Gestão Documental: por que é preciso investir nesse processo?

Independente de qual seja o segmento ou tamanho de uma empresa, todas elas precisam da gestão documental. Afinal, todas lidam com grandes quantidades de documentos e informações sobre muitos temas durante a rotina.

É natural que, quanto mais o negócio cresce, maior seja o volume de informações. Por isso, fazer gestão documental é crucial para ter estratégia com mais sucesso dentro do ambiente.

Como seu negócio lida com documentos – sejam eles físicos ou online? Vamos falar mais sobre a gestão documental e como você pode implementar essa estratégia da melhor forma!

O que é gestão documental?

A gestão documental é o conjunto de processos que garantem toda a produção, armazenamento e uso correto de todos os documentos de uma empresa. Essa é uma tarefa muito importante dentro de um negócio.

Muito mais do que guardar em pastas soltas, por exemplo, essa estratégia envolve, de fato, o gerenciamento, organização, compartilhamento e análise de todo o processo que engloba os muitos documentos e informações que existem dentro de uma organização.

De forma geral, a gestão documental tem o objetivo de realizar o gerenciamento de informações relevantes, permitindo o bom funcionamento, organização e conformidade da empresa.

Muitos são os documentos que passam pelas empresas e que precisam ser arquivados e gerenciados de forma correta, como:

Notas fiscais, recibos e comprovantes de operações financeiras;
Relatórios contábeis e gerenciais;
Contas dos mais variados fornecedores;
Orçamentos e previsões orçamentárias;
Guias de recolhimento de tributos;
Manuais de procedimento da empresa;
Documentos trabalhistas de funcionários;
E-mail e backups relevantes;

Os documentos podem existir de forma física ou online e, com a digitalização e tecnologia, cada vez mais a gestão documental é voltada para ferramentas e softwares, como o da Factorial RH e muitas são as formas de garantir segurança, disponibilidade e acabar com os problemas de espaço e perda de documentos e informações nas organizações.

Gestão documental: benefícios para o seu negócio

A gestão de documentos facilita a rotina dos profissionais e organiza tudo o que é preciso dentro de um negócio, mas esse processo dá diversas outras vantagens para as empresas. Listamos algumas para você entender por que olhar para a estratégia:

Garante segurança jurídica

A Lei de Acesso a Informações Públicas determina que empresas e órgãos públicos são obrigados a disponibilizar seus documentos para que sejam consultados pela população, ou seja, para esse tipo de negócio, é crucial ter documentação e formas rápidas de encontrar o que deseja.

Quando falamos de empresa privada, outras leis passam a ser relevantes como o controle de pontos, jornada de trabalho, folhas de pagamento, guias de recolhimento de impostos e muitas outras e, somente com gestão documental é que tudo passa a ser organizado e disponível para ser utilizado quando requisitado.

Preserva o histórico do negócio

A gestão de documentos é peça chave para o crescimento e análise do negócio, afinal, com ela é possível obter análises, avaliações e informações do passado para comparações e ações.

Ao ter preservado o histórico do negócio – especialmente de forma online – fica muito mais fácil entender os resultados positivos e negativos e é possível traçar mais estratégias com base em dados reais.

Dá segurança para as informações

Muitos documentos de um negócio possuem informações sigilosas e que não podem ser compartilhadas com muitas pessoas. Com a gestão documental, especialmente feita de forma online e em plataformas para tal, o negócio ganha em segurança e confidencialidade.

Com estratégia e organização, é possível dar ou não acessos e fazer com que os documentos sejam acessados somente pelas pessoas chave, diminuindo risco de interceptação, vazamento ou perda de dados.

Possibilita maior agilidade e produtividade

É comum que os colaboradores precisem de documentos e informações em sua rotina de trabalho, certo? Como isso é feito no seu dia a dia? Os documentos estão em salas, pastas, gavetas, e-mails antigos ou já foram perdidos? A falta de organização faz com que seja preciso muito tempo na busca de informações e a queda de produtividade é notada.

Com a gestão documental, este deixa de ser um problema e as pessoas encontram o que precisam de forma ágil e rápida, fazendo com que foquem em tarefas realmente importantes para o negócio.

Reduz os custos

E claro que não podemos falar de gestão documental sem falar da redução de custos que a otimização dos processos leva para um negócio. Ao ter gestão e usar a tecnologia para o processo, a empresa elimina salas, materiais, impressões e aproveita melhor seu espaço físico.

Mais do que isso, a organização dos documentos evita gastos com a falta de produtividade, retrabalho e custos operacionais.

Como fazer a gestão documental de forma eficiente: 5 dicas

Agora que você sabe mais sobre a gestão de documentos e seus benefícios, vamos falar sobre ela na prática! Para isso, reunimos algumas dicas que vão fazer toda a diferença em seu cenário:

1. Saiba o que tem em seu espaço físico e otimize

É natural que grande parte dos negócios tenham muitos documentos e papéis espalhados pela empresa e é importante olhar o que existe dentro de casa e otimizar o que for possível.

Reúna documentos, verifique datas, entenda o que realmente é útil ou o que pode ser descartado. Quando falamos em otimizar e contar com a tecnologia, não significa jogar tudo no lixo e usar ferramentas, afinal, algumas peças, como contratos e escrituras, precisam ser mantidas também em versões físicas, para uso em caso de necessidade.

Aqui, lembre-se que cada documento tem uma vida útil, e nem todos precisam ser guardados para sempre. Descartar parte dos papéis ou arquivos digitais é necessário para liberar espaço nas prateleiras ou softwares da empresa.

Uma carta de pedido de demissão, por exemplo, deve ser mantida por cerca de 5 anos. Já os comprovantes de quitação com a Previdência Social precisam estar acessíveis por pelo menos 30 anos.

Portanto, o primeiro passo é saber o que existe de fato em seu negócio, organizar e otimizar o espaço para não precisar de salas e salas cheias de papéis que não fazem mais sentido.

2. Classifique os documentos

Sejam físicos ou online, é importante que os documentos sejam classificados para uma boa organização. Contas ficam com contas e podem ser separadas por meses ou ano, por exemplo, enquanto os documentos ficam todos juntos, faz sentido?

Nas gavetas das salas ou nas ferramentas de gestão, ter classificação é um passo crucial para uma verdadeira organização.

3. Colete assinaturas de forma inteligente

A maioria dos documentos precisam de assinatura, seja dos colaboradores, clientes, parceiros ou fornecedores. É um grande trabalho e tempo imprimir papéis e passar por todas as pessoas que precisam fazer parte desse processo, não é mesmo?

Portanto, essa também é uma rotina que precisa ser otimizada e acelerada e, com a gestão documental de forma online, a coleta de assinatura deixa de ser um problema. Coletar assinaturas digitalmente é prático e seguro e faz com que as informações sejam compiladas de forma simples e ágil.

4. Tenha políticas para uso dos documentos

Informações não podem ser acessadas por todos da empresa e é preciso ter políticas sobre seu uso, compartilhamento, acesso e outros. Portanto, tenha políticas claras para que a gestão documental de fato faça sentido.

Aqui é importante contar com criptografias, senhas, métodos de solicitação e autenticação para informações sensíveis, por exemplo. Lembre-se que todo cuidado com a segurança é pouco e faz toda diferença para a saúde do seu negócio.

5. Invista em tecnologia

A maneira mais eficiente de organizar arquivos e fazer gestão documental é com a ajuda da tecnologia, portanto, investir em ferramentas é crucial para essa estratégia.

As ferramentas de gestão eletrônica de documentos são plataformas flexíveis e personalizadas que integram os dados da companhia em uma única plataforma, possibilitando filtros, categorias, separações e acessos.

Mais do que isso, as plataformas garantem segurança, minimizam perda de dados e possibilitam um fluxo de informações mais seguro e eficiente.

Qual o melhor software de gestão documental?

Muitos são os softwares disponíveis no mercado, mas poucos são tão completos para a Gestão Documental do seu negócio do que a Factorial, que possibilita a administração dos documentos das empresas e colaboradores de forma simples e segura.

A Factorial é um software na nuvem que ajuda as empresas a automatizarem seus processos de RH, oferecendo autonomia e eficiência aos colaboradores, mantendo as informações sempre atualizadas, seguras e fáceis de administrar. Para isso, muitos são os recursos e possibilidades, como:

Todos os documentos da empresa e dos colaboradores centralizados e organizados;
Pastas personalizadas para cada tipo de documento;
Notificação para colaboradores envolvidos no processo;
Carregamento em massa e de forma simples para te ajudar a digitalizar;
Importação dos documentos da empresa, sejam eles públicos ou privados;
Assinatura digital, 100% legal e segura;
Solicitação da assinatura de um ou mais colaboradores para um mesmo documento;
Fluxos de aprovação automáticos para cada tipo de documento;
Relatórios personalizados sobre os dados dos seus documentos;
Campos personalizados e informações para cada documento;
Configuração das autorizações de visualização dos documentos;
Segurança e proteção de informações e documentos através de um sistema de encriptação avançado e um acesso individual para cada usuário.

Deu para perceber como a gestão documental é importante e leva benefícios para um negócio, não é mesmo? O quanto sua organização está olhando para os documentos, organizando-os e usando informações de forma assertiva e analítica?