FinOps: gestão de recursos financeiros na nuvem

Em um cenário de intensa virtualização das empresas, o FinOps se apresenta como uma estratégia de gestão que visa combinar aspectos financeiros e operacionais para garantir um uso eficiente e estratégico de recursos de computação.

Ao utilizar softwares e serviços em um ambiente de nuvem, as organizações abrem as portas para a flexibilidade de provisionar e utilizar recursos conforme suas necessidades, pagando apenas pelo que consomem. No entanto, essa flexibilidade também pode levar a custos inesperados e desperdícios, caso não haja uma governança adequada.

Essa estratégia em uma organização envolve uma colaboração estreita entre as equipes financeiras, de operações e T.I, bem como a adoção de processos, ferramentas e políticas específicas.

Utilizar esse recurso de maneira inteligente é essencial para qualquer organização que busca obter um controle financeiro mais preciso, tomando decisões embasadas para otimizar os seus processos.

Para isso, é de suma importância compreender devidamente o conceito do FinOps, suas principais vantagens, os pilares do seu funcionamento e sobretudo, as melhores práticas para sua implementação.

O que é o FinOps e quais as suas vantagens?

O FinOps, uma junção das palavras “Finance” (Finanças) e “Operations” (Operações), surge como uma prática e metodologia emergente que busca otimizar financeiramente a gestão de recursos em nuvem das organizações.

Uma das suas principais premissas é a mudança de mentalidade, encorajando a responsabilidade compartilhada em relação aos custos da nuvem, em vez de deixar apenas a equipe de TI ou desenvolvimento lidar com as decisões de gastos.

Ao adotar essa prática, as empresas podem obter uma série de vantagens significativas, dentre as principais podemos citar:

Otimização de recursos

A vantagem primordial em adotar a prática de FinOps está na otimização financeira dos recursos. Por meio de análises detalhadas e monitoramento contínuo, as empresas podem identificar recursos subutilizados, entender padrões de uso e fazer ajustes inteligentes.

Isso permite a redução de custos ao eliminar áreas de desperdício – como o Shadow IT no setor de T.I, por exemplo –  além direcionar os recursos para onde são realmente necessários.

Aumento da eficiência operacional

Ao implementar processos e controles adequados, as equipes podem otimizar o uso dos recursos na nuvem, evitando gastos desnecessários e garantindo que os recursos sejam alocados de forma adequada. 

Como consequência, tem-se uma maior eficiência nas operações, permitindo que as equipes foquem em atividades de maior valor para o negócio.

A nivel de exemplo nós podemos citar:

• Os processos de procurement, onde se reduz o tempo de contratação de soluções de TI, de maneira mais colaborativa e produtiva, e mitiga riscos de contratar o software equivocadamente. O ROI dessa iniciativa tende a se pagar em menos de 12 meses.
  
• Os processos de controle de licenças em onboarding e offboarding de funcionários, onde são mitigados quaisquer desperdícios relacionados, sobretudo, ao Shadow IT.

Visibilidade e transparência financeira

A partir do FinOps, os colaboradores responsáveis podem obter uma visão abrangente dos custos associados aos recursos na nuvem, bem como uma compreensão clara dos gastos por equipe, projeto ou departamento, o que resulta em uma tomada de decisões embasadas em dados concretos e consequentemente, melhor controle financeiro.

Conheça os 3 pilares do funcionamento do FinOps.

O FinOps se baseia em três pilares fundamentais que orientam o seu funcionamento e garantem uma abordagem eficiente para o gerenciamento dos recursos na nuvem. É importante entender detalhadamente cada um deles, enquanto uma série de boas práticas dessa estratégia.

Governança Financeira:

A governança financeira é um dos pilares centrais: ela envolve a definição de políticas, processos e controles para o gerenciamento dos recursos na nuvem. Dentre os seus aspectos importantes, vale pontuar:

• Definição de políticas de gastos: Estabelecimento de diretrizes claras sobre como os recursos na nuvem devem ser utilizados, quais tipos de serviços podem ser provisionados e quais são os limites de gastos permitidos para cada um dos setores;
• Alocação de custos: Distribuição dos recursos na nuvem às equipes ou projetos responsáveis por seu consumo, levando a uma melhor compreensão dos gastos e uma distribuição equitativa dos recursos entre as partes interessadas;
• Controles e conformidade: Implementação de controles para garantir a conformidade com as políticas estabelecidas, o que pode envolver revisões periódicas, auditorias e a aplicação de medidas corretivas quando necessário.

Planejamento e Orçamento:

O planejamento e o orçamento adequados são essenciais para o sucesso do da estratégia. Nesse ponto, as organizações devem considerar:

• Definição de metas e objetivos: Estabelecimento de metas claras em relação aos gastos na nuvem frente ao desempenho esperado. Essas metas podem ser baseadas em indicadores-chave de desempenho (KPIs) relevantes para o negócio.
• Estimativa de custos: Realização de projeções e estimativas de custos para diferentes cenários e níveis de consumo para uma previsão mais precisa dos gastos e ajuda na tomada de decisões.

Acompanhamento e Análise de Custos para otimização contínua

O acompanhamento contínuo dos custos é essencial para identificar oportunidades de economia e otimização. Alguns aspectos desse pilar incluem:

• Coleta contínua de dados: Utilização de ferramentas e tecnologias para acompanhamento contínuo dos custos, permitindo uma visibilidade atualizada dos gastos e a detecção precoce de problemas ou desvios.
  
  Isso pode envolver a integração com provedores de serviços em nuvem e a consolidação de informações em um único local.
• Análise de despesas: Realização de análises detalhadas dos gastos, identificando padrões de consumo, áreas de desperdício e oportunidades de economia para tomar ações direcionadas.
• Ciclo de feedback: Estabelecimento de um ciclo de feedback contínuo, no qual as equipes envolvidas no FinOps compartilham informações, aprendizados e boas práticas, promovendo a colaboração e o aprimoramento constante do processo.

Como implementar o FinOps?

Para implementar essa importante estratégia de forma efetiva, é necessário considerar alguns elementos-chave que se relacionam principalmente com a escolha de uma equipe adequada e o uso de ferramentas especializadas. Em um passo a passo podemos sistematizar da seguinte forma:

• Defina uma equipe dedicada: Designe um analista de FinOps responsável por liderar e coordenar as atividades relacionadas à gestão financeira na nuvem.  Essa pessoa deve ter conhecimento prévio tanto em aspectos financeiros quanto em cloud computing.
• Estabeleça políticas e processos: Desenvolva políticas claras para o uso dos recursos, incluindo diretrizes de gastos, alocação de custos e conformidade. Crie processos para acompanhar e analisar os custos, bem como para realizar ajustes e otimizações, de acordo com os pilares de funcionamento.
• Eduque e treine a equipe: Forneça treinamento adequado aos membros da equipe sobre as práticas e os conceitos do FinOps, incluindo a familiarização com os aspectos técnicos e financeiros da nuvem, bem como a conscientização sobre a importância da otimização dos recursos.
• Utilize ferramentas e tecnologias apropriadas: Faça uso de ferramentas e tecnologias que auxiliem na coleta de dados de custos, na análise financeira e na visualização dos gastos na nuvem.
  O portal da B2B Stack é um ótimo ambiente para conhecer e comparar diferentes softwares relacionados à gestão de custos em tecnologia para empresas.

Analista de FinOps: papéis e responsabilidades.

Pensando mais a fundo sobre a importância da equipe para implementar essa estratégia de maneira eficiente, o analista de FinOps pode ser entendido como o principal profissional envolvido, suas responsabilidades incluem: 

• Coleta e análise de dados de custos: O analista é responsável por coletar dados precisos sobre os gastos na nuvem, realizar análises detalhadas e identificar oportunidades de otimização;
• Monitoramento e relatórios: Ele deve acompanhar continuamente os custos e fornecer relatórios atualizados para as partes interessadas, incluindo a apresentação de métricas financeiras relevantes e a identificação de áreas de alto custo ou desperdício;
• Colaboração com as equipes técnicas: Além disso, ele trabalha em estreita colaboração com as equipes de TI e engenharia para entender as necessidades de recursos, identificar áreas de ineficiência e propor soluções para otimizar o uso da nuvem.

Conclusão

Em um cenário cada vez mais voltado para a nuvem, o FinOps se destaca por oferecer uma estrutura abrangente para otimizar a gestão financeira dos recursos computacionais, permitindo que as organizações tenham controle preciso sobre seus gastos e direcionem seus recursos de forma mais estratégica.

Tendo em vista que o FinOps promove a colaboração entre diferentes áreas, essa estratégia provoca uma mudança de mentalidade dentro das organizações, incentivando a responsabilidade compartilhada por todos os setores, em relação aos custos da nuvem, resultando em uma maior transparência entre as diferentes equipes, mas sobretudo as equipes financeiras e de operações.

Ao implementar o FinOps em conformidade com os seus pilares, as empresas estarão melhor posicionadas para aproveitar todos os benefícios da nuvem, maximizando a eficiência operacional e obtendo uma vantagem competitiva no mercado.