Gestão de cobrança: como fazer e principais ferramentas

Enquanto você aprende tudo sobre gestão de cobranças, conheça também nossa lista atualizada com os melhores sistemas de cobrança em 2024!

A gestão de cobrança está diretamente ligada com as finanças de um negócio. Sua má administração pode causar danos irreversíveis.

Conforme notícias divulgadas, o endividamento das famílias brasileiras se elevou a um novo patamar em 2021, sendo o maior índice desde 2010. São cerca de 71% dos brasileiros com alguma dívida ativa, a maior parte delas vêm de cartões de crédito, carnês e financiamento de carros.

Já o tempo médio de atrasos em pagamentos de dívidas também aumentou para 61,9 dias em julho de 2021, maior período registrado desde fevereiro. Outros dados revelaram que 73% das empresas do setor de serviços estão com dificuldades em receber 40% dos seus contratos. Realmente, não é fácil gerenciar cobranças.

Muitos fatores precisam ser levados em consideração para ser assertivos e conseguir receber dentro dos prazos.

Confira o texto e saiba como otimizar este processo com o uso de sistemas de gestão de cobrança.

O que é gestão de cobrança e suas etapas

Podemos definir gestão de cobrança como um conjunto de técnicas utilizadas para processar e administrar cobranças em aberto de clientes.

É por meio dessa gestão que se controlam as datas de vencimento de faturas e contratos, e por consequência, as inadimplências.

As inadimplências afetam diretamente o caixa da empresa, de onde estes valores deveriam sair para pagar fornecedores, funcionários, contas de consumo e outras despesas.

As etapas da gestão de cobrança devem passar, primeiramente, pelo acompanhamento dos valores pagos, à vencer e atrasados.

Depois, pela elaboração de propostas que visam favorecer ambas as partes, sem cobranças abusivas, mas sim, cobrando pelo justo.

E por fim, pelo contato com o cliente, que deve ser feito com autoridade, porém, com empatia e respeito.

Como melhorar os processos de gestão de cobranças?

O primeiro passo para fazer uma gestão de cobrança que ofereça resultados mensuráveis é estabelecer objetivos e metas. Assim, consegue-se obter informações sobre o desempenho das estratégias que serão utilizadas para cobrar os clientes.

Monitorar as metas também possibilita mensurar a curto e longo prazo o retorno das práticas adotadas e tomar decisões baseadas em dados.

Também é uma forma de antever dificuldades e uma possível ineficiência da campanha de cobrança que será realizada, permitindo correções antecipadamente.

O segundo passo é estar totalmente alinhado e organizado junto a outros indicadores do negócio, como fluxo de caixa e vendas.

Mas, por quê?

Bom, porque é impossível ter controle sobre os clientes inadimplentes sem saber as condições do contrato, como data de vencimento e acordos vigentes.

Também não há como saber como os valores em atraso estão impactando em seu fluxo de contas a pagar e a receber.

Ou seja, como você pode definir as condições para regularização das dívidas dos clientes sem saber como andam suas próprias contas?

Fazer renegociação de dívidas não significa que qualquer quantia paga vale todos os esforços voltados para essa cobrança.

E o principal, ao qual iremos nos aprofundar mais à frente, é adotar um software de gestão de cobrança.

Quais são os tipos de gestão de cobranças?

A gestão de cobranças pode ser de diversos tipos. As mais comuns são as cobranças ativas e passivas.

Um exemplo de cobrança ativa pode ser:

Recorrente: ao qual o cliente obtém um plano de assinatura anual, semestral ou mensal e é necessário gerenciar dados como validade do cartão de crédito utilizado, bem como sua atualização;

E as cobranças passivas podem ser:

Através de débito automático: ao qual o cliente tem os valores descontados diretamente em sua conta corrente. Neste caso, é necessário gerenciar constantemente se o desconto está ocorrendo e sendo repassado para sua empresa;

Através de faturas eletrônicas: que normalmente são enviadas por e-mail ou SMS através de código de barras e o link da fatura digital, sendo necessário o gerenciamento correto para acompanhar a data de pagamento, a data de baixa da fatura e a data do recebimento.

Quais os indicadores de desempenho (KPIs) para avaliar a efetividade da gestão de cobrança?

Veja alguns dos principais indicadores para medir o sucesso da gestão de cobrança e identificar áreas de melhoria:

Taxa de inadimplência

Definição: Percentual de clientes que não pagaram suas dívidas dentro do prazo estabelecido.
Cálculo: (Total de Dívidas Inadimplentes / Total de Dívidas Emitidas) x 100
Meta: Manter a taxa de inadimplência o mais baixa possível, geralmente abaixo de 5%.
Melhorias: Implementar políticas de crédito eficientes, oferecer opções flexíveis de pagamento e realizar cobranças proativas.

Prazo médio de recebimento (PMP)

Definição: Tempo médio que leva para receber os pagamentos dos clientes.
Cálculo: (Total de Contas a Receber / Recebimentos Totais) x Número de Dias
Meta: Reduzir o PMP para otimizar o fluxo de caixa e evitar atrasos nos pagamentos.
Melhorias: Agilizar o processo de cobrança, oferecer descontos para pagamentos antecipados e automatizar tarefas repetitivas.

Custo de cobrança

Definição: Gastos totais incorridos para recuperar as dívidas em atraso.
Cálculo: (Total de Gastos com Cobrança / Total de Dívidas Recuperadas)
Meta: Minimizar os custos de cobrança para maximizar a lucratividade.
Melhorias: Utilizar ferramentas de cobrança automatizada, terceirizar a cobrança para empresas especializadas e negociar acordos com devedores.

Índice de recuperação de crédito

Definição: Percentual da dívida total que foi recuperada.
Cálculo: (Total de Dívidas Recuperadas / Total de Dívidas Emitidas) x 100
Meta: Aumentar o índice de recuperação de crédito para minimizar perdas financeiras.
Melhorias: Implementar estratégias de cobrança eficazes, segmentar os devedores e oferecer soluções personalizadas.

Nível de satisfação dos clientes

Definição: Grau de satisfação dos clientes com o processo de cobrança.
Medição: Através de pesquisas de satisfação, feedback dos clientes e análise de reclamações.
Meta: Manter um alto nível de satisfação dos clientes para preservar a imagem da empresa e fidelizar os clientes.
Melhorias: Priorizar a comunicação transparente e respeitosa, oferecer opções flexíveis de pagamento e resolver as pendências de forma eficiente.

Como fazer uma cobrança?

Cobrar um cliente não é uma tarefa simples. Requer planejamento e organização para que aumentem as chances de conversão.

Para que não seja constrangedor e, por consequência, acabe rompendo o relacionamento entre empresa e cliente, é preciso ter todos os dados na tela, de forma automatizada e precisa.

Cultivar um relacionamento positivo com seus clientes é fundamental para uma gestão de cobrança eficiente. Isso se inicia com a comunicação proativa, enviando lembretes amigáveis sobre as datas de vencimento.

Através de diferentes canais, como e-mail, SMS ou WhatsApp, você mantém seus clientes informados e evita surpresas.

Quando necessário, uma ligação telefônica pode ser uma oportunidade para fortalecer o diálogo e buscar soluções conjuntas. Para isso, é essencial que a equipe de cobrança esteja preparada e segura das informações que transmite.

A empatia e o respeito mútuo são pilares inegociáveis durante todo o processo, mesmo em situações delicadas.

Ao oferecer boas oportunidades de regularização da dívida e construir um relacionamento positivo, você aumenta significativamente as chances de recebimento. E para aumentar as chances de sucesso e escalar seus resultados, um sistema de gestão de cobrança é uma ferramenta indispensável.

Recuperar, reter e fidelizar clientes é tão importante para a receita da empresa quanto conseguir novos clientes.

Portanto, vale a pena investir em estratégias automatizadas para dar maior eficiência à gestão de cobranças, e por consequência, fazer com que a saúde financeira da empresa se mantenha estável ou em evolução.

Por que um software de gestão de cobranças é importante para uma empresa?

Os softwares para gestão de cobranças conseguem te dar uma visão exata sobre os status de seus contratos. Por meio de ferramentas de BI, estes softwares mostram os contratos e faturamentos vencidos, os contratos cancelados e os contratos e faturamentos prestes a vencer.

Desta forma, você tem uma previsibilidade de seus recebimentos e das inadimplências, assim como conseguirá criar estratégias de fidelização e retenção destes clientes.

Você também consegue disparar lembretes aos clientes quando suas dívidas estiverem próximas à data de vencimento, emitir boletos, e receber seus pagamentos de diversos adquirentes e de diversas máquinas de cartão, bem como saber de onde vieram esses pagamentos de forma automática.

Além disso, utilizando a tecnologia para fazer sua gestão de cobranças, você diminui as falhas operacionais e o tempo gasto com preenchimento de dados manuais, e otimiza tempo para se ocupar com outras tarefas que não podem ser feitas por máquinas.

Os softwares de gestão de cobranças ainda têm outra vantagem que é a integração com outras plataformas.

Desta forma, você recebe e deixa tudo centralizado em um espaço comum, facilitando a busca dos dados e gestão da receita.

Os sistemas de gestão de cobranças também centralizam os dados pessoais e de contrato de todos os seus clientes em um único ambiente.

Essa capacidade permite que informações sejam encontradas e atualizadas facilmente utilizando filtros e outros parâmetros de busca.

Estes softwares fornecem uma visão mais limpa das informações por meio de dashboards com interfaces amigáveis e gráficos de desempenho.

Também facilitam a atuação preditiva em ocorrências que podem afetar seus resultados porque demonstram dados em tempo real.

Como escolher o melhor software de gestão de cobrança?

Primeiro, um sistema de gestão de cobrança precisa ser flexível para se adaptar às necessidades do negócio.

Segundo, precisa ter ferramentas para automatizar fluxos de processos, facilitando o controle com apenas alguns cliques.

Também tem que oferecer recursos para realizar cadastros de clientes com o máximo de informações possíveis, oferecer meios para emissão de boletos, personalização de lembretes e gestão dos pagamentos recebidos.

Escolher o melhor sistema de cobrança para a sua empresa também envolve conhecer as opiniões de outras empresas que utilizam essas ferramentas. Não deixe de conferir as avaliações para esses tipos de softwares no portal B2B Stack.

Conclusão

Utilizar boas práticas na hora da cobrança é fundamental para receber pagamentos dos clientes inadimplentes. Manter a boa conduta, não interromper e não discutir com o cliente são algumas dessas práticas.

Mas, além disso, é preciso ter uma gestão de cobrança eficiente para saber exatamente de quem, quando e quanto você deve receber. Para que você ganhe essa eficiência na gestão, utilizar métodos manuais não é uma opção.

É preciso implementar um sistema de gestão de cobrança em seu negócio para que se consiga automatizar processos financeiros e obter análises assertivas sobre todas as estratégias utilizadas.

Com estes softwares, você é capaz de acompanhar datas de vencimento de faturas, automatizar envio de notificações e lembretes para os clientes, emitir boletos e fazer uma gestão completa dos recebíveis..

No geral, os sistemas de gestão de cobrança oferecem diversos meios de pagamento para que você disponibilize várias opções de pagamento aos seus clientes.

Outros recursos comuns se tratam da personalização de páginas de checkout, envio de notificações aos clientes e gestão de todos os processos de cobrança e pagamentos em tempo real através de dashboards e relatórios.

Agora que você conhece soluções para melhorar a gestão de cobrança para a sua empresa, veja a lista completa com os melhores sistemas de cobrança na opinião dos usuários no portal B2B Stack, e potencialize os seus resultados com a ajuda da tecnologia!