço será entregue, além da preferência do gestor.
Então, basta definir qual será o tipo de estoque ideal para o fluxo do seu negócio. Entre os principais, estão os estoques:
- Consignados: neste caso, o estoque está nas mãos de fornecedores. Isto é, a posse de bens por tempo determinado;
- Sazonais ou antecipados: acontece em algumas épocas do ano, quando há previsão de alta demanda, exigindo um número de produtos maior e prontidão de entrega;
- Máximos: um estoque com a qualidade limite no armazenamento de mercadorias;
- Mínimos: quantidade mínima de produtos que devem ser mantidos para a empresa funcionar;
- Inativos: aquele estoque obsoleto que não apresenta movimentação durante um tempo;
- Isoladores: também chamado de estoque de proteção, necessário quando a previsão de um evento que afeta a movimentação;
- De ciclos: neste, a empresa equilibra produção e vendas, realizando a elaboração do produto conforme as demandas;
- Reguladores: utilizado em negócios com filiais, permanece na loja matriz a fim de ser uma garantia para as demais lojas;
- Dropshippings: nesse tipo, o produto vai do fornecedor direto para o cliente, sem a necessidade de armazenamento pelo vendedor;
- E outros.
No entanto, é claro que há a possibilidade de transacionar entre os estoques, a depender da situação da empresa. Isto é, um negócio pode optar por estoque mínimo, mas em dado momento pode utilizar o estoque sazonal. Ainda mais quando há uma boa previsão de demanda.
O que é FIFO e LIFO?
E por falar em tipos de estoque, você pode optar por métodos diferentes ao gerenciar a entrada e saída dos seus produtos.
Os chamados FIFO e LIFO são sistemas de armazenagem. Os termos são comuns no segmento logístico e podem definir os modelos de movimentação em um estoque.
FIFO: A sigla é associada à expressão first in, first out, em inglês. Em português, é chamada de PEPS. Significa que as primeiras mercadorias que entram, são as primeiras que saem. É uma estratégia inteligente quando a empresa trabalha com prazos de validade curtos.
É por este método que o custo das mercadorias vendidas são deduzidas das vendas, na demonstração dos resultados de exercícios, exigido pela Receita Federal.
Para o controle físico, este é o melhor método para produtos perecíveis e que pode ser acompanhado pelos administradores.
LIFO: Já essa sigla diz respeito à frase last in, first out, também em inglês. Em português, UEPS. Ou seja, o último produto a entrar, deve ser o primeiro a sair. Diferente do anterior, o método é indicado a materiais que contam com um prazo de validade extenso.
Esta metodologia não é indicada para empresas que trabalham com produtos que podem sofrer avarias no armazenamento, como produtos perecíveis por exemplo.
Embora não seja utilizado no cálculo de imposto no Brasil, esse método é muito comum nos Estados Unidos, na Alemanha e no México.
Quais os métodos mais comuns de gestão de estoque?
Embora tenhamos falado sobre os métodos FIFO e LIFO, não são os únicos usados no gerenciamento de um estoque. A escolha do método varia de acordo com o mapeamento dos processos e o segmento da empresa, entre outros fatores.
Abaixo, citamos alguns dos principais:
Custo Médio
Trata-se de uma metodologia alternativa para mensurar o valor do estoque da empresa, sem seguir nenhuma ordem cronológica.
É obtido através de uma média de custos de aquisição e pode ser fixo, com base em um período anterior, ou custo médio móvel, que a média vai se atualizando conforme a variação do estoque.
JIT
Traduzido de “just in time” o termo “no tempo certo” pode ser aplicado em qualquer organização, para reduzir estoques e os custos decorrentes.
É uma metodologia que determina que tudo deve ser produzido, transportado ou comprado na hora exata. E tem como objetivo reduzir, ou mesmo eliminar, todo estoque e desperdícios nos diferentes estágios do processo, eliminando os custos derivados.
Ciclo PDCA
O método tem destaque em processos logísticos no geral. É baseado em processos por processos, ou seja, etapas definidas para um controle eficaz. São eles: Plan (planejar), Do (fazer), Check (verificar) e Act (agir).
É um método focado na gestão operacional do estoque, bem como na resolução de problemas conforme surgem.
Qual a diferença entre estoque e armazenamento?
Apesar de serem muitas vezes usados como sinônimos, na logística, são dois processos distintos. Então, entender as suas diferenças é crucial para determinar um processo logístico mais assertivo.
O estoque, ou estocagem, é uma guarda permanente ou temporária de materiais. Entre eles, podem estar produtos semiacabados, prontos para consumo ou matérias-primas. O termo “estocagem”, inclusive, refere-se ao ato de acumular itens em um só local. Em suma, quando citamos a palavra estoque, estamos nos referindo às mercadorias no geral.
Já o armazenamento, ou processo de armazenagem, trata-se de um conceito mais amplo. Isso porque engloba uma série de processos relacionados, como a distribuição e fluxo de mercadorias, expedição, conferência, recursos utilizados e muitos outros. O estoque, assim, está entre as atividades do armazenamento.
Como fazer uma gestão de estoque eficiente?
A gestão de estoque se resume basicamente em uma palavra: organização.
A sincronia entre os setores de compra e venda de uma empresa, com a gestão do estoque deve ser sempre 100%. Principalmente falando de grandes corporações – a forma com que se visualiza os itens e a contabilização de tudo que entra e tudo que sai deve ser impecável!
Além disso, controlar o estoque evita desperdícios, como por exemplo a compra de matéria-prima além do necessário. Uma vez armazenada em local inadequado pode representar um grande prejuízo financeiro.
Pois a parte de organização da gestão de estoque não se diz respeito apenas ao controle de entradas e saídas das mercadorias como também o seu devido armazenamento, gerenciamento dos espaços, transporte, validade (quando falamos de produtos perecíveis), quantidade e planejamento financeiro.
Um estoque parado é sinônimo de dinheiro perdido! A elaboração de relatórios periódicos é fundamental para o bom funcionamento de todo o processo. Sem monitoramento, é impossível identificar e corrigir problemas.
Como o Supply Chain se relaciona com a gestão de estoque?
O Supply Chain Management, ou na tradução literal “Gestão da Cadeia de Suprimentos”, trata-se de um processo que integra o planejamento, execução e gerenciamento de toda a cadeia de suprimentos de uma empresa para que um produto ou serviço seja disponibilizado ao consumidor final.
Nesse sentido, a gestão de estoque desempenha um papel fundamental, pois se concentra no controle e na administração dos itens armazenados ao longo da cadeia de suprimentos, evitando faltas ou excessos de estoque, além de reduzir custos e garantir a disponibilidade dos produtos no momento certo e no local adequado.
Registro de Estoque
Cada produto deve ser mapeado com detalhes. Isso significa um alto nível de rastreabilidade, fator que influencia em toda a movimentação do estoque. Assim, para que isso de fato ocorra bem, o registro de estoque é uma etapa indispensável, em qualquer que seja a área de negócio.
Como controlar a entrada e saída de mercadorias?
Um fluxo ideal de mercadorias faz parte do sucesso do seu negócio. Por meio de ferramentas adequadas, a equipe responsável pelo controle e gestão de estoque pode organizar, com precisão, toda a entrada e saída de produtos.
Basta, inicialmente, padronizar o cadastro de produtos. Isto é, definir como serão cadastrados. Como, por exemplo, a partir de código de barras ou etiquetas identificadoras.
Em seguida, é imprescindível acompanhar os dados em tempo real. Isso porque não podem, de jeito nenhum, serem perdidos ou ficarem desatualizados. Neste caso, a tecnologia é uma ótima aliada em todo o processo.
Como anotar entrada e saída financeira?
De certa forma, o chamado fluxo de caixa é, lado a lado com o estoque, um dos maiores desafios para um bom gestor. Isso porque registrar a entrada e saída de recursos financeiros é a maneira de garantir um capital de giro seguro.
Entre os principais dados que deve conter em suas anotações, estão:
- Valores detalhados;
- Forma de pagamento;
- Especificação do produto vendido;
- Dados fiscais;
- Total do lucro obtido;
- Contas a pagar e a receber;
- Custos, despesas e investimentos etc.
O ideal é que todo o financeiro seja automatizado, através de um bom sistema como apoio. Assim, todos os dados são obtidos em tempo real, com cálculos precisos. Portanto, nem sempre um controle manual com planilhas é eficaz, principalmente quando há uma grande concentração de mercadorias.
Como organizar o estoque de uma empresa?
Para que o estoque da sua empresa esteja sempre bem organizado, é preciso garantir que todas as etapas do controle e gestão de estoque estejam em dia. Entre elas, estão as ferramentas como prateleiras, empilhadeiras e caixas. Além disso, o local precisa ser adaptado ao tipo do produto, bem como a equipe treinada para fornecer apoio diário.
A fim de organizar de maneira eficaz, defina o endereçamento dos produtos e realiza a separação por seções, blocos ou tipos, assim como é comum em supermercados, por exemplo. Dessa forma, fica mais fácil identificar o produto na prateleira, sem acarretar tarefas demoradas. Em conjunto com tais processos, utilize metodologias que mais se adaptem ao seu segmento.
E, para complementar, determine como serão feitas as conferências, bem como os inventários periódicos.
Qual a diferença entre MRP e ERP?
Para entender com facilidade os termos MRP (Material Requirement Planning) e ERP (Enterprise Resources Planning), precisamos pensar em tudo que eles contemplam. Dentro de uma organização, tais sistemas são peças-chaves para obter melhores resultados em processos internos e externos.
Os recursos de tecnologia da informação, entre os muitos benefícios, são ideias para empresas que buscam aprimorar a competitividade no mercado. No entanto, qual a diferença entre eles?
Em resumo, O MRP é um software que organiza toda a linha de produção, com foco principal em matérias-primas. Já o ERP contempla não apenas a produção, como também os demais processos de gestão, incluindo cálculos e métricas pré-definidos.
Quais são os relatórios de estoque?
Monitorar os dados do estoque é a maneira mais assertiva de garantir a organização adequada. Por essa razão, os relatórios são capazes de determinar os próximos passos, bem como estratégias necessárias em cada momento.
Conheça, abaixo, as 3 principais:
- Estoque e vendas: trata-se de um relatório que indica a quantidade de produtos em estoque atual, bem como as vendas realizadas por período;
- Necessidade de compras: um relatório do tipo que garante fornecer gráficos quando há pouco produtos em estoque e está em um bom momento para reabastecer;
- Reserva de produto ou pedidos: quantos pedidos e produtos estão reservados em filtros como atual, mês anterior ou anual;
A boa notícia é que já existem sistemas como o ERP ou o MRP, capazes de gerar todos os relatórios necessários de forma automática.
O que é a curva ABC na gestão do estoque?
O método é popular no meio logístico e isso se dá pela sua funcionalidade. Em síntese, a curva ABC é uma maneira de classificar informações, de modo a demonstrar quais produtos são mais rentáveis para os negócios.
A gestão de estoque com a metodologia define uma ordem de prioridades para os produtos, levando em consideração os que mais têm valor para o negócio.
Veja, abaixo, as classificações:
- A: Maior valor, cerca de 80% do valor total em vendas;
- B: Médio valor, cerca de 15% do valor total em vendas;
- C: Baixo valor, cerca de 5% do valor total em vendas.
O que é e quais são os tipos de inventário?
Sendo um instrumento de controle, o inventário consiste no processo de contagem dos itens presentes em estoque. O objetivo é emitir uma relação da quantidade de cada item armazenado.
São vários os tipos de inventários, sendo eles:
- Rotativo: trata-se da contagem periódica feita diariamente, semanalmente ou anualmente.
- Anual: é a contagem feita no final do ano fiscal. Geralmente, em dezembro.
- Parcial: conta-se, neste caso, somente parte dos itens em estoque.
- Cíclico: a contagem visa a segurança dos dados da empresa, realizado para fazer um comparativo entre as informações e a realidade.
Conclusão
Agora, para aproveitar todos os benefícios da gestão de estoque eficiente basta fazer um estudo sobre as diferentes metodologias e qual delas combina mais com a sua empresa. E caso precise de ajuda, entre em contato com a nossa equipe de vendas.
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4 anos atrás por Luan Fazio | 10 minutos No comments
