Entenda o que é Zapier e aprenda como automatizar tarefas

Você já ouviu falar sobre a plataforma Zapier?

Essa ferramenta de integração é uma das mais importantes em uma empresa que precisa de mais controle sobre a gestão e atuação em diferentes processos.

A integração de sistemas e a automação de fluxos de trabalho são duas práticas fundamentais para otimizar tempo e ser mais assertivo em todas as tomadas de decisão dentro de um negócio.

Porém, para muitos empreendedores essas práticas podem parecer complexas e assustadoras a princípio, principalmente quando se fala em fazê-las com utilização de códigos de programação.

Por isso, muitos podem desistir da ideia antes mesmo de tentar implantar, optando por gerenciar cada processo individualmente e de forma manual.

Mas antes de pensar em desistir, acompanhe este texto e saiba como integrar sistemas sem utilizar códigos e com maior facilidade através da Zapier.

E se você quer entender mais sobre integração de softwares e seus benefícios, acesse nosso conteúdo específico clicando aqui.

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O que é Zapier?
Como funciona o Zapier?
Dica B2B Stack: Como usar o Zapier?
Quanto custa o Zapier?
Conclusão

O que é Zapier?

Zapier é uma plataforma para integração de mais de 3.000 softwares e aplicativos, e também, de automação de processos.

É indicada para profissionais autônomos, freelancers e empresas de todos os portes e segmentos que pretendem obter mais eficiência sobre as análises e processamento de dados e tarefas.

O objetivo da Zapier é aumentar sua produtividade conectando e sincronizando os sistemas que você já utiliza diariamente de forma prática e intuitiva.

Com isso, é possível movimentar dados entre eles automaticamente e ainda criar fluxos de trabalho automatizados para eliminar as tarefas manuais e repetitivas, que são responsáveis por falhas e gastos desnecessários.

Como funciona o Zapier?

Com o Zapier você é capaz de integrar softwares e automatizar processos sem precisar digitar uma linha de código sequer.

Para começar a utilizar a plataforma você precisa criar uma conta gratuita e escolher um dos planos que seja mais adequado às suas necessidades.

Além do plano grátis com funcionalidades limitadas, a Zapier possui planos Premium com bom custo/benefício que permitem upgrades e downgrades, assim como cancelamentos, a qualquer momento, com política de reembolso e cálculos pró-rata se necessário.

Através do Zapier podem ser criados fluxos para receber notificações a cada nova interação do lead ou cliente, organizá-los automaticamente da forma que for preciso, engajá-los por meio de e-mails de boas vindas, campanhas específicas para cada perfil e acompanhar toda a jornada do seu negócio em diversos aspectos.

Acompanhe os recursos disponíveis.

Recursos de integração Zapier

Primeiramente, vamos falar sobre as centenas de aplicativos e softwares que podem ser integrados com a Zapier.

Mesmo que sejam muitos, a Zapier permite que você sugira sistemas que ainda não estão na lista de suas integrações nativas.

Entre os que podem ser integrados, além de ERPs, estão:

Aplicativos de e-mail e comunicação, como Gmail, Outlook e Slack;
Ferramentas de marketing, como Mailchimp, Facebook Ads, redes sociais e a Hubspot;
Ferramentas de gestão de tarefas, como Trello, Monday e Pipedrive;
Ferramentas de armazenamento, como Google Drive, Dropbox e OneDrive;
Softwares de pré-vendas, vendas e CRM, como Zoho CRM, Salesforce e Google Forms;
Ferramentas de criação e gestão de sites e lojas virtuais, como WordPress, Shopify e Google My Business;
Ferramentas de recursos humanos, como Convenia e ADP;
Ferramentas de atendimento ao cliente, como Jira e Zendesk;
Ferramentas de BI (Business Intelligence), como Google Analytics e Hotjar;

Como aplicar o Zapier nestes aplicativos?

Agora você pode estar se perguntando o que fazer com estes softwares e aplicativos integrados, não é?

Bom, uma vez que essas integrações entre duas ou mais plataformas foram realizadas, você pode criar diversos gatilhos para ativar fluxos de tarefas automáticos, os chamados zaps.

Você pode separar e organizar estes zaps em pastas de acordo com suas funções, utilizar modelos de fluxos pré-definidos ou criar fluxos do zero e também condicionais com lógica de ramificação.

E para aumentar a segurança das informações inseridas no Zapier, além do sistema de criptografia e certificação da plataforma, você pode criar grupos de colaboradores e/ou equipes com permissões e limites específicos em cada pasta criada, conexões e aplicativos.

Veja abaixo alguns exemplos básicos de fluxos que podem ser criados.

Fluxo para atendimento e help desk

Suponhamos que você tenha conectado sua loja virtual a um sistema CRM, ao seu e-mail e a uma ferramenta de chatbot.

Você, então, poderá criar um zap na qual:

Quando um visitante do seu site enviar uma mensagem no chat, uma notificação chegará ao seu e-mail e toda a conversa deverá ser enviada ao CRM para armazenar um histórico de atendimento deste lead desde o primeiro contato.

Fluxo para coleta de leads

Se você conectar seu blog e redes sociais, por exemplo, à um CRM, ao Slack e ao Google Formulários, pode-se seguir o zap:

Quando um seguidor preencher um formulário nessas plataformas, ele é cadastrado no CRM e uma notificação é enviada para a equipe de pré-vendaspré-vendas, que seguirá outro fluxo para fazer as tratativas com o lead.

Fluxo de gestão de vendas

Um zap para gestão de vendas pode incluir a integração da sua loja online com um ERP, seu e-mail e um sistema de gestão de cobranças, por exemplo.

Assim, pode-se criar um fluxo para:

Quando um cliente finaliza uma compra, um e-mail de confirmação é enviado a ele, o pedido é lançado no ERP, que dá baixa do produto no estoque, envia os valores para gestão do fluxo de caixa e da contabilidade, emite nota fiscal e dispara o pedido para entrega.

Este é apenas um exemplo, mas muitos outros fluxos podem ser criados ainda dentro dessas integrações.

No caso do sistema de gestão de cobranças, ainda podem haver gatilhos para fluxos de gestão de assinaturas e inadimplências, emissão de boletos, e muitos outros.

Fluxo de marketing

Um zap para o disparo de campanhas de marketing pode ser criado a partir da integração das suas redes sociais, e-mail, RD Station, Google Forms e Google Analytics, por exemplo.

Neste caso, o zap ficaria:

Todas as vezes que ofertas forem lançadas, um e-mail marketing é enviado para uma lista de contatos pré-determinada e um cartaz é postado nas redes sociais, com legenda também pré-definida.

A partir do preenchimento do formulário de interesse do lead e seu nível de maturidade, ele é encaixado na melhor etapa do funil de vendas em que se encontra.

Por fim, os resultados da campanha podem ser acompanhados pelo Google Analytics para que se meça o engajamento do público e dados do tráfego obtido, para que assim, as próximas estratégias sejam aprimoradas.

Dica B2B Stack: Como usar o Zapier?

Agora que você viu na teoria como o Zapier funciona, vamos te mostrar um exemplo na prática.

Para criar uma conta gratuita no Zapier, entre no site e clique em “Inscrever-se” ou entre com sua conta do Google, Facebook, Microsoft no formulário logo na página inicial.

Seus dados também podem ser preenchidos manualmente;

Sem necessidade de inserir dados de pagamento ou fazer configurações inicialmente, você já terá acesso ao seu painel de controle, onde poderá testar todas as funcionalidades no seu período de teste.

Ao lado esquerdo, você tem acesso a barra de menu, onde possui as opções:

De criar zaps;
Visualizar seu painel de automações;
Ver todos os seus zaps;
Ver seus APPs integrados;
E visualizar seu plano atual.

Já no canto superior direito, você tem acesso ao campo de busca para pesquisar por zaps, pastas ou APPs, e também acessa o botão de configurações do perfil.

No centro da tela, você possui um atalho para buscar e integrar aplicativos para criar seu fluxo;

Mais abaixo da tela inicial do seu painel de controle, você terá algumas opções de fluxos de trabalho recomendados de acordo com o seu perfil.

Caso você queira iniciar muito rápido sua utilização, já pode começar por eles;

Veja no próximo tópico como construir um zap do zero.

Como criar um fluxo automático no Zapier

Em nosso exemplo, vamos fazer uma integração no Zapier entre o Trello e o Gmail para criar um fluxo de trabalho automático.

Para isso, utilizamos o painel central de busca de aplicativos.

O zap que criamos segue as seguintes condicionais:

Quando um novo evento for inserido no Google Calendar, haverá uma ação no Trello de encontrar ou criar um novo card.

Então, inserimos nos campos de busca o Google Calendar e o Trello;
No campo "Quando isso acontece" selecionamos "Novo evento";
E no campo "então faça isso" selecionamos "encontrar ou criar um cartão";

Depois de configurado, clicamos em "Tente";

É necessário estar logado nas ferramentas escolhidas para conseguir prosseguir com a criação do fluxo.

Então, basta clicar nos botões referentes a esses sistemas para fazer login;

De cima para baixo, no campo "Agenda" é selecionado o calendário que será utilizado na criação dos eventos.

Por exemplo, se tiver um calendário separado para aniversários, outro para eventos pessoais e outro para eventos da empresa, é necessário selecionar em qual deles terá a participação do Trello.

No botão de baixo, é necessário inserir a conta do Trello que sofrerá o fluxo automático.

No terceiro botão marcado, é o quadro do Trello que participa do fluxo que deve ser selecionado.

No quarto botão marcado, deve ser inserida a lista do Trello que terá o novo cartão adicionado ou onde ocorrerá a busca, caso já tenha um card criado para o mesmo evento.

Feito isso, prosseguimos para a próxima tela;

Que é a de confirmação da criação do fluxo, onde podemos clicar para visualizar como ele ficou e depois fazer os devidos testes;

No painel de visualização dos zaps criados, ainda pode-se movê-los para as pastas específicas, localizar por zaps rapidamente e também editá-los.

Quanto custa o Zapier?

O Zapier possui 5 tipos de planos: Sem custos, Iniciante, Profissional, Equipe e Empresa, que permitem testes grátis por 14 dias.

Os preços que descrevemos abaixo foram consultados em setembro/2021. Portanto, consulte sempre a plataforma antes de adquirir um deles, já que podem sofrer alterações.

Plano Sem Custos

Como o nome diz, é o plano gratuito de forma vitalícia do Zapier. Ele pode ser utilizado por qualquer pessoa e oferece:

Automação de até 100 tarefas/mês através de 1 zap (fluxo de trabalho);
15 minutos de tempo de atualização, até nova averiguação de dados disponíveis para acionar o gatilho;
Zap de uma etapa (um único gatilho de acionamento e uma única ação).

Plano Iniciante

Custa a partir de R$ 106,28 se faturado anualmente, podendo variar também conforme a quantidade de tarefas que precisam ser automatizadas.

Este plano abrange:

Até 750 tarefas/mês;
20 Zaps;
15 minutos de tempo de atualização;
Zaps multi-passo (um gatilho e várias ações);
3 aplicativos Premium para integração;
Filtros para acionar gatilhos a partir de critérios;
Formatadores;
Integrações via Webhooks.

Plano Profissional

Custa a partir de R$ 260,52 se faturado anualmente, com variação conforme a quantidade de tarefas automatizadas e o tipo de faturamento.

O plano oferece:

Até 2.000 tarefas/mês;
Zaps ilimitados;
2 minutos de tempo de atualização;
Zaps multi-passo;
Integrações com aplicativos Premium ilimitadas;
Lógica personalizada (vai além da lógica de ramificação);
Repetição automática;

E as demais funcionalidades do plano Iniciante.

Plano Equipe

Custa a partir de R$ 1.589,68/mês no faturamento anual e sua equipe pode colaborar com a criação dos fluxos automáticos.

Este plano abrange:

Até 50.000 tarefas;
Usuários ilimitados;
Permissões de pasta;
Suporte Premier;
Conexões de aplicativo compartilhadas;
Área de trabalho compartilhada;

E todas as funcionalidades dos planos anteriores.

Plano Empresa

Este plano custa a partir de R$ 3.184,67 no faturamento anual e oferece recursos mais avançados, como:

Permissões de administrador avançadas;
Aprovisionamento de usuário (SCIM);
Restrições de aplicativos;
SAML Single Sign On (SSO);
Retenção de dados personalizados;
Consolidação de contas;
Treinamento ao vivo com sucesso do cliente;

Além das funcionalidades dos outros planos.

Conclusão

Como vimos, Zapier é uma plataforma que facilita a integração de centenas de ferramentas e a automação de fluxos de tarefas, os zaps, desde básicos até avançados, com apenas alguns cliques e sem códigos.

Essa facilidade faz com que você obtenha mais assertividade em todos os seus processos de gestão, além de ganhar tempo para focar no que os zaps não podem fazer.

Através do Zapier é possível criar automações para escalar atendimentos e processos, personalizar e disparar campanhas para cada público que você possui, além de coletar dados analíticos, receber notificações a cada gatilho acionado, captar leads por diversas ferramentas, entre muitos outros tipos de fluxos, conforme as necessidades.

E você? Já utilizou o Zapier ou alguma das ferramentas citadas ao longo deste texto? Então deixe sua avaliação na B2B Stack ou navegue entre as categorias para conhecer mais de 20 mil softwares!