Imagine uma plataforma que disponibiliza diversas ferramentas comerciais integradas, com armazenamento em nuvem, permitindo compartilhamentos e colaborações. Imaginou? Sim, este é o Google Drive!
O Google Drive surgiu em 2012 como uma evolução ao Google Docs, e hoje em dia, é muito difícil achar alguém que não use essa importante ferramenta tecnológica.
Vamos conferir este guia do Google Drive comercial, com tudo o que há por trás, suas vantagens e um passo a passo de utilização.
O que é o Google Drive?
O Google Drive faz parte da cadeia de aplicativos do Google, tendo como função o armazenamento em nuvem de fotos, documentos de texto, planilhas e apresentações. Tudo sincronizado e podendo compartilhá-los entre sua equipe.
Isso ocorre de forma online, dispensando a instalação de softwares em seu dispositivo.
Também pode ser acessado em aparelhos móveis através de aplicativo, caso não queira acessar pelo próprio navegador.
Com a sincronização do Google Drive, você consegue importar documentos que estão em seus dispositivos móveis, computadores ou notebooks, e fazer backups automáticos direto para a plataforma.
É possível compartilhar estes documentos com participantes que você seleciona, permitindo que eles colaborem com sua criação e edição, funcionando como uma ferramenta corporativa.
No Google Drive, você pode ativar um acesso off-line e realizar alterações em planilhas, docs ou apresentações mesmo sem utilizar a internet.
Veja também nosso post comparativo de plataformas de armazenamento, Google Drive x Dropbox.
Como usar o Google Drive
Vamos ver um passo a passo de como usar o Google Drive através do seu computador?
Crie uma conta
Para entrar em grande parte dos produtos disponibilizados pelo Google, você precisará entrar com seu login, e assim, ter acesso aos conteúdos completos.
O primeiro passo para criar sua conta é acessar a página Google Workspace e clicar em “Iniciar agora”;
E opta por qual domínio utilizar;
Selecionando o domínio, escolher se deseja ou não receber e-mails informativos, e se quer treinar seus colaboradores para utilizar o Google Workspace;
Informa como fará o login;
Você também pode treinar os demais usuários da conta;
Conta criada! Após este último passo, você irá configurar sua conta de acordo com suas necessidades.
E essa é a cara do menu inicial:
Acesse o Drive
Nos 6 pontinhos, você tem acesso a todas as aplicações disponibilizadas pelo Google Workspace;
No nosso caso, escolhemos o Drive;
E…dessa forma, o Drive corporativo se abre:
Ferramentas do Google para usar junto ao Google Drive
Sabe-se que existem diversas ferramentas disponibilizadas pelo Google que são armazenadas e podem ser abertas pelo Drive.
Então, vamos falar um pouco sobre elas.
Google Sheets
O Google Sheets está incluso no ecossistema de aplicativos da Google Workspace. Através dele, você cria e edita planilhas, como as do Excel, porém, tudo de forma online, permitindo também seu compartilhamento e colaboração entre membros da equipe.
As planilhas são salvas no Drive automaticamente, e você consegue acompanhar todas as edições em tempo real.
Google Docs
O Google Docs é o aplicativo do Google que se assemelha ao Word, da Microsoft, porém, com mais vantagens: você tem atualizações em tempo real e salvamento automático no Drive.
Nele, você cria e edita textos, compartilha com os membros da equipe, e consegue inserir comentários com orientações a partir da colaboração dos participantes no documento.
Google Apresentações
O Google Apresentações ou Google Slides é uma ferramenta similar ao Microsoft Power Point, onde você cria e edita slides online, com salvamento automático e atualizações em tempo real.
Assim como o Sheets e o Docs, o Google Apresentações te dá opções de compartilhamento, colaborações, inserção de comentários, tendo um controle total sobre o que está acontecendo em seu documento.
Aproveitando mais do Google Drive com o G Suite
O G Suite é o novo Google Workspace! Confira o que mudou no serviço do Google para empresas!
O que é o G Suite?
G Suite, agora Google Workspace, é um pacote de serviços para empresas disponibilizado pela Google, com ferramentas corporativas próprias, personalizáveis e integradas no novo espaço de trabalho, que podem ser acessadas em qualquer lugar.
Essas ferramentas possibilitam a organização da empresa, contando ainda com o compartilhamento e edição de informações em tempo real entre colaboradores e gestores para facilitar a comunicação de setores e equipes.
Os aplicativos disponibilizados pela plataforma nessa nova versão são Gmail (comercial, personalizável e colaborativo), Meet, Chat, Agenda, Drive, Docs, Planilhas, Apresentações, Formulários, Sites, Keep, Apps Script e Cloud Search.
Entre as atualizações da plataforma estão:
- Atualização do layout e ícones;
- Duas novas categorias de planos, o Business Standard e o Business Plus;
- Ambiente de colaboração de trabalho onde agora é possível marcar os colaboradores com “@”, e as prévias de documentos ficam disponíveis para visualização ao clicar no link do documento;
- Possibilidade de criar grupos ou salas de projetos, selecionando usuários específicos e outros convidados, como clientes, por exemplo.
Quais os benefícios do GSuite?
- Você desocupa espaço dos seus dispositivos;
- Não corre o risco de dar uma pane no sistema e perder todos os seus arquivos e mídias;
- Pode acessar a plataforma de qualquer lugar, a qualquer hora;
- Compartilha documentos;
- Acompanha as colaborações em tempo real;
- Está sem internet, e lembrou que precisa alterar seu documento? Se a sincronização off-line estiver habilitada, você edita seu documento e ele será atualizado no Drive assim que o computador reconhecer o sinal de internet.
- E-mail corporativo;
- Abertura, edição de documentos, e videoconferências em uma única guia;
- Integração de aplicativos;
- Armazenamento em nuvem;
- Segurança de dados;
- Inteligência Artificial.
Gmail
Gmail é o serviço de webmail da Google que possui funcionalidades diferenciadas para os planos Business. No Gmail corporativo você cria seu e-mail de domínio próprio e tem endereços de grupo ilimitados
Também abrange mais armazenamento do que o Gmail pessoal, não possui anúncios, tem proteção contra spam, conta com suporte 24 horas durante 7 dias por semana e sincronização de e-mails Outlook, Apple Mail e Mozilla Thunderbird.
Google Drive
Google Drive é o aplicativo de armazenamento da Google que pode ser sincronizado com seu computador, notebook e dispositivo móvel, permitindo o backup de arquivos entre esses aparelhos e o Drive.
Seus arquivos ficam disponíveis de forma online para que você possa acessar de qualquer lugar, a qualquer momento. Além disso, na versão corporativa você tem maior armazenamento e consegue compartilhar drives com sua equipe.
Google Meet
Google Meet é uma solução para videoconferências criptografadas com sua equipe ou clientes, apenas compartilhando um link. Este link pode ser distribuído na Agenda, e-mail, ou como achar melhor.
O Meet permite que você acesse suas reuniões de qualquer lugar, já que possui aplicativo para Android e IOS e também é compatível com outras ferramentas de vídeochamadas, como Skype for Business.
Google Calendar
Google Calendar, ou Agenda, é uma ferramenta online integrada ao Gmail, Drive, Contatos, Sites e ao Meet. É possível criar agendas compartilhadas entre os membros para visualização da disponibilidade dos participantes.
Também é sincronizável com a agenda do seu próprio dispositivo móvel, e permite personalizar lembretes, para não se esquecer dos compromissos agendados.
Google Chat
Google Chat é uma aplicação para conversas instantâneas, que pode ser usada de forma independente ou integrada, facilitando o compartilhamento de arquivos e a comunicação entre a equipe.
É possível migrar os dados do Hangouts para não perder nenhum contato e conversar até mesmo com usuários externos. A pesquisa nas conversas conta com a tecnologia Google, para encontrar o que precisa facilmente.
Google Docs
Google Docs é uma ferramenta de criação e edição de textos 100% online, que possibilita formatações simultâneas entre os membros da equipe, acompanhamento em tempo real e salvamento automático.
Você pode se comunicar através do bate-papo da própria ferramenta enquanto está editando, importar documentos já existentes em seu dispositivo, sendo compatível com os principais tipos de arquivos.
Google Sheets
Google Sheets é uma solução que permite a criação, edição, compartilhamento e colaboração em planilhas online, que são atualizadas em tempo real e salvas automaticamente a cada formatação.
Pode ser acessado por computador, notebook ou dispositivos móveis, possibilitando também a importação de arquivos já existentes, e contando com mais de 400 funções para manusear os dados.
Google Slides
Google Slides é um criador de apresentações, com funcionalidades para edição, compartilhamento e colaboração entre os participantes da equipe.
Assim como o Docs e Sheets, o Slides possui salvamento automático, atualizações simultâneas e importação de arquivos, permitindo acompanhamento e gerenciamento eficientes.
Google Keep
Google Keep é uma ferramenta colaborativa para criação de notas em formato de listas, áudios, fotos, desenhos, entre outros, que facilita a organização de tarefas e ideias.
Com ele, você consegue filtrar suas notas rapidamente, fixar as mais importantes no topo da página, adicionar lembretes, e sincronizar com seus dispositivos.
Google Sites
Google Sites é um criador de sites para equipes, projetos ou eventos, que permite colaboração entre os membros simultaneamente, e os temas são elaborados para uma boa visualização em qualquer dispositivo.
É um modo simples de criar páginas para divulgação, sem necessidade de especialistas, apenas clicando e arrastando os conteúdos, que serão reorganizados automaticamente.
Google Forms
Google Forms, ou Formulários, é uma ferramenta que te auxilia na produção de formulários personalizados para questionários, pesquisas e cadastros, sendo possível a adição de imagens para maior credibilidade.
Você acompanha os resultados em tempo real e consegue sincronizar com o Google Sheets e outros softwares para gerar gráficos e análises dos dados brutos.
Google Currents
Google Currents, conhecida anteriormente como Google +, é como uma rede social para gerar interações e discussões entre colaboradores de uma empresa, criando um círculo de amizades de pessoas com os mesmos interesses.
Com a atualização de G Suite para Google Workspace, o Google Current está se integrando com outras ferramentas como Meet e Calendário, e os perfis e publicações do Google + foram migrados automaticamente para ele.
Planos e preços
Com a mudança de G Suite para Google Workspace, os valores dos planos Business e as funcionalidades alteraram.
Os planos Starter, Standard e Plus são para no máximo 300 usuários. Já no plano Enterprise, não há limite de usuários.
O Google Workspace permite teste gratuito por 14 dias.
Business Starter
R$24,30/mês/usuário. Contempla e-mail comercial personalizado e seguro, videochamadas para até 100 participantes, 30GB de armazenamento por usuário, controles de segurança e gerenciamento, e suporte padrão.
Business Standard
R$48,60/mês/usuário. Possui e-mail comercial personalizado e seguro, videochamadas com até 150 participantes + gravação; 2 TB de armazenamento por usuário, controles de segurança e gerenciamento, e suporte padrão;
Business Plus
R$81,00/mês/usuário. Fornece e-mail comercial personalizado e seguro + e-discovery + retenção, videochamadas com até 250 participantes + gravação + controle de participação, 5 TB de armazenamento por usuário, controles aprimorados de segurança, suporte padrão;
Enterprise
Necessário entrar em contato com a equipe de vendas para consulta do valor. Inclui e-mail comercial personalizado e seguro + e-discovery + retenção + criptografia S/MIME, videochamadas com até 250 participantes + gravação + controle de participação + cancelamento de ruído + transmissão ao vivo no domínio, sem limite de armazenamento por usuário, controles avançados de segurança, suporte aprimorado.
3 Dicas de uso do Google Drive
Visto tudo isso, vamos a um passo a passo rápido de utilização do Google Drive.
Como compartilhar arquivos no Google Drive
Ao entrar no Google Drive, selecione o arquivo que deseja compartilhar clicando duas vezes;
Ao entrar no Google Drive, selecione o arquivo que deseja compartilhar clicando duas vezes;
Utilize a caixa de texto abaixo de “Pessoas” para escrever os nomes e/ou e-mails de quem receberá o arquivo;
Clicar no lápis ao lado da caixa de texto para definir se o usuário poderá ou não editar o documento, e em seguida, clicar em enviar;
Caso o usuário não tenha conta Google, clique em “Enviar convite”, permitindo o compartilhamento por 14 dias, ou “Enviar link”, que envia o link para visualização do arquivo, e selecionar “Enviar”.
Como baixar arquivos do Google Drive
Abrindo o Google Drive, selecione o arquivo que quer baixar com 1 clique (caso deseje baixar mais de um arquivo, segure Ctrl ou Shift enquanto estiver selecionando os arquivos restantes);
Clique com o botão direito do mouse, em qualquer arquivo selecionado, e vá na opção “Fazer download”.
Como usar o Drive no celular?
O primeiro passo é baixar o APP Drive para IOS ou Android;
Após realizar o login, você começará a adicionar os arquivos clicando no sinal de “+”;
Clicar em “Fazer upload”;
E selecionar em seu aparelho os arquivos que deseja exportar para o Drive.
Para criar arquivos no Google Drive
Clicar no mesmo sinal “+” do passo anterior;
E selecionar a opção desejada: Documentos, Planilhas ou Apresentações;
Para buscar arquivos e pastas
Clicar na caixa de texto superior da página;
Aparecerão algumas opções de categorias para selecionar, caso queira pesquisar o arquivo por nome dentro delas;
Conclusão
Como podemos ver, o Google Drive chegou para facilitar a vida do mundo todo com suas ferramentas super intuitivas.
Com a integração de ferramentas funcionais para o dia a dia de uma empresa, o armazenamento em nuvem, e a possibilidade de compartilhamento e colaboração dos arquivos, a comunicação entre colaboradores e gestores e a produtividade do time se tornam muito mais eficientes e assertivas.
Dê uma olhada também nos melhores softwares para armazenamento e compartilhamento em nosso portal B2B Stack!
