Assinatura eletrônica e o reconhecimento de firma. Entenda!

As inovações tecnológicas, pandemia e necessidades de modernização fizeram com que as empresas, cartórios e pessoas físicas passassem por novos processos para assinar documentos e reconhecer a veracidade de cada um deles.om isso, a assinatura eletrônica é cada vez mais comum no dia a dia.

Dando um passo nesse sentido, em junho deste ano, quando o Conselho Nacional de Justiça passou a autorizar o envio e reconhecimento eletrônico de assinaturas no país, começou a funcionar uma nova plataforma em que os brasileiros podem reconhecer firma de forma totalmente digital em qualquer cartório do Brasil.

Com essa decisão, muito se ganha em agilidade, mas muitas pessoas ainda têm receio sobre o reconhecimento jurídico do que é feito de forma online e confundem as possibilidades de assinatura digital e reconhecimento de firma. Você sabe o que é cada um deles e como um serviço complementa o outro? Vamos falar mais sobre elas a seguir!

Assinatura eletrônica e reconhecimento de firma

A assinatura eletrônica é uma forma de assinar documentos online sem utilização de mecanismos de criptografia,ou seja, dispensa a necessidade de um certificado digital, para acessar, compartilhar e aprovar informações no meio digital.

Ela é usada para atestar a vontade do signatário – aquele que assina ou subscreve um texto – e ela pode se dar em diversas formas, seja biometria, senha ou assinaturas escaneadas.

Entre as muitas vantagens da assinatura eletrônica, destaca-se o aumento da segurança e a possibilidade de autenticação multifatorial, indicando prova de assinatura por um processo seguro de trilhas de auditoria junto com o documento final.

É importante dizer que, mesmo com nomes parecidos, ela não é a mesma que a assinatura digital. A assinatura digital é uma forma criptografada e exige um tipo de certificação para ser comprovada. Ela é uma espécie de cadeado de um documento, uma forma de “impressão digital”, a qual garante também a autenticidade de quem assina o arquivo.

Quando falamos do reconhecimento de firma, é importante deixar claro que “firma” se trata do termo usado para designar a assinatura. Tradicionalmente, o reconhecimento de firma equivale ao procedimento que assegura a autoria de um documento oficial.

Esse processo é obrigatório para garantir validade e segurança jurídica. O reconhecimento de firma que um documento foi devidamente assinado por determinada pessoa. Então, para a declaração, é necessário que o interessado deposite a sua assinatura em cartório de notas, local onde o tabelião presta serviços e, a partir de sua assinatura, é registrada a grafia para checagem.

Ou seja, para que ela fosse feita era preciso que quem assinou e quem precisou da assinatura se deslocassem até um cartório, passassem por filas e gastassem tempo do seu dia para as tarefas burocráticas.

Segundo pesquisa realizada pela empresa IDTech Unico e Instituto Locomotiva, 77% dos brasileiros ouvidos já perderam tempo ou dinheiro, desnecessariamente, por ter que comprovar sua identidade, presencialmente, em empresas, instituições privadas e públicas.

Como realizar o processo de forma prática e online?

Com as novas possibilidades online, o cidadão brasileiro pode agora realizar o mesmo procedimento, só que de sua casa ou de qualquer lugar que estiver, sem pegar filas e se deslocar até algum cartório para o procedimento.

O processo ocorre por intermédio de um sistema que possibilita o envio do documento para a conferência e o valor é o mesmo do que feito presencialmente, que é tabelado conforme o estado.

Apesar de ser novidade nos cartórios, a Assinatura Eletrônica já está sendo usada há anos por diversos setores e seu objetivo é justamente simplificar e otimizar processos relacionados ao preenchimento de documentos.

Quando falamos de reconhecimento de firma, essa ferramenta funciona por meio de um Certificado Digital — que pode ser obtido no site e-Notariado. Com validade jurídica de três anos, o documento é autenticado por um tabelião, que irá vincular as especificidades das informações do indivíduo ao certificado.

Feito esse processo, o próximo passo é acessar a plataforma e-Nota Assina para subir o documento que deve ser assinado no sistema, indicando também quem deve preenchê-lo. Por fim, basta assinar a documentação de maneira digital. Com essas etapas concluídas, o processo está finalizado e o documento já pode ser usado, com acesso disponível de até 30 dias.

É seguro reconhecer firma online?

Mesmo que seja um procedimento prático e ágil, as pessoas ainda preferem enfrentar filas e perder horas do seu dia por receio de falta segurança e validade jurídica de processos online.

É hora de desmistificar esse problema, afinal, o reconhecimento de firma é seguro e as informações são autênticas! A e-Notariado, plataforma do Colégio Notarial do Brasil, certifica que todos os processos sejam registrados em um mecanismo digital, o qual conta com criptografia e tecnologia blockchain, garantindo segurança e validação.

Plataformas de Assinaturas

Com a utilização cada vez mais das assinaturas eletrônicas e reconhecimento de firma online, é importante se preparar para uma gestão precisa de documentos e utilizar plataformas para isso faz toda a diferença.

A Assine Online, por exemplo, é uma plataforma de gestão e assinatura de documentos digitais, que visa proporcionar 50% mais agilidade no envio de documentos e coleta de assinaturas, 80% mais produtividade, eliminando deslocamentos e dando foco para tarefas cruciais e 77% mais economia com eliminação de gastos com transportes, insumos, armazenamento e burocracia.

Com plataformas deste tipo, é possível conectar os departamentos de pequenas e grandes empresas, como comercial – e sua infinidade de compromissos, propostas e compras – RH e suas tarefas burocráticas com colaboradores, setor financeiro e jurídico de um negócio.

E, mais do que uma plataforma de assinatura, a Assine Online é também uma autoridade certificada que, seguindo os padrões da MP nº 2.200-2/2001, Art. 10, § 2o e a Lei 14.063/2020 sobre os tipos de assinatura eletrônica e garantem a validade jurídica de todos os documentos.

Para atender melhor às demandas dos clientes e colaboradores, é preciso estar atualizado com as tendências e ter as melhores plataformas para poupar burocracias e agilizar o trabalho.

O quanto coletar assinaturas e reconhecer firma ainda é um problema para seu negócio? Aproveite que agora sabe mais sobre as possibilidades online, conheça as avaliações dos usuários da B2B Stack e tenha ferramentas que automatizam e agilizem suas rotinas!