O Software como Serviço (ou SaaS) é uma peça fundamental para empresas que pretendem estreitar o relacionamento com seus clientes e, como resultado, melhorar os seus resultados. Trouxemos aqui nesse guia alguns pontos que sua empresa deve levar em consideração antes de contratar esse serviço.
Por algum tempo o software como serviço (SaaS, na sigla em inglês) é o hit do momento no mundo da TI, e contratar um software como serviço tem se tornado uma das prioridades de empresas que querem estabelecer ligações mais certeiras com seu cliente final ou mesmo otimizar certas áreas da empresa, como a gestão de projetos, armazenamento de dados etc.
Estima-se que essa modalidade de produto é um dos desenvolvimentos tecnológicos mais profundos da última década e ainda tem muitas fatias de mercado a conquistar, já que vários setores de comércio e indústria estão, constantemente, voltando mais atenção a ele.
Afinal, através de um SaaS é possível:
1. Estabelecer os ciclos de implementação
O SaaS não é, necessariamente, uma iniciativa onde existem vários ciclos de implementação ou mudanças bruscas de infraestrutura, mas algumas empresas contratantes podem ter de atualizar módulos dentro de semanas ou meses.
Contudo, não é o tempo de implementação que dita a (falta de) flexibilidade de uma empresa a partir da sua utilização de um software como serviço.
2. Focar no core business do negócio
Contratar SaaS é interessante especialmente se a empresa conseguir agregar valor estrutural a essa implementação, como ter mais tempo para se concentrar em vender seus próprios produtos e serviços, melhorar seus processos e planejar suas ações sem ter que se preocupar com essa parte específica da TI que é o desenvolvimento do software.
3. Reduzir os custos
Em teoria, contratar um SaaS é uma forma de reduzir os custos da empresa, uma vez que cada organização poderia comprar as licenças de software conforme a demanda.
Ao fechar negócio, essa expectativa deve ser discutida, pois assim a TI consegue liberar fundos para outras iniciativas estratégicas.
Os benefícios vem junto de muita responsabilidade na hora de estabelecer os papéis de implementação na realidade da empresa, momento em que devem ser estudados os detalhes e possíveis restrições da negociação para que um serviço extremamente valioso não fique à mercê de falhas de concepção dessa parceria, e que o SaaS seja realmente utilizado pela empresa.
O que observar em um contrato de SaaS
Boa parte do processo de contratação de um SaaS mora no contrato, pois ele vai estipular qual é o tipo de demanda, a estrutura mínima para que essa demanda seja atendida e o prazo de entrega dos produto acordados.
Ainda que pareça uma contratação disruptiva, o SaaS é uma aquisição tradicional de serviço, e deve ser levado a sério tanto por quem o oferece quanto por quem o contrata.
Portanto, para evitar expectativas frustradas com a contratação de um SaaS, tenha sempre em mente as seguintes práticas:
1. Negocie de acordo com suas prioridades
Um SaaS muitas vezes não vai ser contratado para um mês ou dois: é um produto de anos.
Os compromissos negociados são definidos em vários anos, com obrigações de pagamento antecipado das taxas associadas a cada ano do prazo.
Para alinhar as expectativas, procure negociar com os fornecedores de SaaS todos os detalhes do que você precisa, para saber se o seu caso atuará com taxas fixas, flexibilidade, como será o pagamento e como serão as entregas.
Lembre-se que, quanto maior sua empresa e compra de SaaS, mais aspectos você vai precisar analisar (técnico, financeiro, suporte, cultura da sua equipe para aderir ao SaaS, etc) – o que significa que o projeto pode ser pensado a longo prazo.
2. Combinar a demanda por ROI
Nem sempre você vai saber quantas licenças de usuário precisará obter ao contratar um SaaS, ou nem sempre as demandas serão negociadas por licença. Por isso, foque na negociação por ROI, ou seja, pelo resultado que você espera da contratação desse serviço. São mais leads? Mais negócios fechados? Menos burocracia em determinado processo?
Se a empresa entregar seu ROI estipulado, significa que está fazendo um bom trabalho.
3. Estabelecer de maneira clara as regras de rescisão contratual
Contratos são instrumentos mais jurídicos do que, necessariamente, empresariais, e precisam estar claros em todas as suas definições para não haver ambiguidades que favoreçam lados específicos da negociação.
Ao contratar um SaaS, inclua todos os direitos de rescisão adequados, principalmente as multas ou penalidades, se existirem, além de cláusulas que versam especialmente sobre o término por conta de falhas, não prestação do serviço contratado ou não pagamento por ele.
Nesse caso, todos os requisitos técnicos devem constar no documento.
Conclusão
Resumindo, tenha alguém de background técnico na sua equipe para definir prioridades e entender o que diz a empresa fornecedora de SaaS, para que a comunicação entre as partes seja linear e esteja o mais longe possível de erros.
É sempre melhor dedicar atenção aos detalhes de um novo projeto antes de ele começar do que resolver as possíveis pendências depois que ele já está rodando.
Soluções mais simples terão uma contratação mais rápida e direta, aqui consideramos cenários onde a complexidade da contratação e escopo do SaaS são maiores.
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