Guia do Google Drive e todas as suas ferramentas

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Imagine uma plataforma que disponibiliza diversas ferramentas comerciais integradas, com armazenamento em nuvem, permitindo compartilhamentos e colaborações. Imaginou? Sim, este é o Google Drive!

O Google Drive surgiu em 2012 como uma evolução ao Google Docs, e hoje em dia, é muito difícil achar alguém que não use essa importante ferramenta tecnológica.

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Vamos conferir este guia do Google Drive comercial, com tudo o que há por trás, suas vantagens e um passo a passo de utilização.

O que é o Google Drive?

O Google Drive faz parte da cadeia de aplicativos do Google, tendo como função o armazenamento em nuvem de fotos, documentos de texto, planilhas e apresentações. Tudo sincronizado e podendo compartilhá-los entre sua equipe.

Isso ocorre de forma online, dispensando a instalação de softwares em seu dispositivo.

Também pode ser acessado em aparelhos móveis através de aplicativo, caso não queira acessar pelo próprio navegador. 

Com a sincronização do Google Drive, você consegue importar documentos que estão em seus dispositivos móveis, computadores ou notebooks, e fazer backups automáticos direto para a plataforma. 

É possível compartilhar estes documentos com participantes que você seleciona, permitindo que eles colaborem com sua criação e edição, funcionando como uma ferramenta corporativa. 

No Google Drive, você pode ativar um acesso off-line e realizar alterações em planilhas, docs ou apresentações mesmo sem utilizar a internet.

Veja também nosso post comparativo de plataformas de armazenamento, Google Drive x Dropbox.

Como usar o Google Drive

Vamos ver um passo a passo de como usar o Google Drive através do seu computador?

Crie uma conta

Para entrar em grande parte dos produtos disponibilizados pelo Google, você precisará entrar com seu login, e assim, ter acesso aos conteúdos completos. 

O primeiro passo para criar sua conta é acessar a página Google Workspace e clicar em “Iniciar agora”;

Como usar o Google Drive

E opta por qual domínio utilizar;

Como usar o Google Drive

Selecionando o domínio, escolher se deseja ou não receber e-mails informativos, e se quer treinar seus colaboradores para utilizar o Google Workspace;Como usar o Google Drive

Informa como fará o login;

Como usar o Google Drive

Você também pode treinar os demais usuários da conta;

Como usar o Google Drive

Conta criada! Após este último passo, você irá configurar sua conta de acordo com suas necessidades.

Como usar o Google Drive

E essa é a cara do menu inicial:

Como usar o Google Drive

Acesse o Drive

Nos 6 pontinhos, você tem acesso a todas as aplicações disponibilizadas pelo Google Workspace;

Como usar o Google Drive

No nosso caso, escolhemos o Drive;

Como usar o Google Drive

E…dessa forma, o Drive corporativo se abre:

Google Drive corporativo

Ferramentas do Google para usar junto ao Google Drive

Sabe-se que existem diversas ferramentas disponibilizadas pelo Google que são armazenadas e podem ser abertas pelo Drive.

Então, vamos falar um pouco sobre elas. 

Google Sheets

O Google Sheets está incluso no ecossistema de aplicativos da Google Workspace. Através dele, você cria e edita planilhas, como as do Excel, porém, tudo de forma online, permitindo também seu compartilhamento e colaboração entre membros da equipe.

As planilhas são salvas no Drive automaticamente, e você consegue acompanhar todas as edições em tempo real. 

Google Docs

O Google Docs é o aplicativo do Google que se assemelha ao Word, da Microsoft, porém, com mais vantagens: você tem atualizações em tempo real e salvamento automático no Drive.

Nele, você cria e edita textos, compartilha com os membros da equipe, e consegue inserir comentários com orientações a partir da colaboração dos participantes no documento.

Google Apresentações

O Google Apresentações ou Google Slides é uma ferramenta similar ao Microsoft Power Point, onde você cria e edita slides online, com salvamento automático e atualizações em tempo real.

Assim como o Sheets e o Docs, o Google Apresentações te dá opções de compartilhamento, colaborações, inserção de comentários, tendo um controle total sobre o que está acontecendo em seu documento.

Aproveitando mais do Google Drive com o G Suite

Como usar o G Suite

O G Suite é o novo Google Workspace! Confira o que mudou no serviço do Google para empresas!

O que é o G Suite?

G Suite, agora Google Workspace, é um pacote de serviços para empresas disponibilizado pela Google, com ferramentas corporativas próprias, personalizáveis e integradas no novo espaço de trabalho, que podem ser acessadas em qualquer lugar.

Essas ferramentas possibilitam a organização da empresa, contando ainda com o compartilhamento e edição de informações em tempo real entre colaboradores e gestores para facilitar a comunicação de setores e equipes. 

Os aplicativos disponibilizados pela plataforma nessa nova versão são Gmail (comercial, personalizável e colaborativo), Meet, Chat, Agenda, Drive, Docs, Planilhas, Apresentações, Formulários, Sites, Keep, Apps Script e Cloud Search.

Entre as atualizações da plataforma estão:

  • Atualização do layout e ícones;
  • Duas novas categorias de planos, o Business Standard e o Business Plus;
  • Ambiente de colaboração de trabalho onde agora é possível marcar os colaboradores com “@”, e as prévias de documentos ficam disponíveis para visualização ao clicar no link do documento;
  • Possibilidade de criar grupos ou salas de projetos, selecionando usuários específicos e outros convidados, como clientes, por exemplo.

Quais os benefícios do GSuite?

  • Você desocupa espaço dos seus dispositivos;
  • Não corre o risco de dar uma pane no sistema e perder todos os seus arquivos e mídias;
  • Pode acessar a plataforma de qualquer lugar, a qualquer hora;
  • Compartilha documentos;
  • Acompanha as colaborações em tempo real;
  • Está sem internet, e lembrou que precisa alterar seu documento? Se a sincronização off-line estiver habilitada, você edita seu documento e ele será atualizado no Drive assim que o computador reconhecer o sinal de internet.
  • E-mail corporativo;
  • Abertura, edição de documentos, e videoconferências em uma única guia;
  • Integração de aplicativos;
  • Armazenamento em nuvem;
  • Segurança de dados;
  • Inteligência Artificial.

Gmail

Como usar o Gmail

Gmail é o serviço de webmail da Google que possui funcionalidades diferenciadas para os planos Business. No Gmail corporativo você cria seu e-mail de domínio próprio e tem endereços de grupo ilimitados

Também abrange mais armazenamento do que o Gmail pessoal, não possui anúncios, tem proteção contra spam, conta com suporte 24 horas durante 7 dias por semana e sincronização de e-mails Outlook, Apple Mail e Mozilla Thunderbird.

Google Drive

Usando melhor o Google Drive

Google Drive é o aplicativo de armazenamento da Google que pode ser sincronizado com seu computador, notebook e dispositivo móvel, permitindo o backup de arquivos entre esses aparelhos e o Drive.

Seus arquivos ficam disponíveis de forma online para que você possa acessar de qualquer lugar, a qualquer momento. Além disso, na versão corporativa você tem maior armazenamento e consegue compartilhar drives com sua equipe.

Google Meet

Como usar o Google Meet

Google Meet é uma solução para videoconferências criptografadas com sua equipe ou clientes, apenas compartilhando um link. Este link pode ser distribuído na Agenda, e-mail, ou como achar melhor.

O Meet permite que você acesse suas reuniões de qualquer lugar, já que possui aplicativo para Android e IOS e também é compatível com outras ferramentas de vídeochamadas, como Skype for Business.

Google Calendar

Como usar o Google Calendar

Google Calendar, ou Agenda, é uma ferramenta online integrada ao Gmail, Drive, Contatos, Sites e ao Meet. É possível criar agendas compartilhadas entre os membros para visualização da disponibilidade dos participantes.

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Também é sincronizável com a agenda do seu próprio dispositivo móvel, e permite personalizar lembretes, para não se esquecer dos compromissos agendados.

Google Chat

Como usar o Google Chat

Google Chat é uma aplicação para conversas instantâneas, que pode ser usada de forma independente ou integrada, facilitando o compartilhamento de arquivos e a comunicação entre a equipe.

É possível migrar os dados do Hangouts para não perder nenhum contato e conversar até mesmo com usuários externos. A pesquisa nas conversas conta com a tecnologia Google, para encontrar o que precisa facilmente.

Google Docs

Como usar o Google Docs

Google Docs é uma ferramenta de criação e edição de textos 100% online, que possibilita formatações simultâneas entre os membros da equipe, acompanhamento em tempo real e salvamento automático.

Você pode se comunicar através do bate-papo da própria ferramenta enquanto está editando, importar documentos já existentes em seu dispositivo, sendo compatível com os principais tipos de arquivos.

Google Sheets

Como usar o Google Sheets

Google Sheets é uma solução que permite a criação, edição, compartilhamento e colaboração em planilhas online, que são atualizadas em tempo real e salvas automaticamente a cada formatação.

Pode ser acessado por computador, notebook ou dispositivos móveis, possibilitando também a importação de arquivos já existentes, e contando com mais de 400 funções para manusear os dados.

Google Slides

Como usar o Google Slides

Google Slides é um criador de apresentações, com funcionalidades para edição, compartilhamento e colaboração entre os participantes da equipe.

Assim como o Docs e Sheets, o Slides possui salvamento automático, atualizações simultâneas e importação de arquivos, permitindo acompanhamento e gerenciamento eficientes.

Google Keep

Como usar o Google Keep

Google Keep é uma ferramenta colaborativa para criação de notas em formato de listas, áudios, fotos, desenhos, entre outros, que facilita a organização de tarefas e ideias.

Com ele, você consegue filtrar suas notas rapidamente, fixar as mais importantes no topo da página, adicionar lembretes, e sincronizar com seus dispositivos.

Google Sites

Como usar o Google Sites

Google Sites é um criador de sites para equipes, projetos ou eventos, que permite colaboração entre os membros simultaneamente, e os temas são elaborados para uma boa visualização em qualquer dispositivo.

É um modo simples de criar páginas para divulgação, sem necessidade de especialistas, apenas clicando e arrastando os conteúdos, que serão reorganizados automaticamente.

Google Forms

Como usar o Google Forms

Google Forms, ou Formulários, é uma ferramenta que te auxilia na produção de formulários personalizados para questionários, pesquisas e cadastros, sendo possível a adição de imagens para maior credibilidade.

Você acompanha os resultados em tempo real e consegue sincronizar com o Google Sheets e outros softwares para gerar gráficos e análises dos dados brutos.

Google Currents

Como usar o Google Currents

Google Currents, conhecida anteriormente como Google +, é como uma rede social para gerar interações e discussões entre colaboradores de uma empresa, criando um círculo de amizades de pessoas com os mesmos interesses.

Com a atualização de G Suite para Google Workspace, o Google Current está se integrando com outras ferramentas como Meet e Calendário, e os perfis e publicações do Google + foram migrados automaticamente para ele.

Planos e preços 

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Com a mudança de G Suite para Google Workspace, os valores dos planos Business e as funcionalidades alteraram.

Os planos Starter, Standard e Plus são para no máximo 300 usuários. Já no plano Enterprise, não há limite de usuários.

O Google Workspace permite teste gratuito por 14 dias.

Business Starter

R$24,30/mês/usuário. Contempla e-mail comercial personalizado e seguro, videochamadas para até 100 participantes, 30GB de armazenamento por usuário, controles de segurança e gerenciamento, e suporte padrão.

Business Standard

R$48,60/mês/usuário. Possui e-mail comercial personalizado e seguro, videochamadas com até 150 participantes + gravação; 2 TB de armazenamento por usuário, controles de segurança e gerenciamento, e suporte padrão;

Business Plus

R$81,00/mês/usuário. Fornece e-mail comercial personalizado e seguro + e-discovery + retenção, videochamadas com até 250 participantes + gravação + controle de participação, 5 TB de armazenamento por usuário, controles aprimorados de segurança, suporte padrão;

Enterprise

Necessário entrar em contato com a equipe de vendas para consulta do valor. Inclui e-mail comercial personalizado e seguro + e-discovery + retenção + criptografia S/MIME, videochamadas com até 250 participantes + gravação + controle de participação + cancelamento de ruído + transmissão ao vivo no domínio, sem limite de armazenamento por usuário, controles avançados de segurança, suporte aprimorado.

3 Dicas de uso do Google Drive

Visto tudo isso, vamos a um passo a passo rápido de utilização do Google Drive.

Como compartilhar arquivos no Google Drive

Ao entrar no Google Drive, selecione o arquivo que deseja compartilhar clicando duas vezes;

Como compartilhar arquivos no drive

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Ao entrar no Google Drive, selecione o arquivo que deseja compartilhar clicando duas vezes;

Como compartilhar arquivos no Google Drive

Utilize a caixa de texto abaixo de “Pessoas” para escrever os nomes e/ou e-mails de quem receberá o arquivo;

Como compartilhar arquivos no Google Drive

Clicar no lápis ao lado da caixa de texto para definir se o usuário poderá ou não editar o documento, e em seguida, clicar em enviar;

Como compartilhar arquivos no Google Drive

Caso o usuário não tenha conta Google, clique em “Enviar convite”, permitindo o compartilhamento por 14 dias, ou “Enviar link”, que envia o link para visualização do arquivo, e selecionar “Enviar”.

Como compartilhar arquivos no Google Drive

Como baixar arquivos do Google Drive

Abrindo o Google Drive, selecione o arquivo que quer baixar com 1 clique (caso deseje baixar mais de um arquivo, segure Ctrl ou Shift enquanto estiver selecionando os arquivos restantes);

Clique com o botão direito do mouse, em qualquer arquivo selecionado, e vá na opção “Fazer download”.

Como baixar arquivos do Google Drive

Como usar o Drive no celular?

O primeiro passo é baixar o APP Drive para IOS ou Android;

Após realizar o login, você começará a adicionar os arquivos clicando no sinal de “+”;

Como usar o Google Drive no Celular

Clicar em “Fazer upload”;

Como usar o Google Drive no celular

E selecionar em seu aparelho os arquivos que deseja exportar para o Drive.

Para criar arquivos no Google Drive

Clicar no mesmo sinal “+” do passo anterior;

E selecionar a opção desejada: Documentos, Planilhas ou Apresentações;

Como usar o Google Drive no Celular

Para buscar arquivos e pastas

Clicar na caixa de texto superior da página;

Como usar o Google Drive no celular

Aparecerão algumas opções de categorias para selecionar, caso queira pesquisar o arquivo por nome dentro delas;

Como usar o Google Drive no celular

Conclusão 

Como podemos ver, o Google Drive chegou para facilitar a vida do mundo todo com suas ferramentas super intuitivas.

Com a integração de ferramentas funcionais para o dia a dia de uma empresa, o armazenamento em nuvem, e a possibilidade de compartilhamento e colaboração dos arquivos, a comunicação entre colaboradores e gestores e a produtividade do time se tornam muito mais eficientes e assertivas.

Dê uma olhada também nos melhores softwares para armazenamento e compartilhamento em nosso portal B2B Stack!