O que é um ERP? Guia completo sobre o assunto

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O que é ERP: guia completo

O ERP é um termo utilizado para descrever ferramentas que oferecem soluções de ponta a ponta para diferentes tipos de negócios. São plataformas que conectam diversos setores de uma empresa e contam com funcionalidades que vão desde financeiro até gestão operacional. Nós da B2B Stack fizemos um guia sobre o assunto.

ERP é a sigla para Enterprise Resource Planning, um termo utilizado para descrever ferramentas que oferecem soluções de ponta a ponta para diferentes tipos de negócios. São softwares que conectam diversos setores de uma empresa e contam com funcionalidades que vão desde financeiro até gestão operacional.

O conceito de ERP está em integrar a gestão administrativo-financeira, contabilidade, a cadeia de suprimentos, portfólio de projetos, recursos humanos, entre outras áreas da empresa. Softwares que se enquadram nessa categoria proporcionam maior eficiência para profissionais de contabilidade e finanças, além de beneficiar a gestão de ativos empresariais, serviços profissionais e gerenciamento de projetos.

ERP: um histórico rápido

A ideia de automatizar tarefas e integrar áreas não é nova e remonta à década de 1950. No entanto, naquele tempo esse processo ainda era caro e lento, mas já surgiam os primeiros sistemas de controle de estoques. Na década de 1970 surgiram os “avôs” dos ERP’s, que eram os MRPs (Material Requirement Planning) – conjuntos de sistemas que conversavam entre si e permitiam planejar o uso de insumos e a administração das etapas dos processos produtivos.

Embora não haja um marco preciso do nascimento do ERP, um momento importante foi o surgimento da empresa alemã SAP, em 1975, que lançou o software R/2, considerado o maior motor de inovação para o que hoje conhecemos como ERP. Desde então foram agregados ao ERP novos módulos e funcionalidades.

A nomenclatura ERP ganhou força na década de 1990, impulsionada pela evolução das redes de comunicação entre computadores e pela disseminação da arquitetura cliente/servidor – microcomputadores ligados a servidores, com preços mais competitivos — e não mais mainframes.

O ERP passou a ser uma ferramenta importante de controle e gestão dos setores corporativos, com contornos mais próximos dos que conhecemos atualmente.

Panorama atual

Atualmente, essas ferramentas são usadas por praticamente todas as médias e grandes empresas, uma vez que ajudam a lidar com operações complexas de forma mais organizada e estruturada.

Como elas auxiliam no aumento da produtividade, cada vez mais, pequenas, médias e microempresas buscam os ERPs para automatizar tarefas, reduzir custos e crescer mais rápido e de forma organizada.

Existem, inclusive, diversos ERPs voltados para pequenas e médias empresas, com soluções sob medidas e preços mais acessíveis. O mercado também já oferece softwares especializados em diversos nichos, como aqueles voltados para empresas que precisam fazer gestão de assinaturas, e-commerces, varejo físico, indústria, imobiliárias e administradoras de condomínios. No site da B2B Stack você pode conferir praticamente todos os ERPs e soluções para gestão financeiras disponíveis.

As soluções da TOTVS, que atendem tanto a indústria quanto o setor de serviços, e da Linx, voltada para o varejo, são os ERPs mais conhecidos no mercado brasileiro, mas existem muitas outras. Grandes e médias empresas, por exemplo, podem contar com opções como Sankhya, Aoki, Oracle NetSuite e a própria SAP.

Para que serve um ERP?

O próprio conceito de ERP explica em parte a sua função. O ERP é um sistema de gestão empresarial. O nome é genérico justamente porque ele pode exercer uma multiplicidade de funções.

Um ERP é capaz de automatizar diversos processos operacionais e recorrentes, como emitir pedidos e notas fiscais, controlar contas a pagar e receber, administrar fluxo de caixa, fazer controle de estoque, gerenciar recursos humanos (pessoas) e muito mais.

Ao mesmo tempo, consegue integrar as diversas áreas da empresa, melhorando o fluxo de comunicação e evitando erros e necessidade de retrabalho. Assim, por exemplo, mesmo que seu negócio tenha vários canais de vendas, todos saberão com precisão e em tempo real qual é o nível de estoque de determinada mercadoria, impedindo que um produto seja vendido sem que ele esteja disponível.

Ao mesmo tempo, um ERP pode emitir alertas automáticos para a área de compras toda vez que determinado item chegar a um ponto determinado que precise ser reposto. O mesmo sistema de gestão ainda pode ser a plataforma para fazer uma concorrência entre os fornecedores, em que cada fornecedor pode fazer sua proposta de preço para ser avaliada pelo departamento de compras.

Da mesma forma, as áreas de marketing e de vendas podem verificar os produtos que estão parados em estoque e fazer campanhas específicas para esses casos.

O ERP ainda é capaz de fazer a integração com o sistema de contabilidade, com jurídico, área financeira e até com outros aplicativos e marketplaces. Essa flexibilidade é um de seus grandes diferenciais.

Além disso, um ERP, em geral, é modular, o que significa que é possível contratar apenas os módulos de que você necessita naquele momento e ir contratando outros conforme sua empresa for crescendo e as suas necessidades mudarem.

A maioria dos ERPs atualmente funciona no modelo SaaS (software as a service), de forma que você paga uma mensalidade para usar o programa. Esse tipo de software fica na nuvem, o que elimina a necessidade de investimento em equipamentos e infraestrutura e também a necessidade de atualizações.

Quais são os benefícios do ERP?

Com tantas funcionalidades e tamanha flexibilidade, dá para deduzir que os ERPs trazem diversos benefícios para as empresas.

Entre eles podemos citar:

  • Redução de custos;
  • Ganhos de eficiência;
  • Aumento de produtividade;
  • Maior controle sobre a operação;
  • Melhora no fluxo de comunicação entre as áreas;
  • Redução de falhas, erros e retrabalhos;
  • Diminuição de trabalhos operacionais;
  • Melhora na segurança da informação;
  • Melhora na organização das áreas tributária e fiscal;
  • Fornecimento de dados e informações sobre a empresa em tempo real.

Cada ERP oferece aspectos do planejamento de recursos para diferentes modelos de negócios. Essas ferramentas auxiliam na organização e na transparência, contribuindo na integração de setores diferentes, além de promover melhoria na produtividade. Cada um desses diferentes tipos de ERP’s oferece esses mesmos benefícios.

Como funciona um ERP?

Como mencionamos acima, o ERP conta com diversos módulos. Cada um representa uma área da empresa ou uma funcionalidade específica.

Os módulos mais comuns são:

  • Financeiro;
  • Faturamento;
  • Compras;
  • Contabilidade;
  • Estoque;
  • Custos;
  • CRM;
  • Recursos humanos;
  • Projetos;
  • Processos;
  • Jurídico.

Existem ainda os chamados módulos verticais, que atendem a segmentos específicos, como gestão agrícola, chão de fábrica, PDV, e-commerces etc.

Em geral, as empresas contratam um pacote com módulos essenciais e outros complementares para atender as necessidades específicas do negócio ou ainda contratam softwares desenhados especialmente para aquele segmento, como dissemos acima.

Os módulos essenciais focam a área administrativa da empresa, como estoque, faturamento, compras e financeiro. Nos intermediários você já encontra, além dos básicos, soluções contábil, fiscal e ativo fixo.

Além desses, temos também o módulo de RH, voltado para gestão de pessoas e que pode contemplar ponto eletrônico, folha de pagamento e automatização de alguns processos da área, como:

  • Medicina e segurança do trabalho;
  • Cargos e salários;
  • Recrutamento e seleção;
  • Treinamento e desenvolvimento;
  • Avaliação de desempenho.

Funcionamento do software

O ERP funciona com três camadas: apresentação, processamento lógico e armazenamento. A apresentação é a camada que dá acesso ao sistema por meio de formulários para preenchimento. Ela faz a interface com o processamento lógico, transmitindo as informações.

O processamento lógico, por sua vez, recebe os dados e faz a integração com os diversos módulos do ERP. Ele dá ao usuário uma resposta para alguma solicitação ou armazena as informações.

As informações que passam pela camada de processamento são direcionadas para a armazenagem, em que os arquivos são salvos em um banco de dados e podem ser acessados sempre que necessário.

Geração de relatórios

O ERP não apenas é capaz de executar todas as tarefas que mencionamos, como também mantém o histórico de dados dessas atividades e consegue gerar relatórios a partir disso que servem como subsídio para que os gestores possam tomar decisões na empresa.

O relatório financeiro é, sem dúvida, um dos mais utilizados nesse aspecto. Esse modelo pode abranger aspectos como contas a paga e a receber, despesas, fluxo de caixa e orçamento, entre outros.

Outro relatório importante é o de controle, voltado para a gestão de assuntos internos, como estoque, desperdício de recursos e insumos. É possível também gerar relatórios personalizados de análise, que têm como objetivo dar subsídios para encontrar respostas para questões específicas.

A precisão dos dados e a rapidez na geração dos relatórios são grandes diferenciais que os ERPs apresentam. Um gerente de vendas, por exemplo, consegue ter dados detalhados sobre a produtividade da sua equipe em questão de minutos. Pelo ERP, consegue levantar dados como número de vendas, quantidade de atendimentos realizados, índice de satisfação dos consumidores e faturamento.

Quais são os tipos de ERPs?

Hoje existem diversos tipos de ERPs presentes no mercado, que se dividem tanto pelo porte das empresas que atendem quanto pelo segmento de mercado. Veja a seguir alguns dos principais.

ERP para micro e pequenas empresas

Na categoria de ERPs para micro e pequenas empresas temos alguns modelos bastante conhecidos, como o Conta Azul, o Nibo e o Omie. São softwares online que oferecem funcionalidades como controle financeiro, emissão de notas fiscais, frente de caixa online, controle de vendas e orçamentos, emissão de boletos, painel de controle, relatórios gerenciais e integração com outras plataformas.

Em alguns casos, também trazem soluções financeiras voltadas para esse nicho, como possibilidade de antecipação de recebíveis. Aproveite para conhecer os melhores ERPs para micro e pequenas empresas.

ERP para o varejo

Os ERPs para o varejo cuidam de funções como mensuração de vendas, controle de estoque, contas a pagar e receber, gestão tributária e de pessoas, apoio logístico e financeiro e precificação. Nós trazemos neste artigo uma lista com os melhores ERPs para varejo no mercado brasileiro. Não deixe de consultar também a categoria de ERP para varejo no B2B Stack.

Nesta categoria, estão ERPs como Sankhya, TOTVS, Linx e Cigam.

ERP para indústria

Um ERP para indústria vai fazer a gestão principalmente do processo de gestão. Além disso, o sistema vai ajudar no controle da eficiência das máquinas e da mensuração da eficiência, entre várias outras coisas.

Elaboramos uma lista com os melhores ERPs industriais. Não deixe de consultar a categoria de ERP para indústria no B2B Stack.

Podemos citar nesta categoria ERPs como o Mega Indústria, o ERPFlex e o E2Corp.

ERPs para gestão de assinaturas

Os ERPs voltados para empresas que precisam fazer gestão de assinaturas surgiram para resolver um problema específico. Os softwares tradicionais não foram idealizados para fazer a gestão de pagamentos recorrentes. Todo pedido de venda era entendido como um pedido pontual, de forma que não era possível automatizar nada que tivesse recorrência.

Dessa forma também não era possível acompanhar as métricas que são específicas das empresas que adotam esse modelo de negócio, como receita mensal recorrente, churn, LTV (lifetime value) e CAC (custo de aquisição por cliente). Por isso surgiram programas que dão conta dessas questões, como o Superlógica Assinaturas.

ERPs para e-commerce

Os e-commerces também são um nicho de mercado com necessidades específicas. Os ERPs para e-commerce precisam conseguir fazer a integração com a loja virtual, com os meios de pagamento, com marketplaces e, muitas vezes, com a transportadora.

Além disso, devem ter funcionalidades importantes para o varejo, como permitir o controle de estoque e o gerenciamento de pedidos, além de organizar a logística de frete, emitir notas fiscais, gerenciar despesas e fazer o controle de caixa.

Em muitos casos, também precisam conseguir lidar com um varejo físico e um online ao mesmo tempo (omnichannel), mantendo a sincronicidade entre os dois.

Entre os softwares, podemos citar o eMillenium (da Linx) e o Bling. Aproveite para conhecer os melhores ERPs para e-commerce.

ERPs gratuitos

Existem no mercado diversos ERPs com preços reduzidos, o que facilita a implantação e o uso no dia a dia, sem pesar no bolso. Porém, se você procura por ERPs gratuitos, saiba que existem no mercado diversas opções – confira aqui uma lista dos melhores ERPs gratuitos.

Estes ERPs podem não trazer funções completas ou sofisticadas, mas podem ser uma mão na roda se você quer dar os primeiros passos e não quer gastar.

Automação de serviços profissionais (PSA)

Os softwares de automação de serviços profissionais (Professional Service Automation) são ferramentas para empresas que trabalham com serviços voltados a clientes. Por meio dessa ferramenta é possível melhorar processos da empresa, além de extrair insights importantes sobre informações de projetos e recursos.

Por meio desses softwares é possível organizar melhor os projetos com base nos recursos disponíveis, além de acompanhar o seu desenvolvimento. Com um PSA, gestores podem controlar o tempo, despesas e até automatizar o financeiro, enviando diretamente as faturas para clientes.

Ao alinhar os aspectos financeiros e de execução de cada projeto, um PSA permite uma previsão aprimorada de orçamento e recursos para o lançamento de futuros serviços.  

Essas ferramentas também contribuem para a publicidade e consultoria, favorecendo que empresas que trabalham com serviços voltados à clientes atuem de forma mais orientada em cada um de seus projetos.

Pensando em escolher um ERP para o seu negócio? Saiba o que considerar!

Sistemas de ERP ou ERP suítes

Os sistemas de ERP ou suítes, como também são chamados, são softwares mais complexos que abrangem todas as etapas de negócios baseados na criação de produtos. A principal aplicação desses softwares está ligada aos módulos contábeis. Eles também oferecem funcionalidades para o orçamento, gerenciamento de estoques, depósitos, fabricação e distribuição, entre outras.

Ao centralizar todas as ações de diferentes setores através de uma única ferramenta, os suítes facilitam a transparência do negócio. Para os profissionais que atuam no gerenciamento financeiro, os sistemas de ERP também favorecem uma série de insights sobre os fatores da cadeia de suprimentos que afetam diretamente a lucratividade.

Sistemas de ERPs para projetos

Os sistemas de ERPs voltados para projetos também oferecem a mesma transparência que os demais tipos de ERPs. No entanto, esses softwares são específicos para empresas que usam um modelo de negócio orientado para projetos, em vez de produtos.

Essas soluções são bastante semelhantes aos PSAs, porém são voltados para as indústrias fora dos serviços profissionais. As empresas que têm um modelo de negócios baseado em projetos não devem buscar um sistema de ERP (suite), que poderá causar muitas complicações, além de tornar-se caro e ineficiente muito rapidamente.

Gerenciamento de ativos empresariais

Os ERPs voltados ao gerenciamento de ativos empresariais, também chamados de Enterprise Asset Management (EAM), são ferramentas que ajudam a rastrear ativos físicos controlados por uma empresa.

Por meio dessa ferramenta é possível controlar o ciclo de vida dos ativos a fim de garantir que eles não se tornem ineficientes ou mesmo obsoletos.

Esses recursos servem para registrar a produtividade dos ativos e podem contribuir para a manutenção antecipada, o que acaba colaborando para a lucratividade. Essas ferramentas possibilitam às empresas analisarem uma grande quantidade de dados, que podem determinar quando a manutenção é necessária.

Os passos mais comuns na implantação de um ERP

Escolher um ERP e agora não sabe por onde começar? Nós elaboramos um artigo sobre os passos mais comuns no processo de implantação de um ERP.

O que você precisa ter em mente:

  • Comece por um autodiagnóstico. Responda perguntas como “Quais processos precisam ser melhorados?”ou “Que mudanças vão trazer mais ganhos?”;
  • Defina um orçamento. Na hora de definir, pense em qual vai ser o ganho operacional ao usar um ERP;
  • Escolha o ERP que melhor se encaixa no seu negócio. Não pense em escolher “o melhor ERP do mercado”, mas sim aquele que melhor atende a empresas como a sua;
  • Prepare com cuidado a migração de dados. Talvez o melhor caminho seja higienizar os dados atuais, antes de migrar dados “sujos” para o novo sistema;
  • Treine a sua equipe. Mostre a importância e treine corretamente as pessoas que vão ser impactadas diretamente pelo sistema;
  • Teste o ERP e colha feedbacks. Após implantar, não deixe de colher feedbacks das pessoas que estão na operação em busca de melhorias.

Você já conhecia os diferentes tipos de ERPs? Confira as avaliações dos usuários dos principais ERPs do mercado! Clique aqui e explore as principais categorias do B2B Stack.

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